Деловая переписка

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

ПИСЬМО – СООБЩЕНИЕ – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. (ПРИЛОЖЕНИЕ 8).

Письмо-сообщение может быть инициативным или является ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из 1 – 2 предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

«Сообщаем Вам, что …»;

«Доводим до Вашего сведения, что …»;

«Считаем необходимым поставить Вас в известность о …»;

«Извещаем Вас о …».

ИНФОРМАЦИОННОЕ-ПИСЬМО – деловое письмо, в котором адресату сообщают сведения официального характера. (ПРИЛОЖЕНИЕ 9).

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или определенного типа. В информационных письмах могут дословно проводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. В информационных письмах может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. 

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей. (ПРИЛОЖЕНИЕ 10).

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания является:

«Напоминаем Вам …»;

«Вторично напоминаем Вам …»;

«Обращаем Ваше внимание на то, что …»;

«Ставим Вас в известность, что …»;

«Несмотря на неоднократные напоминания …».

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия.

Например:

«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции».

ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. (ПРИЛОЖЕНИЕ 11).

Письмо-требования, как правило,  - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Требуем выполнить взятые на себя обязательства …»;

«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) …»;

«Требуем незамедлительно выполнить …».

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

«В противном случае дело будет передано в арбитражный суд»;

«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции …»;

«В противном случае мы не несем ответственность за последствия …».

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков. (ПРИЛОЖЕНИЕ 12).

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используется формулы обращения к адресату: Уважаемый …! (Уважаемые …!), например:

«Уважаемый господин Лужков!»;

«Уважаемый Алексей Михайлович!»;

«Уважаемые господа!»;

«Уважаемые господа банкиры!».

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используется следующие выражения:

«Приглашаем Вас принять участие в …»;

«Просим Вас принять участие …»;

«Имеем честь пригласить Вас …»;

«Примите наше приглашение …».

2.2. РЕКВИЗИТЫ ПИСЬМА И БЛАНК ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

При составлении и оформлении деловых писем используют реквизиты: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе. В сопроводительных письмах используется еще один реквизит – отметка о наличии приложения, для удостоверения писем финансового содержания с обязательными, гарантиями проставляется печать.

Деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем. Для передачи по факсу могут использоваться специальные бланки факсимильных сообщений. Если письмо занимает более одной страницы, на бланке печатают только первую страницу документа, остальной текст – на стандартных листах бумаги.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб РФ; герб субъекта РФ; эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации (в составе справочных данных по ГОСТ Р 6.30 -2003 указывают также код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика с указанием кода причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)). При необходимости на бланке размещают ограничительные отметки для верхних границ расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту документа, адресат.

2.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Деловые письма составляют для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые могут быть ему чрезвычайно важны, письма пишут с целью установления контакта, налаживания деловых связей, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять совместную деятельность, совершать сделки и т.д.. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как  подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения взятых на себя условий, как напоминание. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации фирмы.

Так же как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, текст способны произвести благоприятное или неблагоприятное впечатление на получателя письма. Так что если вы хотите, чтобы это впечатление было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.

Для того чтобы деловое письмо было эффективным, оно не должно быть длинным. В деловых отношениях подчас дорога каждая минута, поэтому нужно выражать свои мысли сжато, просто, понятно. В письме должна быть только та информация, которая непосредственно относится к делу. Письмо должно быть написано по возможности просто, логично, понятно. В деловом письме не нужно употреблять сложные языковые обороты, сложные понятия, письмо не должно быть сухим, оно должно заинтересовать адресата. Вместе с тем это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, тем более – экспрессивным. Даже если сама ситуация достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность,  в письме следует сдерживать эмоции, тон письма должен быть внешне спокойным. Тем более в письме недопустима фамильярность. Разговорная манера общения, неофициальный стиль – не для делового письма.

Существует несколько общих требований, предъявляемых к деловым письмам:

      деловое письмо составляется на специальном бланке – бланке письма (бланке факсимильного сообщения);

      деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем;

      письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

      письмо не должно быть большим по объему (большинство писем – до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);

      на инициативного письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ;

      деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно;

      деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Одна из основных особенностей деловой переписки в настоящее время – это подготовка и оформление документов при помощи персонального компьютера.

Официальный характер деловой переписки и этика делового общения требует высокого качества изготовления документов на печатающих устройствах, в частности:

      единого стиля оформления документа;

      четкого, ясного и однообразного оттиска знаков, ровной линии строк, букв, правильного размещения пробелов между знаками, буквами и цифрами;

      соблюдения установленных полей;

      правильного расположения реквизитов: заголовка к тексту, адресата, подписи, приложений и др.;

      одинаковых абзацных отступов;

      правильного построения таблиц.

Составление документов, передаваемых по каналам электросвязи, имеет свои особенности и предполагает:

      наличие служебных заголовков;

      ограничение объема сообщения;

      использование установленных сокращений;

      оформление в соответствии с правилами, установленными органами связи.

Эти особенности влияют на структуру текста, композицию, язык с тиль сообщений, передаваемых по электросвязи.

Навыки ведения переписки, как правило, вырабатываются опытом, поэтому составителю писем нужно внимательно изучать предшествующую переписку организации, использовать ранее составленные специалистами письма как образцы, изучать правила ведения переписки, анализировать особенности составления текстов писем по тематике организации, учитывая ее цели, задачи, специфику деятельности. Немаловажную роль играть и общая культура человека, его знания, навыки, кругозор, поэтому очень важно постоянно работать над собой, повышать общую культуру, в т.ч. и культуру делового общения, и культуру речи.

2.4.           КОММЕРЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА

Коммерческая переписка включает различные по наименованию документы, посредством которых осуществляются информационные взаимосвязи контрагентов (продавца и покупателя, экспортера и импортера) на различных этапах торговых и внешнеторговых сделок.

В процессе коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки.

Коммерческая переписка присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки – от ее подготовки и заключения до завершения использования, отсюда тематическая широта коммерческой переписки – от рекламных писем и писем-предложений до писем-уведомлений, используемых при транспортировке грузов, и претензионных писем.