Архівна комунікація та її документно-комунікаційна складова

     Оригінали  унікальних та особливо цінних документів може бути видано за згодою  керівництва архіву  у  виключних  випадках  (спеціальне  дослідження зовнішніх ознак тощо).

     Користувач  має право на вибів місця  обслуговування, право на безвідмовне  обслуговування, право на тактовне  відношення під час обслуговування. Проте окрім прав перед ним  стоїть і ряд обов’язків. Він  повинен дотримуватися певних  правил роботи з архівними  документами. Користувач  зобов'язаний   запобігати   пошкодженню документів,  не виносити їх із читального залу,  не робити  в  них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо  на  архівних   документах;   під   час   роботи   з аудіовізуальними,  електронними  документами  дотримуватися  вимог поводження з цими документами та апаратурою. [8]

     Під час   отримання  документів,  описів,  друкованих  видань користувачі мають перевіряти  їх  стан  у  присутності  працівника архіву,  повідомляючи  про  всі виявлені пошкодження,  відсутність аркушів,  неправильну  нумерацію  тощо.  Після  завершення  роботи користувача   працівник   сектору   користування   перевіряє  стан документів  (копій)  і  у  разі   виявлення   пошкоджень   складає відповідний   акт.  Реставрація  документів,  пошкоджених  з  вини користувачів, здійснюється за їх рахунок.

     Під  час  роботи  користувач  має  право  одержувати консультації працівників архіву  щодо  змісту  і  місцезнаходження документів,  а  також  щодо  документів,  які зберігаються в інших архівах.

     Під  час роботи з документами користувач має право з дозволу керівництва архіву користуватися технічними  засобами,  що полегшують  його роботу (мікрокалькулятор,  портативний комп'ютер, диктофон тощо) за умови, що вони не завдають шкоди документам і не заважають іншим користувачам.[8]

     Ознайомлення   громадськості   з   документами  архіву здійснюється шляхом організації  виставок  документів,  підготовки виступів у засобах масової інформації,  документальних публікацій, лекцій, екскурсій, доповідей.

     Ця робота,  як правило,  пов'язується із визначними подіями у житті держави і окремих регіонів,  ювілейними  датами  установ  та видатних  державних  і  громадських діячів,  представників науки і культури.

     Архів  організовує  виставки документів самостійно або спільно з іншими установами і державними  архівами.  Документи  на виставках  експонуються  тільки  в  копіях.  Архів  може  готувати тематичні добірки копій документів,  які  оформляються  у  вигляді альбомів, стендів, плакатів тощо. [7]

     Інколи документи  архівів використовують через  ЗМІ чи інтернет (в режимі on-line). Пропагування  документів  архіву  в  засобах   масової інформації   здійснюється   шляхом   підготовки   матеріалів   для друкованих видань,  радіо- і телепередач.  Тематика статей,  інших матеріалів   для   публікації   та  передання  в  ефір  попередньо узгоджується з відповідними редакціями,  їх тексти  затверджуються керівником установи.

 

     Таким чином,  інформаційне суспільство являє  собою новий етап розвитку  людської цивілізації, яка характеризується  перш за все високою швидкістю  комунікаційних процесів. Осторонь  цих процесів не залишаються  й архіви, які поступово набувають  усе більших ознак структурних  центрів соціальної та наукової  комунікацій. Архів є одним  із центрів зберігання, передавання  в часі та просторі ретроспективної  інформації, соціально-комунікаційною  структурою, яка функціонує за  умови зв'язку з іншими інформаційними  суб'єктами. Архівні ресурси України  — невід'ємний елемент соціальної  та комунікації на регіональному,  національному та міжнародному  рівнях, сприяють інтеграції української  науки до світового глобалізаційного  комунікаційного простору.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           РОЗДІЛ 2 ВНУТРІШНЬОКОРПОРАТОВНА КОМУНІКАЦІЯ    

                                          АРХІВНИХ УСТАНОВ

     Довгий час було прийнято вважати, що особисте і суспільне – окремі, непересічні світи. Насправді це не зовсім так: стосунки між людьми, навіть ділові, завжди мають певний особистісний відтінок. Тому зараз все частіше говорять про необхідність формування внутрішньокорпоративних комунікацій.

     Тут слід зазначити, що головне місце в формуванні мікроклімату в установі посідає формування якісної «команди».

