Архівна комунікація та її документно-комунікаційна складова

 

                                                            ЗМІСТ

ВСТУП………………………………………………………………………………3

     РОЗДІЛ 1

АРХІВ ЯК ЦЕНТР ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ…….6

1. Напрями діяльності архіву………………………………………………………6
2. Наукова комунікація в архівах……………………………………………….11

1.2.1 Електронна комунікація…………………………………………………….16

3. Особливості обслуговування користувачів………………………………….18

РОЗДІЛ 2

ВНУТРІШНЬОКОРПОРАТОВНА КОМУНІКАЦІЯ АРХІВНИХ

 УСТАНОВ…………………………………………………………………………22

 

ВИСНОВОК………………………………………………………………………..29

Список використаних джерел…………………………………………….……….31

 Додаток А. Календарний план  виконання курсової роботи …………………33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                  ВСТУП

     Однією з найважливіших особливостей сучасного етапу розвитку суспільства є його всеохоплююча інформатизація, під впливом якої відбуваються кардинальні зміни в багатьох сферах життєдіяльності людини економіці, науці, культурі, освіті та ін.

     На початку  XXI ст. Україна достатньо активно (зважаючи на існуючі проблеми в політичному та соціально-економічному житті) долучається до цього процесу. У січні 2007 р. Був прийнятий Закон України «Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки». У першому розділі «Загальні положення» Закону наголошується: «Одним з головних пріоритетів України є прагнення побудувати орієнтоване на інтереси людей, відкрите для всіх і спрямоване на розвиток інформаційне суспільство, в якому кожен міг би створювати і накопичувати інформацію та знання, мати до них вільний доступ, користуватися і обмінюватися ними, щоб надати можливість кожній людині повною мірою реалізувати свій потенціал, сприяючи суспільному і особистому розвиткові та підвищуючи якість життя».

     З цією метою  в державі створюються соціальні  інститути, до якого відносять систему НТІ, систем бібліотек, музеїв та архівів. Під системою архівних установ розуміють сукупність архівів, структурних підрозділів, що забезпечують формування Національного архівного фонду, його зберігання, здійснюють науково-дослідні, інформаційно-довідкові та управлінські функції в архівній справі, незалежно від форм власності.

Актуальність  теми: обумовлена важливою ролю архівної інформації в сучасному інформаційному суспільстві. У практиці науково-інформаційної діяльності державних архівів виділяються такі основні напрями використання архівної інформації [2]:

• Усфері управління.

     Як правило, у цій ділянці ретроспективна документна інформація використовується для підготовки управлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об'єктів управління та їх роботи у минулому. При цьому архівну інформацію використовують для розв'язання різних проблем політичного та економічного життя держави або її регіону: прогнозування тенденцій розвитку; аналіз динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст; реорганізація органів влади та управління, їх структури та функцій. Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, використовують у найхарактернішій формі у сфері управління: плани, доповіді, довідки, різні розрахунки;

• У сфері економіки.

     На цій ділянці використання має в основному прикладне значення – під час реконструкції старих і проектування нових промислових об'єктів, вивчення водних енергетичних ресурсів, покладів корисних копалин, прокладання шляхів сполучення у будівництві, архітектурі, у т.ч. при підготовці реставраційних проектів та в багатьох інших сферах. На підставі виявленої в архівах інформації користувачі створюють нові документи – проекти, статистичні таблиці, збірники, довідники, доповідні записки, різну науково-технічну документацію, в основному на стадії проектно-конструкторських робіт (креслення з пояснювальними записками і специфікаціями, заяви на винаходи їх, описання тощо);

• У політичному житті.

     Документи, що використовуються у цьому напрямі, характеризують взаємовідносини між різними державами, націями, класами, соціальними верствами, політичними об'єднаннями. Такі документи активно використовуються у міжнародних відносинах, у внутрішній політиці держави. Архівна інформація у цьому випадку стає підґрунтям інших праць користувачів – книг, брошур, статей, документальних збірників, плакатів, радіо- та телепередач, документальних фільмів, документів дипломатичного та зовнішньоторговельного характеру (меморандуми, ноти, пам'ятні записки, заяви тощо);

• У науковій діяльності.

