Делопроизводство и корреспонденция

Документы, уже  включенные в дело, могут в течение  года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное  пользование может быть выдано дело целиком.

Если требуется  выдать целиком все дело, заполняется  карт3 заместитель, в которой указываются  номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи  в получении и приеме после  возвращения документов.

Карта-заместитель  помещается на месте выданного дела.

Разрешение на выдачу дел в другие организации  может быть дано только руководителем  учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и  т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается  заверенная копия.

Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего  хранения и использования. Обработка  дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного  и временного (свыше 
10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или  установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей  передачи их на постоянное хранение в  государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное  хранение документов, не представляющих научно- исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение  к уничтожению документов, не имеющих  научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании  принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и  при выделении дел на уничтожение.

Для организации  и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение  в учреждении создается постоянно  действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных  подразделений при участии сотрудников  ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками  хранения:

1) постоянного  хранения в государственных архивах;

2) временного  хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного  хранения (до 10 лет);

4) подлежащие  уничтожению в связи с истечением  срока хранения.

В ведомственный  архив передаются дела постоянного  и временного (свыше 
10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения  описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении  к уничтожению документов и дел  подписывают председатель и члены  ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению  заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел  начинается с момента их заведения  в делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки к сдаче  в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения  организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное  или полное. 
Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). 
Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если дело начато в одной организации, а закончено  в другой, на обложке проставляются  три даты: дата заведения дела в  одной организации, дата поступления  дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется  на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после  сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока  хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в  архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление  описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел —  это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный  поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками  службы документационного обеспечения  управления. 
Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу составляются по установленной  форме. 
Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

• порядковый номер  дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок  дела (тома, части), полностью соответствующий  его заголовку на обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

В описях дел  постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. 
При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи  делается итоговая запись. В ней  указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей  передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного  учреждения. Он печатается в четырех  экземплярах, заверяется руководителем  службы документационного обеспечения  управления, подписывается председателем  ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами  описи организация обязана в  установленные сроки сдать, а  государственный архив принять  на хранение внесенные в опись  дела.

Порядок передачи дел в архив

В архив организации  передаются все дела постоянного, временного (свыше 
10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет  каждое дело с описью, проверяет  правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается  в приеме дел на всех экземплярах  годовых разделов описи, указывает  дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные  остаются в архиве.

При сдаче дел  на государственное хранение организация  представляет в государственный  архив:

• отношение  на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних  дат документов;

• описи в  трех экземплярах, утвержденные ЭПК  архивного отдела;

• историческую справку организации, если дела сдаются  на государственное хранение впервые;

• справку о  неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с  описью и зашифрованные дела увязывают  в архивные связки. 
Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.