Делопроизводство в управлении персоналом

      Второй  раздел квалификационной характеристики «Должен знать» содержит перечень требований к знанию особенностей основной деятельности и связанных с ней нормативных документов, методических материалов, правил техники безопасности и охраны труда.

      В третьем разделе «Квалификационные  требования» («Должен уметь») отражаются требования к уровню и профилю специальной подготовки работника, стажу, накопленному опыту, позволяющим выполнять возложенные на него обязанности.

   Положение о структурном подразделении  является документом, определяющим:

   - порядок создания подразделения;

   - правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия;

   - задачи и функции подразделения;

   - права подразделения;

   - взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия;

   - ответственность подразделения.

   Разработка  такого документа является обязанностью отдела организации и оплаты труда. Однако данное структурное в колледже отсутствует. Поэтому обязанности по разработке положений возложены на отдел кадров.

   Положение колледжа о структурных подразделениях содержит следующие разделы:

1. Общие положения.
1. Место подразделения в структуре предприятия.
2. Порядок создания и ликвидации подразделения.
3. Подчиненность подразделения.
4. Руководство подразделением.
5. Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.
6. Иное. В положениях о структурных
2. Структура и штатная численность подразделения. Здесь отображается структура подразделения, указать порядок ее формирования и утверждения.
3. Задачи подразделения. В этом разделе перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие направление его деятельности.
4. Функции подразделения. В этом разделе перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.
5. Права подразделения. Здесь приводится перечень прав как самого подразделения, так и его руководителя.
6. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия. В процессе решения задач, поставленных перед подразделением, выполнения функций, возложенных на него, и реализации прав, предоставленных ему, между структурным подразделением и другими подразделениями предприятия возникают функциональные отношения (устанавливаются служебные связи).
7. Ответственность подразделения

      1.3 Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации

     Приказы по личному составу являются важнейшим  документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами оформляются  прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов  и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

     Для оформления приказов по личному составу  необходимо письменное обоснование, в  качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

     Приказы по личному составу оформляются  и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа  по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

     Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др).

     Каждый  пункт приказа по личному составу  должен быть сформулирован в строгом  соответствии  с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового  приказа является указание распорядительного  действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

     Состав  других сведений в пунктах приказа  по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

     Приказы по личному составу обязательно  регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации  указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На птицефабрик ведутся  разные буквенные обозначения для разных  по содержанию кадровых приказов

      1.4 Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников.

Существует два вида инструкций, определяющих права и обязанности работника на рабочем месте:

• в должностные инструкции, составляемые для служащих;
• рабочие (трудовые) инструкции, составляемые для рабочих.

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей.

СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В колледже должнострая инструкция имеет следующий вид.

1. Общие положения (дается, как правило, точное наименование должности работника; указывается, кому непосредственно подчиняется работник, занимающий данную должность; какие требования предъявляются к уровню образования и стажу для работников, замещающих указанную должность; предусматривается основная задача работника, занимающего должность, какими нормативными актами, правилами, стандартами он должен руководствоваться при осуществлении трудовых обязанностей).
2. Обязанности работника подразделяются:

• на ежедневные;

• еженедельные;

• ежемесячные;

• ежеквартальные;

• другой период;
• те, которые необходимо выполнять при наступлении определенных событий.

 

      В этом разделе очень четко, подробно и последовательно изложить все те обязанности, которые вменяются работнику. Чем конкретнее и доступнее будут изложены обязанности работника, тем больше вероятность качественного их исполнения со стороны работника и тем проще осуществлять контроль за их выполнением.

  Работник должен также выполнять обязанности, записанные в Правилах внутреннего трудового распорядка и Трудовом кодексе Российской Федерации, коллективном договоре, трудовом договоре.

3. Права работника, указываемые 
в инструкции, включают:

• права, которые он может реализовать самостоятельно;
• права, которые он может реализовать, если выполнит обязанность (обязанная сторона);
• права, которые он может реализовать, если выполнит обязанность (обязанная сторона) и будет дано разрешение на реализацию права.

  В данном разделе указываются права работника, занимающего конкретную должность, позволяющие оптимальным образом организовать его труд. Например, в должностных инструкция некоторых работников колледжа прописывается право на получение необходимой для него информацию от работников других должностей, право на определенные условия организации трудового места и т.п.).

4. Работы, выполняемые совместно с другими работниками. Работник — руководитель работ.
5. Работы, выполняемые совместно с другими работниками. Работник — исполнитель работ.
6. Раздел «Ответственность» определяет меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных правовых документов колледжа, распоряжений руководителя, а также нарушения работником трудовой дисциплины в соответствии с законодательством Российской Федерации. Работники, которые несут материальную ответственность в соответствии с заключенным договором о полной материальной ответственности работника, это также отмечается в данном разделе.

Можно дополнить должностную инструкцию разделами «Оценка исполнения трудовых обязанностей», «Процесс организации работы» и т.п. (В должностных инструкциях колледжа этот пункт отсутствует).

  Должностная инструкция в колледже разрабатывается непосредственно руководителями структурных подразделений. В разработке должностных инструкций сотруднику кадровой службы оказывает помощь руководителю работника, т.к. любая должностная инструкция имеет специфичность при разработке пунктов «Права» и «Функциональные обязанности», и кадровый работник в этом вопросе некомпетентен. И наоборот, сотрудник кадровой службы оказывает помощь, составив структуру инструкции, дав руководителю «рыбу» должностной инструкции.

Согласование, утверждение и ознакомление

  Должностную инструкцию весьма желательно согласовывать с юридической службой предприятия (при ее наличии). В колледже такого согласования нет. Эту функцию исполняет сотрудник кадровой службы.

  При необходимости должностная инструкция согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим руководителем, курирующим соответствующее направление деятельности организации. Утверждается этот документ директором колледжа.

  Работник, под роспись, ознакомляется с должностной инструкцией. Расписка оформляется в листе ознакомления конкретного работника со всеми локальными нормативными актами работодателя, в котором он обязан поставить дату ознакомления и подпись. Лист ознакомления является продолжением должностной инструкции. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего по указанной в ней должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.

Требования к оформлению должностной инструкции

На основании основных требований изложеных в Типовой инструкции по делопроизводству и Государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) в колледже составлена своя инструкция по делопроизводству. Она регламентирует требования к ведению всего делопроизводства и должностных инструкций в частности.

   Требования к оформлению должностной определяется в соответствии с предписаниями раздела 2 ГОСТа Р 6.30-2003 и включает:

• наименование организации (предприятия, учреждения) — автора (разработчика) документа;
• наименование вида документа;
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• в место составления или издания документа (факультативно);
• гриф утверждения документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметку о наличии приложения : (при его наличии);
• подпись;
• визы согласования документа (по решению руководителя организации);
• отметку о заверении копии документа на копии (факультативно);
• идентификатор электронной копии документа.

Регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации).