Делопроизводство и корреспонденция

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или  экспертным путем ведущими специалистами  организации.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости  от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается  для наиболее ценной документации, т.е. больший. 
Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который  следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется  с 1 января 1999 г.

Индексация дел. Для практического использования  номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые  делам - индексы дел.

Если организация  небольшая и не имеет структурных  частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и  т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения  и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс 
«03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных  подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие  дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной  форме, которая разработана архивными  органами и закреплена в Государственной  системе документационного обеспечения  управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и  примечания.

|Название раздела | 
|Индекс |Заголовок дела |Количество |Срок хранения |Примечание| 
|дела | |дел (томов,|дела (тома, | | 
| | |частей) |части) и № | | 
| | | |статьи по | | 
| | | |Перечню | | 
|01—02 |Устав фирмы | |Пост., ст. 37 | | 
|01—03 |Штатное расписание | |Пост., ст.52 | |

В первой графе  проставляют индекс дела, включенного  в номенклатуру. В конце каждого  раздела номенклатуры оставляют  резервные номера для заведения  дополнительных, не предусмотренных  заранее дел в случае их появления.

Вторая графа  — названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько  томов. Это становится известно по окончании  делопроизводственного года. Поэтому  третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают  срок хранения конкретного дела и  делают ссылку на Перечень (типовой  или ведомственный). 
Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» 
(например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются  отметки о заведении новых  дел, о передаче дел в архив, о  переходящих делах, о выделении  дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

Итоговая запись о категориях и количестве дел: 
|По срокам хранения |Всего |В том числе | 
| | |переходящих | 
|Постоянного |8 |1 | 
|Временного (свыше 10 лет) |14 |6 | 
|Временного (до 10 лет включительно) |25 | | 
|Итого |47 |7 |

В итоговой записи отдельно указывается количество дел  постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих  на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется  дата составления.

Номенклатура  составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается  с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное  хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный  архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура  дел структурного подразделения  должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном подразделении  в качестве справочного пособия  по формированию дел.

Номенклатура  дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают  и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ  организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр  включается в сводную номенклатуру в раздел службы 
ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Формирование  начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка- скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных  документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек  дел.

Формированием дела называется группирование исполненных  документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как  документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются  внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем  первого исполненного документа.

Правильное распределение  документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый  поиск необходимых документов и  их сохранность.

Формирование  начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка- скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек  дел.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. 
От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются  в делах в соответствии с определенными  принципами. Наиболее существенными  и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. 
Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы  располагают в делах в логической последовательности решения того или  иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим  расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно- территориальных  единиц и т.д. Копии приказов о  наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном  порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и  т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти  сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий  документов:

• в дела подшиваются  только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы  подшивать в дело запрещается;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных  стандартов и других нормативных  актов. Поэтому до подшивки документа  в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

• в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики  особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

• документы  постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные  дела;

• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории  дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение  всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений  формируется в дела по учебным  годам;

• документы  помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными  материалами. Если приложения имеют  большой объем, из них формируют  самостоятельное дело.

Толщина каждого  дела не должна превышать 30-40 мм, что  составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. 
Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка  документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают  проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Правила хранения дел

Дела считаются  заведенными с момента включения  в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных  подразделениях и хранятся в них  до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность  и защиту от пыли и света.

Дела располагаются  на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается  его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем  по номеру дела — нужную папку с  документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись  документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров  документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. 
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № 
| | 
|№ |Индекс |Дата |Заголовок |Номера |Примечание | 
|п/п |документа |документа |документа |листов дела| | 
|1 |2 |3 |4 |5 |6 | 
| | | | | | |

Внутренняя опись  составляется для дел, содержащих особо  ценные документы, документы ограниченного  доступа, для личных дел, а также  дел, сформированных по видам документов и вложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

Внутренняя опись  помещается в начале дела, и в  нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании  формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием  количества включенных в нее документов и количества листов самой описи: 
| | 
|Итого_____________________________ документов. | 
|(цифрами и прописью) | 
|Количество листов внутренней описи_____________________ | 
|(цифрами и прописью) | 
|Наименование должности лица, | 
|составившего внутреннюю опись | 
|документов дела | 
|Подпись подписи | 
|Расшифровка | 
|Дата |