Делопроизводство в управлении персоналом

Министерство  образования и науки Российской Федерации

федеральное агенство по образованию гоу впо

Всероссийский заочный финансово-экономический  институт 
 
 
 

Кафедра «Экономики и социологии труда»

Факультет «Менеджмента и маркетинга» 
 
 
 
 

      КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ» 
 

      Вариант 6

Делопроизводство  в управлении персоналом 
 
 
 
 
 
 

Выполнила студентка:

            Мелехина  А.П.  

^{(Фамилия,  инициалы)}

Группа:    449  

Студенческий  билет №08ффд40197

Проверил:

                                          ^{(Фамилия,  инициалы)} 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2010 г.

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I Теоретическая часть

      Введение

      Управление  персоналом является составной частью менеджмента, оно связано с людьми и их отношениями внутри предприятия. Именно люди – источник творчества, инициативы, энергии для достижения целей, стоящих перед предприятием. Управление персоналом направлено на достижение эффективности деятельности и справедливости во взаимодействиях между работниками.

      Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединяемых понятием «делопроизводство».

      От  правильной организации документационного  обеспечения предприятия или  организации зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем. При этом информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия управленческого решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

      Цель  данной работы: раскрыть роль и значение делопроизводства  в системе управления Государственного образовательного учреждения Технологического колледжа №14.

      ГОУ Технологического колледжа №14 начал свою деятельность с 2005г. В колледже ведется обучение по программам среднего и начального профессионального образования, что прописано в основном организационном документе – Уставе колледжа.

      Организационная структура колледжа представлена в приложении №1 ГОУ Технологического колледжа №14 имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, имет штампы и бланки со своим наименованием, самостоятельный расчетный и иные счета.

      Возглавляет колледж директор. Он назначается Департаментом образования г.Москвы и стоит на кадровом учете именно в этой организации.

      Трудовые  отношения работников Технологического колледжа №14 регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

      Круг  обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников колледжа и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

      1.1 Состав документации кадровой службы

      Перечень кадровых документов, который ведется в организации приведён в приложении №2. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения.

      В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора (контракта)
• личная карточка;
• приказ (распоряжение) по основной деятельности
• табель учета рабочего времени;
• личные заявление работников предприятия;
• графики отпусков;

      Трудовой  договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

      Приказы по личному составу являются важнейшим  документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов  и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др. Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

      Каждый  пункт приказа по личному составу  должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного  действия.

      Личная  карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника.

      Приказ  о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре (Приложение №5).

      Приказ  о предоставлении отпуска применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

      Заполняется в двух экземплярах: один остается в  отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

      Приказ  о прекращении  трудового договора применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

      Табель  учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

      Составляются  в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

      Личные  заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело

      Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

      1.2 Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров

      К основным документам, регламентирующим деятельность персонала колледжа относится его утвержденная структура(см.приложение №1), штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции( см.пункт 1.5), квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

      Структура и штатная численность персонала  оформляются документом за подписью директора колледжа, содержат перечень наименований структурных подразделений  и должностей. Изменения в документ вносятся приказом директора.

      Штатное расписание - утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия, учреждения с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты. В соответствии со штатным расписанием составляют смету доходов и расходов, а также начисляют заработную плату сотрудникам. Форма штатного расписания (№Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (Постановление №1) (Приложение №3).

      Штатное расписание колледжа содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием  квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы. Тарифная ставка (оклад) указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке.

      Указываются также и надбавки – стимулирующие  и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты).

      Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным директором колледжа. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) директора.

      В штатном расписании колледжа указанно наименование организации, код по ОКПО, а также дата и номер составления документа.

      В соответствии со статьей 189 ТК РФ, Правила  внутреннего трудового распорядка представляют собой локальный нормативный  акт организации, регламентирующий в соответствии с нормами трудового законодательства порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

      В основной части Правила трудового распорядка колледжа регламентируется режимы рабочего времени и времени отдыха всех категорий сотрудников.

      Разработанные в колледже Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии с положениями статьи 190 ТК РФ утверждаются директором. Правила прилагаются к коллективному договору организации. Правила оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта колледжа.

      Каждый из принимаемых на работу сотрудников ознакамливается с действующими в организации Правилами. При этом указанное ознакомление подтверждать письменной росписью работника в специальном журнале.

      Действующее законодательство допускает формировать  в обособленных подразделениях организации (филиалах, представительствах, др.) при необходимости свои правила внутреннего трудового распорядка, учитывающие специфику деятельности обособленного подразделения.(В коллеже действует единый трудовой распорядок)

      Согласно  положениям Трудового кодекса Российской Федерации в разработанном в колледже Правиле внутреннего трудового распорядка закрепляется порядок регламентации следующих вопросов.(см. приложение4)

      Квалификационная  характеристика состоит из трех разделов.

      В первом разделе «Должностные обязанности» приводятся сведения о месте и ранге должности в структуре организации, требованиях к квалификации лиц, которые могут ее замещать, а также перечень должностных обязанностей в порядке их важности.