     У цьому напрямі ретроспективна документна інформація використовується в основному для забезпечення джерельної бази розвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук. Споживачі користуються збірниками документів, науковими монографіями, дисертаціями, науково-популярними брошурами, статтями у періодичній пресі;

• У культурно-духовному житті.

     Одне з головних завдань у даному напрямку – популяризація знань у різних галузях освіти, культури і мистецтва. Ретроспективна документна інформація широко використовується у різних галузях культури і мистецтва, краєзнавства, духовного життя, особливо у зв'язку з вивченням історичних подій, біографій національних, державних та культурних діячів, історії установ освіти, науки і культури тощо. Форми використовування споживачами – книги, статті, експозиції музеїв,

Мета дослідження: визначення основних напрямів функціонування архівів в системі документно-інформаційної комунікації.

Обєкт дослідження: архівні установи.

Предмет дослідження: роль архіву як центру документно-інформаційної комунікації.

 

 

 

 

   РОЗДІЛ 1  АРХІВ ЯК ЦЕНТР ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ

                                             КОМУНІКАЦІЇ

                                1.1 Напрями діяльності архіву

     Архів, як центр документно-інформаційної комунікації відносять в блок соціальних інститутів, що займаються збором, зберіганням, упорядкуванням соціальної інформації і забезпеченням її для суспільного використання.

     Архівна установа – це спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи. Архівні установи у своїй діяльності керуються Основами законодавства України про культуру, Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, іншими законодавчими актами, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів місцевих державних адміністрацій.

     Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” в нашій державі функціонує досить струнка система архівних установ. Державні архіви складають фундамент галузі і виконують її основні функції: збирають, ідентифікують, описують та класифікують документи, забезпечують їхнє зберігання, реставрацію і організують користування документами. [2]

     Організація  діяльності державних архівів  полягає в:

• Реалізації державної політики у архівній справі;
• Координуванні діяльності державних органів влади, підприємств з питань архівної справи та діловодства;
• Забезпеченні державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування та використання документів;
• Виконанні запитів громадян.

     Слід зазначити,  що державні архіви поділяються на: архіви для постійного зберігання документів (центральні, галузеві, обласні, самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек) та архіви для тимчасового зберігання документів (архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ та організацій).

     Державні архіви з постійним складом документів мають різний статус. Центральні – є профільними науково-методичними центрами. Вони займають провідне місце, оскільки комплектують, зберігають і забезпечують користування документами тієї частини НАФ, яка становить державну власність та найбільшу історичну цінність.

     Також важливе місце в системі архівних установ належить галузевим державним архівам, що забезпечують облік та зберігання науково-технічних, геологічних, метеорологічних, картографічних та інших спеціальних видів архівних документів, які потребують особливих умов зберігання та використання. Статус державних галузевих архівів дістали архіви Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України по гідрометеорології, Державного картографо-геодезичного фонду України, документи яких мають певну специфіку. [10]

     Стаття 10 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” присвячена державним архівним установам Автономної Республіки Крим, які віднесено до місцевих державних архівів. Такий статус мають державні архіви областей та їхні філіали, міські державні архіви та архівні відділи районних державних адміністрацій. Головна функція їх полягає в зберіганні архівних документів місцевого походження та в наданні необхідної архівної інформації установам і громадянам.

