Архівна комунікація та її документно-комунікаційна складова

     Узагалі, на міжсистемному рівні взаємодії комунікації архівних установ, з одного боку, та юридичних осіб (підприємств, установ, організацій, фірм будь-якої форми власності) — з іншого, можна віднайти наступну взаємодію: архів, за відповідним запитом, задовольняє організаційно-управпінські потреби, а установи, згідно із сучасними нормативно-правовими вимогами, через експертизу цінності документів передають на зберігання до архівних установ власні документи. Взаємодія архівних установ з джерелами комплектування є невід'ємним аспектом їх соціально-комунікаційної діяльності.

          Достатньо широкий спектр взаємодії демонструють нині архіви й освітні заклади, зокрема вищі навчальні заклади. На базі архівів студенти пишуть курсові та дипломні роботи, широко використовують ретроспективну інформацію здобувачі, аспіранти та докторанти, дослідники загалом. Читальні зали архівів щороку відвідують до 25 тис. дослідників [1]. Ще одним аспектом «спілкування» в процесі соціальної комунікації студентів з архівними установами можна назвати екскурсії. Більшою мірою це стосується студентів профільних вузів, які обов'язково вивчають архівознавчі дисципліни.

     Учений Ю. М. Столяров досліджував зв'язок архіву як соціальної системи з іншими документальними структурами, такими як бібліотеки та музеї, [12]. Він зазначав, що архів як соціальна система й установа тісно пов'язаний з бібліотекою. Оскільки цей зв'язок є двостороннім. З одного боку, діяльність архіву базується на бібліотечному фонді. У свою чергу, в бібліотечному фонді представлена правова, довідкова література з архівної справи й узагалі все необхідне для повноцінної архівної діяльності. Результати науково-дослідної діяльності архіву публікуються, і ці публікації поповнюють бібліотечні фонди.   Архіви також слугують джерелами музейних розвідок, таким чином вони допомагають їм у науковій діяльності. Архів також є складовою і будь-якого музею як установи. Значна частина документів, яка відбиває підсумки функціонування музею, передається на зберігання до архівного фонду країни [12. с. 114-115]. Слід зазначити, що комунікаційну функцію в архівних установах виконує їх науково-довідковий апарат ( тобто вторинна документальна інформація — архівні довідники, міжархівні довідники, міжфондові довідники, архівні описи, путівники по фондах архіву, огляди архівного фонду, архівні покажчики, архівні каталоги та ін.). Спільна взаємодія архівів, бібліотек та музеїв сприяє кращій організації виставкових заходів, які, на сьогоднішній день, є одним із дієвих способів презентації документної інформації в процесі соціально-комунікативної роботи цих систем.

     У процесі розвитку наукової комунікації в архівній сфері в контексті наповнення Національного архівного фонду досвід провідних країн Західної Європи та США також може бути корисним. Наприклад, у Канаді та США останнім часом набули поширення архіви так званої «усної історії». Центри «усної історії» при університетах, бібліотеках, музеях, державних установах, приватних організаціях фіксують на аудіоформатах цікаві інтерв'ю з представниками різних верств суспільства: від політичних і державних діячів до пересічних службовців, студентів, представників національних меншин. Такі форми спілкування є досить актуальними в процесі здійснення комунікації між сучасними архівами та громадськістю. Таким чином, через документні ресурси архівів, бібліотек та музеїв відбуваються процеси взаємодії цих соціально-комунікативних структур.

     Стосовно засобів масової інформації в процесі соціальної та наукової комунікації архівних установ на міжсистемному рівні, слід зазначити, що співпраця з теле- та радіостанціями через проведення тематичних бесід, інтерв'ю, репортажів, прес-конференцій привертає увагу до архівних установ широких кіл громадськості, популяризує архівні документи та налагоджує дієві форми соціальної комунікації архівних установ. І на сьогоднішній день роль ЗМІ у системі наукових комунікацій не зменшується.

     Екскурсії,  лекції,  доповіді  про  зміст   документів архіву  проводяться відповідно  до плану його роботи,  попередньо визначаються тематика,  склад слухачів,  час і місце проведення, тривалість заходу.

     Документальні   публікації   готуються   архівом,   як правило, у вигляді добірок документів,  що публікуються у наукових відомчих  та  масових  виданнях.  В  окремих  випадках  архів   за допомогою  відповідного  державного  архіву  може  видати  добірку документів з історії установи  або  спільно  з  іншими  установами взяти участь у підготовці тематичного збірника документів.

