Государственная архивная служба

    С работой по комплектованию госархивов и по сохранности документов тесно связан учет документов. Архивные органы ведут пофондовый учет документов, хранящихся в госархивах, и сводный учет по ведомственным архивам, а также учет наиболее ценных документов негосударственной части АФ. Росархив осуществляет государственный централизованный учет документов АФ, в целях совершенствования и повышения информативности которого в центральном фондовом каталоге главка внедряется автоматизированная система научно-технической информации. (АСНТИ).

    Не  менее важной функцией Росархива  является разработка правил и других нормативных документов, регламентирующих деятельность государственных и ведомственных архивов. Правила и другие нормативные документы являются обязательными для госучреждений всей страны. Республиканские, краевые и областные архивные органы также разрабатывают инструкции или другие пособия, но на базе основных правил и в пределах своей компетенции.

    Основными разработчиками теоретических и  методических вопросов являются ВНИИДАД и НИЦКД. Но в разработке отдельных проблем участвуют и другие архивные учреждения, объединенные по регионам в зональные научно-методические советы (ЗНМС), работу которых координирует Росархив.

    Осуществляя функцию организационно-методического  руководства работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, архивные органы используют методы комплексного контроля. Так, проверяя деятельность подведомственного госархива, архивный орган подробно изучает его работу в учреждениях, знакомится с качеством экспертизы ценности документов и организацией хранения дел в этих учреждениях. Контроль может проводиться комплексно по всему ведомству — в центральном учреждении и в подчиненных учреждениях на всех уровнях (областном, районном, городском). При этом обращается внимание на то, как вышестоящее учреждение осуществляет контроль за организациями, не сдающими документы в госархивы, и помогает им обеспечить сохранность документов долговременного срока хранения.

    Результаты  проверки обобщаются, и вопросы организации  работы с документами в учреждениях, ведомствах обсуждаются на заседаниях коллегии Росархива. По итогам проверки центральные учреждения ведомств издают приказы, результаты проверки могут обсуждаться исполнительным органом власти республики, местной администрацией. В таких случаях на основании постановления Совета Министров, решения администрации составляются планы мероприятий, направленных на улучшение работы с документами.

    Использование документов в интересах  общества является одной из важнейших функций архивных учреждений, и в организации этой работы архивные органы играют ведущую роль. Они участвуют в публикационной работе, которая проводится совместно с другими научными учреждениями страны (институтами академий наук России, обществом историков-архивистов, учебными заведениями, рядом ведомств). Для публикации используются документы, хранящиеся в государственных и ведомственных архивах. Иногда публикация документов является плодом совместной подготовки отечественных и зарубежных архивов. Публикация документов ведется по единым правилам.

    Росархив  организует использование документов государственных и ведомственных архивов, содействует в использовании документов собственникам негосударственных архивов. Активизации использования документов государственной части АФ способствовало пополнение его документами партийных архивов, части документов КГБ. Возросло число обращений иностранных исследователей в архивы. С целью регламентирования этой стороны деятельности ГАС Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской федерации и архивах 1993 г. устанавливают порядок доступа к архивным документам и их использования. Право доступа к документам предоставлено всем организациям, гражданам России и других государств. Установлен срок ограниченного доступа к документам, содержащим государственную тайну, — 30 лет; к документам, содержащим сведения о личной жизни граждан, — 75 лет со времени создания документа (ранее доступ может быть разрешен только самим гражданином или его наследниками). Увеличение ограничения срока доступа к отдельным документам может определяться центральными органами власти по представлению Росархива.

    Порядок использования документов устанавливается  Росархивом.  Гражданам России и  других государств разрешается снимать  копии с документов или делать заказы на их изготовление. Однако при выдаче копий пользователям госархивы имеют право устанавливать условия их использования (выдавать лицензии). Порядок выдачи лицензий определяется Правительством РФ по представлению Росархива.

    Доступность архивов для широкого круга пользователей заставляет ускорить темпы и методическую разработку по созданию качественного, высокоинформативного научно-справочного аппарата с применением современных технологий поиска нужных сведений.

    Законодательством закреплено дальнейшее развитие сотрудничества Росархива с зарубежными странами. Новым является вопрос о вывозе документов АФ РФ за пределы страны. Вывоз документов государственной части АФ и уникальных и особо ценных документов негосударственной части запрещается. Однако Росархив вправе разрешить временное пребывание (до трех месяцев) таких документов за пределами России. В иных случаях вывоз допускается только с разрешения центральных органов власти РФ. Вывоз и ввоз, купля-продажа, дарение собственником копий архивных документов (за исключением закрытых документов) и копий на правах подлинника не ограничивается.

    Архивные  учреждения поддерживают широкие связи  с зарубежными архивистами (участие в Международном совете архивов, обмен выставками документов, литературой, подготовка совместных публикаций, изучение документов в зарубежных архивах). Это способствует получению новых источников информации по истории нашей Родины и обмену опытом работы.

    Подведем  итог: Государственная архивная служба (ГАС) — субординационно построенная  и функционально разграниченная система органов управления архивным делом. Органы управления архивным делом — это отраслевые органы госуправления. Во главе отрасли стоит Росархив, который осуществляет руководство федеральными госархивами, непосредственно региональными архивными органами, а через них — местными госархивами. В республиках, краях, областях, являющихся субъектами Федерации, и других территориальных образованиях управление архивным делом осуществляется администрацией. Основной задачей ГАС России есть и остается организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации. 

