Анализ документооборота на примере ОАО «Нефтьмонтаж»

  Номенклатура  дел:

• закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
• систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• служит основным учетным документом в   текущей работе с документами;
• является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

  При  формировании документов в дела  используются признаки заведения  дел, это:

  -номинальный;

  -предметно-вопросный;

  -авторский;

  -корреспондентский;

  -географический;

  -хронологический.

  Номинальный признак - это название разновидности  документа: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

  Предметно-вопросный - при формировании дела берут за основу содержание: докладные записки, акты, рекламации и т.д.

  Авторский   - группировка в дело одного автора.

  Корреспондентский признак - переписка, где указывается  корреспондент и раскрывается содержание вопроса.

  Географический   - переписка с несколькими корреспондентами, которая осуществляется по географическому признаку.

  Хронологический  - группировка документов за какой-либо определенный период.

  Документы   формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и необходимо соблюдение следующих требований:

  1. раздельно группируются:

  документы постоянного и временного    сроков хранения; подлинники и копии  документов; годовые, квартальные и  месячные планы и отчеты; утвержденные документы и их проекты;

  2. в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

  3. документ, помещенный в дело, должен быть оформлен по гос. стандартам и нормативным актам;

  4. Каждый подшиваемый   в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

  5. В дело формируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, которые не закрываются по окончании года, например, личные дела сотрудников;

  6. Толщина одного дела не должна превышать 4 см;

  7. Приложения к документам должны присоединяться к тем документам, к которым они относятся, независимо от даты их составления или утверждения;

  Документы в деле располагаются в следующем  порядке: основной документ и относящиеся  к нему приложения, затем в хронологическом  порядке идут документы, возникающие  по мере решения вопроса.

  Неисполненные документы, дублирующие, разрозненные экземпляры, подлежащие возврату в  дело не подшиваются.

  2.5. Подготовка и передача  дел в архив

 

  По  окончании делопроизводственного  года к номенклатуре дел составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве   заведенных дел по группам со сроками хранения.

  Это делается для определения сроков хранения на основе оценки и информационной ценности документа.

  Для проведения экспертизы ценности документов и для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб и других вопросов, создаются постоянно действующие комиссии \ЭК\.

  Экспертная      комиссия      действует      на      основании      Положения, утвержденного руководителем.

  Экспертиза  ценности документов постоянного  и временного  сроков хранения  проводится ежегодно. По ее результатам составляются описи дел для постоянного и временного сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

  Опись дел -   это   учетный   документ,   обеспечивающий   оперативный поиск    документов,     составляется     в     3-х    экземплярах:     один    для ведомственного архива, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, третий остается на предприятии.

  Предархивная подготовка делится на две процедуры: оформление и описание дел.

  Полное  или частичное оформление зависит  от сроков хранения документов:

  дела  свыше 10-летнего срока хранения подлежат полному оформлению;

  дела  до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению.

  Полное  оформление дела: -перегруппировка  документов дела в прямой хронологической  последовательности с января по декабрь;

  -нумерация  листов в правом верхнем углу  арабскими цифрами;

  -составление  внутренней описи для ценных  бумаг;

  -составление  заверительной надписи дела;

  -подшивка  в твердую обложку темную из  картона на 4 прокола с веревочными  завязками или переплет;

  -внесение  необходимых изменений дела в  реквизиты обложки.

  В случае отсутствия ведомственного архива на предприятии обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечает за сохранность документов и своевременную сдачу ее в госархив.

  В случае прекращения деятельности предприятия, отсутствия условий для хранения документов, по желанию самой организации  или ее нестабильности, организация может сократить срок хранения в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. 
 
 

  Заключение

 

  Итак, движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

  Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

  Распорядительные  документы издаются руководителем  организации. Приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения оформляются на общих бланках и подписываются генеральным директором, а в его отсутствие исполняющим обязанности генерального директора.

  Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимается коллегиальным  органом - учредительным собранием.

  Распоряжение - издается руководителем предприятия, имеет властный характер и является обязательным для исполнения тем, кому оно адресовано. Распоряжения делятся на две группы: общего длительного действия и касающегося конкретного вопроса или отдельного случая.

  Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации носит информационно-справочный характер. К ним относятся служебные письма, акты, справки, телеграммы и т.д.

  Служебные письма оформляются на бланках организации  с обязательными реквизитами. Визируются генеральным директором и исполнителем. В организации заключается очень много договоров с контрагентами, поэтому существуют так называемые договорные письма, их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров. Большая часть информации передается по факсу, он удобен, поскольку со скоростью телефонограммы может передать любой текст со всеми его особенностями. Оригиналы писем отправляются по почте. На входящих документах проставляются отметка о поступлении и резолюция руководителя предприятия. Исходящая и входящая корреспонденция регистрируется в электронном журнале. Вся корреспонденция хранится в отдельных папках. Подшивка в папки документов производится в хронологическом порядке (по дате регистрации секретарем).

  Для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках составляются справки. По вопросам производственной деятельности справки оформляются на специальных бланках изготовленных в типографии, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её написания. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяется печатью.

  В целом вся служебная документация на предприятии ведется в соответствии с нормами и требованиями, предъявляемыми различными ГОСТами и инструкциями по делопроизводству.

  В итоге можно отметить, что контроль за исполнением документов на предприятии  далеко не совершенен.

  В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов:

  недостаточно  развит автоматизированный контроль на предприятии;

  не  используется система электронной  почты, с помощью которой происходит предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

  отсутствие  регламентации путей прохождения  одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений  деятельности;

  неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);

  несовершенство  технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа равным исполнителям в  процессе выполнения одной и то же операции.

  Необходимо  во первых, срочно совершенствовать автоматизированные технологии, т.к. использование автоматизированных технологий значительно сокращает  трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

  При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

  справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

  справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

  справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

  справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Список  литературы 

1. Анодина Н.Н. Документооборот в организации.-М.: Изд-во Омега-Л, 2008.-172с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Издание 7-е.- М.: ЗАО «Бизнес – школа», 2008.
3. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо.- М.: ИНФРА-М, 2007.-212с.
4. Делопроизводство в кадровой службе. – 4- е издание / Под ред. А.В. Верховцева.- М.: ИНФРА, 2001.
5. Красавин АС. Секретарь руководителя организации и делопроизводство. - М.: ИНФРА-М, 2004.- 104 с.
6. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. Изд. 3-е, исправленное и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007.-232 с.
7. Кузнецова Т. Я Делопроизводство (Документационное обеспечение управления. Изд. 4-е. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006.-408 с.
8. Кузнецова Т.В. Переда дел в архив // Управление персоналом.-2006.-№2.
9. Лопатникова Е.А. Делопроиводство: образцы документов.-М.: Экономика, 2005.
10. Секретарское дело / Под ред. Г.Ю. Касяновой.-М.: АБАК, 2006.-252с.