     В Україні активним каналом наукової комунікації є провідні періодичні видання документознавчої та архівознавчої тематики — «Архіви України», «Студії з архівної справи та документознавства», «Вісник Державного комітету архівів України», «Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія», «Бюлетень Галузевої служби науково-технічної інформації» та ін.

     Через ці комунікаційні канали зв'язку дослідники й учені обмінюються думками, визначають актуальні шляхи розвитку архівних установ та Національного архівного фонду, надають громадськості вичерпну інформацію про архівну спадщину. Якість подання матеріалу забезпечується відбором публікацій та рецензуванням, концентрацією наукової інформації через поєднання в рамках одного видання бібліографічної, фактографічної інформації, цитування та ін. [3]

     Також слід  окреслити внутрішньосистемну, корпоративну наукову комунікацію архівних установ України. На веб-порталі «Архіви України» розміщено галузеві програми та проекти, які здійснюються системою архівних установ України: «Архівна україніка», «Архівні зібрання України», «Архівні установи України», «Анотовані реєстри описів фондів державних архівів», «Національний реєстр утрачених та переміщених архівних фондів», «Реєстр розсекречених архівних фондів» та ін. [5]. Реалізація цих галузевих програм зі створення Національного електронного фондового каталогу, електронного комплекту описів архівних фондів, повнотекстова публікація текстів архівних документів у режимі он-лайн прискорить входження архівної спадщини України документів у режимі он-лайн прискорить входження архівної спадщини України до світового науково-комунікаційного простору.

     Відомо, що ще 2000 р. програми поцифрування в бібліотеках та архівах проголошено складовою стратегії ЮНЕСКО щодо «вільного обміну знаннями й інформацією і вільного доступу до них», а у 2003 р. Генеральна конференція ЮНЕСКО прийняла Хартію про збереження цифрової спадщини.

     У контексті розгляду наукової комунікації архівних установ чільне місце належить міжнародному співробітництву, взаємодії та обміну інформацією на міжнародному рівні. З 1956 р. архівні установи України є членами Міжнародної ради архівів (МРА) — міжнародної неурядової організації, яка має дорадчий статус в ЮНЕСКО. Упродовж 1996-2000 рр. представники України входили до складу Виконкому Міжнародної ради архівів. Координаційного бюро європейських програм (ІСА/ЕШ) та Комітету з інформаційних технологій (ІСА/СІТ). Держкомархів України бере участь у кількох міжнародних архівних програмах, зокрема:

• «Пам'ять Світу», що реалізується під егідою ЮНЕСКО і має на меті збереження найвизначніших культурних пам'яток людства;
• «Відновлення Пам'яті Польщі», що здійснюється Радою Європи й Міжнародною радою архівів з метою відновлення архівних зібрань Польщі, втрачених у період її бездержавного існування (1772-1918);
• Спільна архівна спадщина країн та народів Центральної і Східної Європи;

     Двосторонні міжгалузеві угоди про співробітництво в архівній сфері укладено з державними архівними службами та національними архівами Австрійської Республіки, Республіки Білорусь, Республіки Болгарія, Республіки Вірменія, Естонської Республіки, Республіки Казахстан, Республіки Грузія, Латвійської Республіки, Литовської Республіки, Республіки Молдова, Республіки Польща, Російської Федерації, Румунії, Турецької Республіки, Федеративної Республіки Німеччина, Угорщини, Сербії та Чорногорії, Чеської Республіки.

     Спеціальні угоди про співробітництво укладено Державним комітетом архівів України з окремими зарубіжними архівними, музейними інституціями та міжнародними товариствами: Центральним архівом МВС Республіки Польща, Центральним державним архівом історії єврейського народу (Ізраїль), Американським меморіальним музеєм Голокосту (США), Генеалогічним товариством Юта (США), об'єднанням «Саксонські меморіали», Конференцією з єврейських майнових претензій до Німеччини тощо. [3]

                              1.2.1 Електронна комунікація

     Окремо слід  згадати про електронну комунікацію  в архівній сфері. Електронна комунікація базується на супутниковому радіозв'язку, мікро- електронній та комп'ютерній техніці, оптичних засобах запису. Один з найбільш важливих феноменів, породжених комунікаційної революцією ХХ ​​століття - Глобальна інформаційна мережа - Інтернет (World Wide Web = WWW) [9].