     Команда – складова частина організації, згуртована єдністю мети, завдань, принципових підходів до їх досягнення й вирішення. Ідеальною команда стане лише тоді, коли поєднає в собі мету формальної організації і неформальних груп, коли дух колективізму породжує прагнення до спільного успіху і спільну відповідальність за стан справ.

     Умови успіху команди:

•     Особиста компетентність і високий авторитет керівника, його здатність бути лідером.

•         Чисельність команди. Вона залежить від характеру та розміру організації, але не має бути надто великою. Це можуть бути працівники, керівники підрозділів, організацій.

•     Ступінь згуртування особистостей і точок зору, підходів, які вони виявляють при вирішенні питань і розв’язанні проблем. Проте в жодному разі це не має бути формальне “однодумство”, відмова від множини точок зору, неприйняття критики.

•     Певні неписані правила поведінки членів команди, які визначають поведінку окремої особи – сприяння досягненю мети команди, протидія всьому, що перешкоджає в цій справі. Але ці норми (правила) не повинні придушувати ініціативи і думки членів команди, зводитися до позиції – в усьому погоджуватися з керівником.

•     Згуртованість – природність спілкування, взаємні довіра відвертість, спільне обговорення планів і програм, завдань, шляхів їх вирішення, вироблення рішень.

     Одні керівники використовують для створення внутрішньокорпоративних комунікацій власну HR-службу, інші запрошують фахівців ззовні, а деякі начальники намагаються вирішити задачу кількома простими, перевіреними на практиці способами.

     Посилення інтересу до всього, що пов’язано з формуванням корпоративної культури, цілком зрозуміле. У свідомості закріплюється впевненість у тому, що необхідно проявляти турботу про співробітників. Вже ні в кого не викликає сумнівів той факт, що співробітник, лояльний до свого керівництва, діє ефективніше, ніж той, хто має безліч претензій до умов роботи, в тому числі до організації праці. Наступним кроком розвитку корпоративної культури стало усвідомлення того, що рівень заробітної плати не завжди повною мірою визначає ступінь задоволеності співробітників своїм місцем служби. З’явилися більш жорсткі вимоги до вибору роботи. Добре підготовлені фахівці почали віддавати перевагу організаціям, де виплачували білу зарплату, існував непоганий соцпакет і була сформована корпоративна культура. Сьогодні, щоб справжні професіонали не йшли, а, навпаки, залучали до роботи кваліфікованих новачків намагаються вибудувати цілісну систему внутрішньокорпоративних комунікацій.

     Перш за все мова йде про матеріальну і нематеріальній підтримки співробітників. І якщо з першою все зрозуміло (високий рівень оплати, наявність премій і соцпакета), то друга теж виявляється досить важливою. Коли співробітника хвалять, виносять йому подяки і вручають грамоти замість грошей (як це було в радянські часи), його мотивація зростає повільно. Але якщо людина має підтвердження відмінної якості своєї роботи у вигляді нематеріальних заохочень (наприклад, стаття в корпоративній газеті) та ще й може похвалитися пристойним окладом, і це вже зовсім інша справа. Крім різних форм подяки (запис у трудовій книжці, винесення подяки на загальних зборах, стаття в корпоративних ЗМІ або на сайті) заохоченням часто є спрямування фахівця на навчання з перспективою подальшого підвищення його по службі. Більшість керівників розуміють необхідність такої мотивації, і з тим або іншим ступенем успішності багато хто намагається проводити подібну політику, але, на жаль, вона часто буває малоефективною. Справа в тому, що для досягнення помітного результату даний процес повинен бути формалізований і прозорий. Інакше кажучи, необхідно, щоб співробітники усвідомлювали, за що вони самі або їхні колеги отримують те чи інше заохочення. Тільки тоді система стане продуктивною.

     Також варто звернути увагу на формування внутрішньокорпоративної культури. Мова йде, звичайно, про святкові та урочистих заходах для всіх співробітників. Причому їх потрібно проводити не тільки у встановлені дні, наприклад на Новий рік, Восьмого березня і тому подібні – слід приурочувати такі свята до подій, що мають відношення до діяльності організації. Покладемо, компанія заслужила якусь нагороду (скажімо, на виставці). Саме такий підхід допомагає співробітникам відчути себе частиною однієї команди, єдиного колективу, націленого на досягнення загального результату. На заходах вони ближче пізнають один одного, що позитивним чином позначається на роботі. Очевидно, щодня влаштовувати свята немає сенсу, але і забувати про те, що працівники – живі люди що вони хочуть трохи відпочити і розслабитися, теж не можна.

