Деловая переписка

29

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение ……………………………………………………………………...............

2. Деловая переписка: разновидности деловых писем организации ……………

2.1. Разновидности деловых писем ……………………………………………………

2.2. Реквизиты письма и бланк делового письма ……………………………………

2.3. Правила оформления делового письма ………………………………………….

2.4. Коммерческая переписка ……………………………………………………….

3. Заключение ………………………………………………………………………….

4. Список использованной литературы ……………………………………………..

Приложение

1.      ВВЕДЕНИЕ

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» - оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинением в сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочинительными союзами «и», «да», «же», а также бессоюзных цепочек. Из всех видов сложноподчиненных предложений наиболее широко употребляются конструкции с придаточным условным (с союзом аще - если): В «Русской правде» уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головникъ (убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), вено вопи кое (выкуп за невесту), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов.

После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этой грамоты «Се азъ» ... («Вот я») становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот: «Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища на ловати...» («з "Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов»). Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности - стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов. С 1811, после принятия «Общего учреждения министерств», активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация. В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты.

2.      ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА: РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

СОПРОВОДИТЕЛЬНАЯ ПИСЬМО – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части. (ПРИЛОЖЕНИЕ 1)

Текст сопроводительного письма начинается словами «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим в сопроводительном письме может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»;

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»;

«В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…».

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае с начало говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – деловое письмо, содержащие обязательство или подтверждение. (ПРИЛОЖЕНИЕ 2).

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула:

              «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем» и др.

              Фраза о гарантии является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

              Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

ПИСЬМО-ЗАПРОС – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов (ПРИЛОЖЕНИЕ 3).

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее характером и содержанием ее деятельности.

Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА – деловое письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. (ПРИЛОЖЕНИЕ 4).

В целом письма-просьбы составляются так же, как письма-запросы. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а  так же в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»:

«Просим вас сообщить…»;

«Просим Вас предоставить …»;

«Просим Вас предоставить данные о …»;

«Обращаемся к Вам с просьбой о …».

Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например:

«Надеемся на положительное решение вопроса …»;

«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение».

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)»;

«Одновременно просим Вас …».

Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном письме, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

ПИСЬМО – ПРЕДЛОЖЕНИЕ – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. (ПРИЛОДЖЕНИЕ 5).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора или иные действия партнера, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения может быть:

«Предлагаем Вам …»;

«В связи с … предлагаем Вам …»;

«В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам …».

ПИСЬМО – ЗАЯВКА – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. (ПРИЛОЖЕНИЕ 6).

В коммерческой деятельности, связанной с торговлей товарами или услугами, заявка может использоваться и как первичный документ, на основании которого проводиться предварительное рассмотрение вопроса, оформление заказа или составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, предоставляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей услуги. Составление такой заявки – это заполнение трафаретной или анкетной формы, предложенной заинтересованной стороной.

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактическая просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

«Просим Вас включить в состав группы для участия в …»;

«Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в …»;

«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников …».

В зависимости от ситуации в тексте письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях.

Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:

- названия мероприятия;

- дата его проведения;

- форма участия (докладчик, слушатель, участник);

- фамилия, имя и отчество участника (участников);

- место работы, должность;

- почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;

- потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки помимо тех, что содержаться в бланке письма.

Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случаи авторы, как правило, так и пишут на самом письме – «Гарантийная заявка». Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийном письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.

ПИСЬМО ОТВЕТ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение. (ПРИЛОЖЕНИЕ 7).

Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от _______ № _____ …»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ может начинаться словами:

«Сообщаем Вам …»;

«Извещаем Вас …»;

«Ставим Вас в известность, что …».

Ответ в форме отказа должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с …» или «По причине …».