     Шемаєва називає такі основні принципи електронної комунікації:

• електронний сигнал як новии тип письмового повідомлення;
• віртуальність комунікації;
• дистанційність учасників системи наукової комунікації;
• опосередковані сть зв'язку між учасниками комунікації;
• статусна рівноправність при здійсненні електронної комунікації;
• наявність засобів для виділення актуальної інформації (гіпертекст, мультимедіа);
• можливість поєднання статичної і динамічної інформації;
• можливість одночасного звернення до декількох каналів [13, с. 199].   

     Зазначені основні принципи електронної комунікації поступово застосовують архівні установи України. На жаль, рівень використання не завжди на якісному рівні, що цілком можна пояснити недостатніми фінансовими ресурсами галузі. Архіви України поступово використовують телекомунікаційні можливості Інтернет-простору для обслуговування відвідувачів у режимі теледоступу, пошуку необхідної інформації в електронних базах даних, розвитку професійних контактів зі співробітниками вітчизняних та зарубіжних архівів через використання електронної пошти, передплати на тематичні листи розсипки. Списки розсипки мають тематичну спрямованість. Переважна більшість списків надають доступ до своїх архівів.

     Такі архіви часто розміщують на веб-сайтах організаторів. Деякі з них мають пошукові системи за ключовими словами, назвами, іменами тощо. З метою вдосконалення інформаційної соціальної та наукової комунікації архівних установ цілком доречною є можливість посилань на архіви списків розсипок на ключових веб-сайтах архівних установ. За даними Держкомархіву України, його веб-портал щороку відвідує більше 830 тис. віртуальних користувачів [1].

               1.3 Особливості обслуговування користувачів

     Можна сказати, що однією з основних функцій всіх соціальних інститутів є обслуговування користувачів.

     Обслуговування – це діяльність інформаційних структур з метою надання документної інформації та інших послуг.

     За статистичними даними Інтернет-сайта «Архіви України» (Офіційний веб-сайт Державного комітету архівів України), щороку архівні установи України виконують понад 400 тис. запитів [1]. Цей аспект роботи архівів є дуже важливим, оскільки, з одного боку, реально корисним, з іншого — підвищує рівень довіри до архіву як надійного зберігача необхідної інформації, а, найголовніше, — як до установи-коммуніканта.

     Архів  забезпечує  для громадян України,  іноземців та осіб без  громадянства,  що  перебувають  в  Україні  на  законних підставах, вільний доступ до документів з відкритою інформацією та архівних довідників і баз даних до них з часу  надходження цих документів  на  зберігання  до архіву чи з часу створення в архіві цих довідників та баз даних. [7]

     З метою інформаційного обслуговування  користувачів  архіві  функціонує  сектор  користування документами з відповідним технічним обладнанням - дільниця  інформаційно-пошукових  систем, дільниця  видавання  документів,  читальний  зал,  зал для читання мікрокопій, зали для прослуховування або перегляду аудіовізуальних документів,   тимчасове   сховище.   Розпорядок   роботи   сектору користування  документами   встановлюється   наказом   керівництва архіву, виходячи із кількості відвідувачів та інших чинників.

     Архів ознайомлює  користувачів  з  правилами  та  розпорядком роботи сектору користування документами,  переліками інформаційних послуг,  що  надаються  безкоштовно  та за плату,  інформацією про вартість платних послуг,  порядок їх надання та  оплати,  а  також повідомляє  користувачів  про підстави і період обмеження доступу, видавання і копіювання документів. [6]

     З метою створення умов  для роботи  користувачів  з документами   в   архіві   функціонує   читальний   зал.  Видавати користувачам  документи  для  роботи  поза   приміщеннями   архіву забороняється.

     Дозвіл  на  роботу  користувачів  в   архіві   дається керівником  установи  на  строк до 1 року.  Для продовження строку роботи користувач оформлює новий лист або заяву. [7]

     Архів  на  підставі замовлення у певній кількості та на визначений строк  надає користувачеві  за  темою  його  роботи  копії  документів  з фонду користування,  а в разі їх  відсутності  -  оригінали  документів, довідковий апарат до них,  видання з бібліотечного фонду архіву, а також у виключних випадках за згодою керівництва архіву – облікові документи (справи фондів, реєстри описів).