Отже для забезпечення високоефективної роботи архівних установ необхідно:

• Створення мотиваційного клімату в колективі. Керівник повинен знати чинники сприятливого і несприятливого мотиваційного клімату в колективі і прагнути створювати найкращі умови для мотивації працівників до високоефективної праці.
• Клімат взаємоповаги між працівниками.
• Вимогливість керівника до себе й до підлеглих.
• Увага до кожного працівника, умов його життя і праці.
• Справедливість, обгрунтованість і умотивованість оцінки роботи кожного підлеглого.
• Послідовна і справедлива система дисциплінарних заходів відповідно до Закону України “Про державну службу” і чинного трудового законодавства.

     Крім того, повинні бути налагоджені процеси з інформування співробітників про всі події, що відбуваються. Чим міцніше будуть зв’язки між окремими підрозділами, тим кращим виявиться результат.

    Проте багато оранізацій несуть досить великі витрати на забезпечення внутрішньокорпоративного зв’язку, який до того ж не завжди ефективний. Сучасні технології дають можливість відійти від традиційних засобів зв’язку й використовувати нові — більш функціональні та економічно-вигідні. За допомогою спеціальних рішень можна створити ефективний, надійний і зручний канал для спілкування. [14]

     Архівні установи в Україні функціонують з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів і, як вже зазначалося, використовують новітні засоби з цією метою. Проте що стосується внутрішньокорпоративної комунікації, то тут ситуація  вимагає бажати кращого.

     Як за приклад  можна взяти комерційні компанії. В цих установах внутрішньокорпоративна комунікація посідає важливе місце. Тому їх керівництва ухвалили рішення щодо впровадження сучасніших засобів зв’язку. Рішення дозволило компаніям значно скоротити витрати на забезпечення зв’язку, а також істотно підвищити рівень внутрішньокорпоративних комунікацій.

     Отже, найкращим  способом вирішення проблеми  є запровадження відповідного  програмного забезпечення. Зокрема,  можна виділити Microsoft Office Communication Server 2007 [14].

     Microsoft Office Communications Server 2007 полегшує спілкування співробітників організації, дозволяючи  їм  при  необхідності  негайно зв'язуватися з колегами  за допомогою звичних додатків.  Ця система полегшує спілкування між людьми, в тому числі програмним рішенням VoIP, можливістю  організації веб-,  аудіо- та відеоконференцій і системою обміну миттєвими повідомленнями.

     Впровадження Microsoft Office Communication Server 2007 створило ефективне середовище внутрішньокорпоративних комунікацій, що дозволяє сфокусувати комунікації на співробітнику, а не на пристроях, якими він користується. Нове рішення є розширеною комунікаційною платформою. Переваги:

• Полегшення спілкування

     Завдяки налаштуванню загального доступу до робочого столу користувачі, що працюють на платформах Windows, Macintosh і Linux, можуть взаємодіяти один з одним в ході розмови завдяки розширеним можливостям аудіоконференцій. Функція «Груповий розмова» допомагає організаціям створювати тематичні кімнати для розмов з можливістю пошуку, які функціонують протягом тривалого періоду часу і дозволяють групам співробітників, що перебувають на великій відстані один від одного, ефективно співпрацювати, зберігаючи конфіденційність відповідних корпоративних даних.

 

• Гнучкість і контроль над операціями

     Можливість організації локальних аудіоконференцій надає ІТ-фахівцям контроль над інфраструктурою аудіоконференцій і дозволяє економити на залученні сторонніх ресурсів до організації аудіоконференцій. 
Можливості відеомоніторингу дозволяють співробітникам ІТ-служби контролювати якість відеозв'язку при здійсненні дзвінків та організації відеоконференцій в мережі, а також вносити необхідні корективи.

• Розширена комунікаційна платформа

     Нова система забезпечує роботу корпоративної служби обміну повідомленнями та дозволяє надати співробітникам ефективний, надійний і зручний канал для спілкування й консультацій. На відміну від телефонного зв’язку або електронної пошти, служба обміну миттєвими повідомленнями дає можливість відстежити статус необхідного співробітника: чи перебуває він в online, чи зайнятий він і коли звільниться, а також графік його зустрічей.