Государственная архивная служба

    Таким образом, государственный архив — это государственное учреждение, выполняющее социально-культурные и другие функции некоммерческого характера, входящее в единую систему Росархива и взаимодействующее с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами. Он осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда РФ, осуществляет их постоянное хранение, обеспечивающее целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. 

    3. Ведомственные архивы и их функции 

    Помимо  государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с госархивами функций, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

    Ведомственный архив – архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы.

    Законодательство  РФ устанавливает, что документы  федеральных, республиканских и муниципальных учреждений, организаций и предприятий относятся к Архивному фонду России.

    Законодательство  Российской Федерации устанавливает, что для временного хранения документов государственной части архивного  фонда министерства, ведомства, научные  организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

    Существуют  такие разновидности ведомственных  архивов:

• отраслевой государственный фонд;
• центральный отраслевой архив министерства, ведомства;
• центральный архив министерства, ведомства;
• объединенный ведомственный архив;
• объединенный межведомственный архив;
• архив учреждения, организации, предприятия.

    В настоящее время к отраслевым государственным фондам относятся лишь музеи и библиотеки Министерства культуры, имеющие рукописные отделы, архивы академий наук РФ. Это государственные хранилища, осуществляющие постоянное хранение документов АФ РФ, отложившихся в деятельности отрасли или собранных по определенным признакам. Цель их создания — постоянное оперативное использование документов в интересах экономики, науки, культуры.

    Центральный отраслевой архив министерства, ведомства хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения.

    Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения (министерство, отраслевой НИИ, СКВ и др.).

    Объединенный  ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности. В целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов, во многих ведомствах созданы объединенные ведомственные архивы. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество.

    Объединенный  межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем (создается часто в районах для хранения документов, например, сельскохозяйственного или строительного профиля различной подведомственности). В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы.

    Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

    Главные задачи, основные функции ведомственных архивов различных видов изложены в основных правилах и типовых положениях, разработанных ГАС: Типовом положении об архиве учреждения, Примерном положении об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения, Типовом положении о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации.

    Согласно  типовым положениям о ведомственных  архивах для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят:

    а) законченные делопроизводством  документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

    Основными нормативными документами, регламентирующими  работу ведомственных архивов, являются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 г. и Единая государственная система делопроизводства.

    Главные задачи ведомственного архива:

• комплектование архива;
• обеспечение сохранности и учет документов;
• отбор, обработка и подготовка к передаче дел на государственное хранение; использование хранящихся в архиве документов;
• осуществление методического руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений и подведомственных учреждений, а также проверка состояния архивов в последних.  

    В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения-источника комплектования и профиля архива:

    Функция комплектования архива. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше десяти лет), уничтожению. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.

    Функция обеспечения сохранности  документов.  Создание условий, обеспечивающих сохранность документов. Организация учета документов, постоянное внесение текущих изменений, отражающие количественный состав фондов архива. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы. Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).  Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.

    Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение. Кроме отбора наиболее ценных документов, архив составляет и представляет на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения. Передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.

    Функция использования документов. Основная цель использования документов ведомственного архива — дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства; исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок; организацию учета использования документов архива.

    Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации  документов в делопроизводстве. Ведомственный архив (архив учреждения) является основным каналом связи между госархивом и учреждением — источником комплектования госархива. Заведующий архивом проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях, участвует в разработке и  контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях.

    Функции контроля, и методической помощи архивам подведомственных организаций. Архив вышестоящего органа системы (центральный, центральный отраслевой, объединенный) осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций.

    Сделаем вывод: ведомственный архив –  архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. Основная часть госархивов относится к категории научно-исследовательских  учреждений, но большинству ведомственных архивов эта функция не присуща. Профиль ведомственного архива ограничивается, как правило, документами своего учреждения или фондами учреждений одной системы. В госархивах документы хранятся постоянно, в большинстве ведомственных – временно.   
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение  

    Государственная архивная служба сегодня – это  созданная система государственного хранения архивных документов, которая  обеспечила решение главной задачи, извечно присущей и решаемой архивами во всем мире — сохранения накопленных столетиями документальных богатств. А это в свою очередь означало создание возможностей сегодня и предпосылок завтра для формирования представлений о непрерывности процессов становления, развития, а также понимания кризисных состояний российской государственности. Несмотря на утраты в периоды политических и военных катаклизмов, в моменты макулатурных кампаний, несмотря на сознательные уничтожения документов, Архивному фонду России не был нанесен ущерб такого масштаба, который бы позволил говорить о невозможности беспристрастного изучения истории России и оперирования архивными данными в доказательстве той или иной точки зрения на российский исторический процесс. В равной степени мы можем констатировать и отсутствие существенных утрат национальных документальных реликвий Московского царства, России, Российской империи, Советского Союза.

    Более того, Государственная архивная служба России обеспечила сохранение архивов советского периода нашей истории и наладила равномерный процесс пополнения ими государственных хранилищ на уровне мировых стандартов обоснованности их отбора для вечного хранения. И хотя сегодня ясно, что политические причины, идеологические мотивы наложили свой отпечаток на сохранение отдельных, подчас чрезвычайно важных, документальных комплексов, в целом история советского периода в настоящее время имеет прочную и многостороннюю архивно-источниковую базу.

    Последние три—четыре десятилетия человеческой истории создали условия для нового понимания архива. Он стал субъектом информационных процессов, частью информационных ресурсов и информационной системой. В таком технократическом понимании архива можно легко увидеть новый вызов времени. Он связан с реальным значением информации в жизни общества и государства. Архивные документы стали информационным продуктом, потребляемым масштабно и активно. В этих условиях со всей остротой встают вопросы о целесообразности, границах, характере контроля за этим информационным продуктом. Ясно, что такой контроль необходим, хотя бы для того, чтобы не допустить утечки информации о государственной тайне, тайне личной жизни в интересах безопасности граждан, а также такой концентрации вне пределов России архивной информации, которая могла бы стать критической для ее информационной безопасности, и такой контроль обеспечивает Государственная архивная служба. 

    Государственные архивы заняли свою нишу в функционировании той части государственного механизма, которая гарантирует одну из частиц конституционных прав граждан. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Литература 
 

1. Сборник законодательных  и нормативных правовых актов  об архивном деле. – М.: 2006 г.
2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. «Архивоведение». – М., 2002 г. – 312 стр.
3. Козлов В.П. «Российское архивное дело». – М.: РОССПЭН, 1999 г. – 335 стр.
4. Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение»: Учебник. – М.: НОРМА, 1996 г. – 224 стр.
5. Тельчанов А.Д. «Архивоведение»: Конспект лекций. – М.: Приор, 2004 г. – 160 стр.