    2. Сеть и функции  государственных  архивов 

    В соответствии с классификацией документов создана и закреплена Правительством России сеть государственных архивов и центров хранения документации. Центры хранения документации — это те же государственные хранилища, включенные в состав АФ РФ после роспуска КПСС и ВЛКСМ, которые в состав ГАФ СССР не входили в связи с обособленным положением этих организаций в стране. Другие центры хранения документации хранят комплексы документов, ранее недоступных для исследователей (часть следственных документов КГБ о репрессиях, космическая документация и т.п.).

    Постановление Правительства Российской федерации  от 24 июня 1992 г. № 430 пунктом 4 утвердило сеть федеральных государственных архивов и центров хранения документации в количестве 17 самостоятельных учреждений. Правомерность этого очевидна, так как все общесоюзные центральные учреждения пребывали в Москве. Сеть республиканских, краевых, областных и других местных архивов устанавливается соответствующими органами власти.

    Все государственные архивы страны делятся  на две группы:

• архивы, осуществляющие постоянное хранение документов АФ, или архивы с постоянным составом документов,
• архивы, осуществляющие временное хранение документов, или архивы с переменным составом документов.

Государственными  архивами с постоянным составом документов являются:

    Федеральные государственные  архивы России, хранящие комплекты документов общероссийского значения и подчиняющиеся Росархиву. Таких архивов семнадцать:

1. Государственный архив Российской Федерации (образован на базе бывших ЦГАОР СССР и ЦГА РСФСР),
2. Российский государственный архив древних актов (РГАДА),
3. Российский государственный исторический архив (РГИА),
4. Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА),
5. Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ),
6. Российский государственный архив экономики (РГАЭ),
7. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ),
8. Российский государственный военный архив (РГВА),
9. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ,
10. Российский государственный научно-технический архив (РЕНТА),
11. Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД),
12. Российский государственный архив кинофотодокументов,
13. Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории,
14. Центр хранения современной документации,
15. Центр хранения документов молодежных организаций,
16. Центр хранения историко-документальных коллекций.
17. Центр хранения страхового фонда.

    ЦГА республик, входящих в РФ, и их филиалы, хранящие  документы разных эпох и находящиеся в подчинении архивных управлений (отделов) республик;

    ГА  краев и областей и их филиалы, национальных областей и округов хранят документы разных эпох (в большинстве случаев) или только советского периода (архивы национальных областей и округов).

    Кроме того, существуют государственные архивы с постоянным составом документов городского масштаба (горгосархивы) в городах республиканского подчинения, например центральные государственные архивы Москвы (Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства Москвы, Центральный государственный исторический архив Москвы, Центральный государственный архив кинофотодокументов Москвы), пять архивов в Санкт-Петербурге (ЦГАОР Санкт-Петербурга, Государственный исторический архив, ГАЛИ, ГАКФФД, ГАНТД и филиал в г. Выборге, где хранятся в основном документы по истории Ленинградской области). В некоторых республиках и областях для лучшего обеспечения сохранности и удобства использования документов образованы районные архивы с постоянным составом материалов (райгосархивы).

    Государственные архивы с постоянным составом документов представляют собой научно-исследовательские учреждения (кроме райгосархивов), что закрепляется положением о них. Являясь научно-исследовательскими учреждениями, ведут научную работу, имеющую несколько направлений. Одно из них — научные исследования в области документоведения, архивоведения и археографии. После создания ВНИИДАД эти разработки, как правило, ведутся совместно с ним. Архивы ведут научную работу и самостоятельно: подготавливают к изданию сборники документов, архивные справочники и пр.

    Государственные архивы с переменным составом документов — это районные архивы и та часть городских архивов, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов. Они, не являясь научно-исследовательскими учреждениями, временно хранят материалы постоянного срока хранения, поступающие из учреждений районного и городского масштаба до момента передачи их в госархив с постоянным составом документов.

    Для осуществления функции обеспечения, сохранности документов, архив выполняет следующий комплекс работ:

    1. Комплектование документами в соответствии с профилем архива.

    2. Учет документов, хранящихся в архиве, периодическое проведение проверки наличия и состояния документов, учет документов, находящихся в учреждениях — источниках комплектования.

    3. Экспертиза ценности хранящихся в архиве документов (проводимая для очистки фондов, засоренных малоценными документами, и в процессе описей).

    4. Обеспечение сохранности документов: создание оптимальных условий хранения, дезинфекция и дезинсекция дел, реставрация поврежденных и ветхих документов, переплет. Сюда же относятся порядок выдачи дел из хранилища, а также размещение и топографирование документов.

    5. Создание страхового фонда (микрофильмов) наиболее ценных документов для обеспечения сохранности оригиналов.

    Государственные архивы ведут большую методическую работу, направленную на повышение уровня проводимых в архиве работ и на оказание помощи учреждениям — источникам комплектования (составление методических пособий, проведение совещаний по обмену опытом, консультации, оказание практической помощи на рабочем месте, стажировка в госархиве).

    Основная  функция государственных архивов  с переменным составом документов, составляющих большую часть районных и городских архивов, — временное хранение документов, поступающих из учреждений районного звена и сельских учреждений и организаций. Выполняя эту функцию, госархивы контролируют состояние документов в учреждениях районного (городского) звена, сельскохозяйственных предприятиях. Они проверяют постановку делопроизводства, порядок хранения документов и их физическое состояние, правильность проведения экспертизы ценности и отбора документов на госхранение. Районные и городские архивы принимают на хранение только материалы постоянного срока хранения. Районные (городские) архивы собирают также материалы личного происхождения, отражающие жизнь и деятельность знатных людей района (города).