Архівна комунікація та її документно-комунікаційна складова

 

      Отже, зі всього вище сказаного можна скласти список рекомендацій, які допоможуть налагодити внутрішньокорпоративну комунікацію архіву та створити успішну команду співробітників:

• Визначте функціональні ролі.

     Має дуже істотне значення розуміння кожним членом команди своєї ролі в організації. У першу чергу, необхідно обов'язково надайти всім вашим співробітникам детальний опис їх функціональних обов'язків. Також слід роздати співробітникам схеми організаційної структури та проводити з ними регулярні наради, на яких можна обговорювати невизначеності в плані функціональних ролей.

 

• Установка каналів комунікації.

     Комунікація в колективі відіграє дуже велику роль. Якщо розладнається процес комунікації в команді, розладнається і сама команда. Саме тому необхідно налагодити адекватні, відкриті та ефективні засоби комунікації в колективі. Ці засоби або канали повинні відповідати двом цілям; у співробітників повинна бути можливість вільно і відкрито спілкуватися з керівником і можливість робити теж саме між собою. Останні досягнення комунікаційних технологій, такі як: електронна пошта, голосова пошта та системи типу ICQ, значно полегшують таке завдання.

• Процедури з вирішення конфліктів.

     У якийсь певний момент з конфліктами стикаються навіть найкращі команди. Замість того щоб намагатися уникати конфліктів, необхідно направити зусилля на створення організованих способів їх вирішення. У співробітників повинна бути можливість висловлювати власну точку зору, при цьому нікого не ображаючи. Необхідно допускати, в умовах наявності модератора, конфронтації між членами команди.

• Позитивне ставлення.

 

 

 

 

 

 

 

                                                ВИСНОВОК

     Архів є одним із центрів зберігання, передавання в часі та просторі ретроспективної інформації, соціально-комунікаційною структурою, яка функціонує за умови зв'язку з іншими інформаційними суб'єктами.

     Відповідно до виду архіви мають різні функції. Проте проте їх основне завдання полягає в передачі інформації і задоволенні інформаційних потреб користувачів.

     Саме через процес соціальної та наукової комунікації архівних установ можливе донесення до широкого загалу маловідомої ретроспективної інформації. Архів у своїй повсякденній діяльності виконує наукові запити, що стимулює процес обміну інформацією, думками та зауваженнями між дослідниками різних галузей знань та наукових дисциплін.

     Також слід зазначити, що в епоху інформаційного суспільства поширився такий вид комунікації як електронний. Зокрема архівні документи можливо можливо використовувати через Інтернет. Такі архіви часто розміщують на веб-сайтах організаторів. Деякі з них мають пошукові системи за ключовими словами, назвами, іменами тощо.

      Проте, яким  би якісним не був налагоджений  процес обслуговування користувачів, не можна забувати і про  стан комунікації між самими  працівниками архіву. З метою створення внутрішньо корпоративної комунікації використовують власну HR-службу, запрошують фахівців ззовні, або намагаються вирішити задачу кількома простими, перевіреними на практиці способами.

     Що ж стосується  використання новітніх засобів  для вдосконалення внутрішньо корпоративної комунікації а архівах, то ця ситуація вимагає бажати кращого. Це завдання є мало дослідженим і вимагає базової роботи для вирішення.

     За зразок  в цьому напрямку доцільно  рахувати комерційні компанії, які  досягли великих успіхів у  розвитку внутрішньокорпоративної  комунікації. Зокрема, доцільним  буде використання відповідного  програмного забезпечення, яке дозволяє  полегшити спілкування, забезпечити використання відео- та аудіо конференцій.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                         Список використаних джерел

1. Архіви в цифрах, фактах [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://www.archives.gov.ua/Archives/Arhivy-Ukr.php.

2. Архівознавство: Підручник для студентів вищих навчальних закладів України / Редкол.: Я.С.Калакура (гол. ред.) та ін. – К., 1998. – 316 с. – ІSВN 966-7250-12-1

3.  Архів як центр соціальної та наукової комунікації [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://referatu.net.ua/referats/7375/180160/?page=0.

4. Васильченко М. М. Трансформаційні процеси функціонування архіву в сучасному соціально-комунікативному середовищі //Вісник ХДАК. – 2010. – №30.

5. Галузеві програми [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://www.archives.gov.ua/BranchProgs/.

6. ДСТУ 2732-2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. - К.: Держспоживстандарт України. 2005. - с.16 .

7. Закон України «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» [Електронний ресурс]. – Режим доступу :  http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/REG5598.html .

8. Закон України «Про Основні правила роботи державних архівів України» » [Електронний ресурс]. – Режим доступу :  http://lawua.info/bdata1/ukr171/pg-12.htm.

9. Електронна комунікація [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://ua-referat.com/Електронна_комунікація.

10. Система архівних установ України

11. Социальные коммуникации (теория, методология, деятельность) : словарь-справочник/ Авт.-сост. В. А. Ильганаева. — X. : КП «Городская типография», 2009. — 392 с.

12. Столяров Ю.Н. Документный ресурс: учеб. пособие для студентов высших учеб. Заведений/ Ю.Н. Столяров. — М.: Либерея-Бибинформ, 2009. — 224 с.

13. Шемаева Г. В. Електронні ресурси бібліотек України в системі наукових комунікацій : моногр. / Г. В. Шемаєва; Харк. держ. акад. культури. —X.: ХДАК, 2008, — 289 с.

14.  Microsoft Office Communications Server 2007 [Електронний ресурс] Режим доступу:http://www.microsoft.com/communicationsserver/ru/ru/product-details.aspx.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                     Додаток А

 

 

„Затверджую”

                                                                                                      05    жовтня  2011 р.

 

 Науковий керівник:

Химиця Н. О.

 

 

 

 

Календарний план  виконання  курсової роботи

 

Студентки Салигіної Х.О.

ІГСН

Спеціальності «Документознавство      

та інформаційна діяльність»

                                                                                                               

  на тему: «Архівна комунікація та її документно-інформаційна складова»   

№	Найменування видів робіт	Термін (дата)	Відмітка про виконання
1	Вибір теми. Консультація наукового  керівника	10.10.2011
2	Складання бібліографії з  теми дослідження	12.10.2011
3	Вивчення проблеми на основі джерел	15.10.2011
4	Визначення мети, завдань  та обґрунтування робочої гіпотези, розробка а    и, розробка методів  дослідження	01.11.2011
5	Збір фактичного матеріалу, проведення дослідження, аналіз результатів	11.11.2011
6	Оформлення курсової роботи	10.12.2011
77	Захист курсової роботи за планом кафедри	27.12.2011

 

 

Салигіна Х.О.