     Окрему групу в системі архівних установ України становлять архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв, бібліотек. Серед них Архів Національної академії наук України, відділи рукописів окремих музеїв, Інститут рукопису Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського та ін. [10]

     Найчисленнішою групою архівних установ є архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій. Їх особливість полягає в тому, що вони комплектують документи для тимчасового зберігання, які використовуються в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Основними завданнями архіву є [7]:

• Приймання від структурних підрозділів установи та  зберігання архівних документів;
• Контроль разом зі службою  діловодства  стану  зберігання  та правильності   оформлення  документів  у  структурних  підрозділах установи;
• Участь у  складанні та погодженні зведеної номенклатури справ установи, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
• Ведення державного обліку документів Національного  архівного фонду  та  подання  відомостей  про  їх  кількість за встановленою формою відповідній  державній  архівній   установі, архівному відділу міської ради;
• Проведення попередньої  експертизи  цінності  документів,  що перебувають   на  зберіганні,  складання  та  подання  на  розгляд експертної  комісії  (далі  -   ЕК)   установи   проектів   описів документів,  унесених  до  Національного  архівного фонду,  описів справ тривалого  (понад 10  років)  зберігання,  описів  справ з особового  складу  працівників установи та актів про вилучення для знищення документів,  що не віднесені до  Національного  архівного фонду;
• Створення та вдосконалення довідкового  апарату  до  архівних документів;
• Організація в    установленому     Держкомархівом     порядку користування   архівними   документами,   що   належать   державі, територіальним  громадам,  видавання  архівних   довідок,   копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;
• Підготовка і  передання  документів  Національного  архівного фонду   до  відповідної  державної  архівної  установи,  архівного відділу міської ради;
• участь у    заходах   з   підвищення   фахової   кваліфікації працівників установи, які відповідають за роботу з документами.

     Після завершення термінів тимчасового зберігання документи, що за своєю цінністю входять до НАФ, передають на постійне зберігання до центральних, галузевих або місцевих державних архівів, у т.ч. кінофотофонодокументи.

     Систему архівних установ представляють також архіви та архівні підрозділи об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності. Чисельність архівних установ, заснованих на недержавних формах власності, неухильно зростає в міру здійснення економічних реформ, розвитку приватного підприємництва, утворення нових громадських об'єднань, політичних партій. [10]

     Тобто, можна  виділи такі загальні функції  на сучасному етапі (послідовність функцій виокремлено не за значимістю) [4]:

1) управлінсько-організаційну (організація планування, обліку та звітності архівів);

2) науково-методичну (проведення науково-методичної роботи, впровадження в практику роботи архівних установ досягнень науки, координація науково-дослідницької та методичної роботи в галузі архівознавства і документознавства);

3) комунікативну (обслуговування користувачів, взаємодія архіву зі спорідненими соціально-комунікаційними структурами, інтеграція архіву до сучасного соціально-комунікаційного середовища);

4) документальної пам'яті;

5) освітню.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                            1.2 Наукова комунікація в архівах

     Отже, архів являє собою один із центрів зберігання і передавання у часі та просторі ретроспективної інформації, а також є соціально-комунікаційною структурою наукових комунікацій.

     «Наукова комунікація — процеси цілеспрямованої комунікаційної взаємодії у сфері науки. Основними ознаками системи наукової комунікації є існування об'єкта, елементів, структури (взаємозв'язків між ними) та цілісності, які забезпечують функціонування системи як єдиного цілого. Основними складовими системи є інституціональні структури, комунікаційні засоби, які включають у себе канали, рівні й засоби комунікації, забезпечуючи транспортування та сприйняття інформації» [11, с. 218-219].

     Слід зазначити  що архів є однією з найважливіших  частин кожної установи. Адже, саме до архіву передають на зберігання цінні та соціально значущі документи, що вже перестали виконувати свою безпосередню функцію, заради якої й були створені. Для історії зокрема та для науки загалом ця складова має непересічне значення. Саме через процес соціальної та наукової комунікації архівних установ можливе донесення до широкого загалу маловідомої ретроспективної інформації. Архів у своїй повсякденній діяльності виконує наукові запити, що стимулює процес обміну інформацією, думками та зауваженнями між дослідниками різних галузей знань та наукових дисциплін. До архівних установ звертаються за довідками організаційно- управлінського типу, наприклад, щоб реконструювати етапи розвитку того чи іншого підприємства. [3]