Делопроизводство и корреспонденция

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр  акта возвращаются организации и  хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Архивное хранение документов в электронной форме

Особенность электронного хранения состоит в направлении  документов в электронный архив  сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет  обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый  поиск и распределенный доступ к  документам как с помощью локальной  сети, так и (при необходимости) с  использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или  электронной - и определяются, как  уже сказано выше, специальными справочниками  — перечнями документов с указанием  сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации  имеется номенклатура дел. Она также  вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют  при выборе в регистрационной  карточке документа номера дела, в  которое помещается документ, автоматически  определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование  документа в соответствующий  раздел архива.

По окончании  делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации  документов. Данные о документах организации  за истекший год используются для  составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку  поступления (в основном в хронологическом  порядке). Для дел постоянного  и долговременного хранения такой  список документов дела распечатывается  в виде внутренней описи и подшивается  в начале дела.

Архивные правила  предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного  сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Приложения

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации 
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации 
|По срокам хранения |Всего |В том числе: | 
| | |переходя|с отметкой| 
| | |щих |ЭПК | 
|1 |2 |3 |4 | 
|Постоянного | | | | 
|Временного (свыше 10 лет) | | | | 
|Временного (до 10 лет включительно) | | | | 
|Итого | | | |

Наименование  должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись Расшифровка  подписи

Дата 
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив 
Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

|ОДОБРЕНО |СОГЛАСОВАНО  | 
|Протокол ЦЭК (ЭК) |Протокол ЭПК архивного учреждения | 
|От _______________ № _____ |От _______________ № _____ | 
|_______________ | |

Форма номенклатуры дел

|Наименование организации |УТВЕРЖДАЮ | 
|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |Наименование должности | 
|_____№ _______________ |руководителя организации | 
|______________________ |Подпись Расшифровка | 
|(место составления) | | 
| |подписи |

 
Итоговая запись о категориях и  количестве дел, заведенных в _____ году в организации 
|Индекс|Заголовок дела |Количество дел|Срок хранения дела |Примечан| 
|дела |(тома, части) |(томов, |(тома, части) и № |ие | 
| | |частей) |статей по перечню | | 
|1 |2 |3 |4 |5 | 
| | | | | | 
| | | | | |

Наименование  должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись Расшифровка  подписи 
Дата

Виза зав. ведомственным  архивом 
(лица, ответственного за архив)

|ОДОБРЕНО |СОГЛАСОВАНО  | 
|Протокол ЦЭК (ЭК) |Протокол ЭПК архивного учреждения | 
|От _______________ № _____ |От _______________ № _____ | 
|_______________ | |

Форма описи  дел постоянного хранения

| |УТВЕРЖДАЮ  | 
| |Наименование должности | 
| |руководителя министерства (ведомства) | 
| |Подпись Расшифровка | 
| |подписи |

Фонд №_________________ 
Опись №______________ дел постоянного хранения за ________ год 
_______________________________________________________________ название раздела 
|№ |Индекс дела (тома, |Заголовок дела|Количество листов в |Примечан| 
|п/п |части) |(тома, части) |деле (томе, части) |ие | 
|1 |2 |3 |4 |5 | 
| | | | | |

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

(цифрами и  прописью) с № ___________ по № ________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:

Наименование  должности составителя описи

Подпись Расшифровка

Подписи 
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка

Подписи 
Дата

|СОГЛАСОВАНО  |УТВЕРЖДЕНО | 
|Протокол ЦЭК министерства |Протокол ЭПК архивного учреждения | 
|(ведомства) |от _______________ № _____ | 
|от _______________ № _____ | |

Форма описи  дел долговременного хранения (свыше 10 лет)

| |УТВЕРЖДАЮ  | 
| |Наименование должности | 
| |руководителя министерства (ведомства) | 
| |Подпись Расшифровка | 
| |подписи |

Фонд №_________________ 
Опись №______________ дел долговременного хранения за ________ год 
_______________________________________________________________ название раздела 
|№ |Индекс дела |Заголовок |Количество |Срок |Примечание| 
|п/п |(тома, части) |дела (тома,|листов в деле |хранения| | 
| | |части) |(томе, части) |дела | | 
| | | | |(тома, | | 
| | | | |части) | | 
|1 |2 |3 |4 |5 |6 | 
| | | | | | |

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

(цифрами и  прописью) с № ___________ по № ________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:

Наименование  должности составителя описи

Подпись Расшифровка

Подписи 
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка

Подписи 
Дата

Образец листа  заместителя

| | 
|Лист-заместитель | 
|Документ № _____ от _______, поступивший | 
|(наименование корреспонденции) | 
|По вопросу_______________________ | 
|Выдан _______________ _________________ | 
|когда кому | 
|Выдал________________ Получил____________________ | 
| |

Образец карты  – заместителя 
| | 
|КАРТА-заместитель | 
|Дело № _____ 2002 г. | 
|Структурное подразделение | 
|Дата выдачи | 
|Количество листов | 
|Кому выдано | 
|Расписка получателя | 
|Дата возврата | 
|Расписка о приеме | 
| | 
| | 
| | 
| | 
| | 
| | 
| | 
| | 
| |

Образец листа  заверителя дела

| | 
|Лист-заверитель | 
|В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в | 
|том числе: литерные листы 50а, 112а, 112б + 2 листа внутренней описи. | 
|Лист 5 имеет физические повреждения – разрыв и склейка. | 
|Секретарь Подпись Расшифровка подписи | 
|Дата |

Образец годовой  описи дел 
ОПИСЬ №__________________________________________

Название раздела 
|1 |2 |3 |4 |5 |6 | 
| | | | | | |

 
Итого______________________________________________ документов цифрами и прописью 
Количество листов внутренней описи ____________________________ цифрами и прописью 
Должность подпись И. О. Фамилия

Главная страница -> Делопроизводство -> Основы делопроизводства