Документы по личному составу

   При оформлении трудовой книжки сначала  заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются  фамилия, имя, отчество работника и  дата его рождения; образование; профессия  или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

   Сведения  о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение. Раздел Сведения о работе представляют собой таблицу из 4 граф: графа 1 – # записи; графа 2 – дата (число, месяц, год); графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 – на каком основании внесена запись (документ, его дата и номер).

   Записи  о причинах увольнения должны производиться  в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме, заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров, самого работника и печатью. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

   Если  работник выходит на пенсию, то производится на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжек, по данным личной карточки и трудовой книжки – уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного, регистрация заявления работника, консультации уходящего на пенсию, запись в заявлении о предоставляемых документах, заполнение и подпись Представления, комплектование документов для представления в органы социального обеспечения, запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию. В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе сведения о назначении пенсии. 

1.5. Личная карточка.

   На  всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка, являющаяся основным учетным документом. (Приложение 4). Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

   Личная  карточка заполняется в одном  экземпляре. Все последующие изменения  в учетных данных, предусмотренных  формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

   Карточка  ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

   Личные  карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются  по структурным подразделениям, а  внутри – по алфавиту фамилий.

   Личные  карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение  года. Внутри дела они располагаются  строго по алфавиту фамилий, и после  окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение. 

      1.6. Личное дело.

   Особого внимания требует ведение личных дел.

   Личное  дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике  и его трудовом стаже.

   Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

   Каждое  личное дело формируется в отдельной  папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

   За  правильное оформление личных дел несут  ответственность работники, ведущие  кадровую документацию.

   Для удобства ведения личного дела и  справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов дела;
• дополнение к анкете;
• заявление о приеме на работу;
• анкета с фотокарточкой;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (копия);
• документы об образовании (копия);
• характеристики или рекомендательные письма.

   В процессе трудовой деятельности работника  в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).

   Т.к. изменения в служебном положении  фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.

   Не  подлежат приобщению справки учебных  заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья.

   На  документы личного дела составляется внутренняя опись.

   Каждый  документ личного дела заносится  в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим  кадровую документацию, с указанием  даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

   Личное  дело ведется в одном экземпляре.

   Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

• вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;
• приобщать к делу полученные документы.

   Основанием  для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

• о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;
• об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);
• об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу изданный на основании документов органов ЗАГС.

   Внесение  в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

   Изъятие документов из личного дела может  быть проведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная  работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

   При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

   Личные  дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнал должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

   На  лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

   Раз в год проводится проверка наличия  и состояния личных дел, о чем  составляется соответствующий акт.

   Личное  дело может быть выдано во временное  пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

   Выдача  личного дела во временное пользование  осуществляется по контрольной карточке, которая ставится на место выданного  дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело.

   При возвращении дела в контрольной  карточке указывается дата его возвращения  и она вкладывается в дело.

   Для хранения личных дел отводятся специальные  шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

   Личные  дела уволенных сотрудников в  конце года сдаются на хранение в  архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем  делается отметка в журнале учета личных дел.

   При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные  личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо. 

      1.7. Приказы по личному составу

   Приказ  – это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

   Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы

   Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

   Содержание  кадрового приказа должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации  по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

   Приказы по личному составу документируют  процесс движения кадров в организации.

   С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

   Приказами по личному составу документально  оформляются:

• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;
• установление размеров оплаты труда;
• предоставление отпусков;
• командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.

   Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

   Личное  заявление работника обычно пишется  от руки в произвольной форме, в которой  излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную  должность или в другую организацию и т.д.

   В заявлении обязательно указывается  адресат(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата. 
На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.

   Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

   Кадровые  приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.

   По  структуре приказы могут быть простыми и сложными.

   Если  приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и  т.п.