Анализ документооборота на примере ОАО «Нефтьмонтаж»

  Привилегированные акции общества одного типа имеют одинаковую номинальную стоимость и предоставляют акционерам - их владельцам одинаковый объем прав.

  Голосующей  является акция, предоставляющая акционеру - ее владельцу право голоса либо по всем вопросам компетенции общего собрания, либо по отдельным вопросам, оговоренным в уставе.

  По  решению общего собрания акционеров общество вправе произвести дробление  размещенных акций общества, в  результате которого одна акция конвертируется на две или более акций общества той же категории (типа). При этом в устав общества вносятся соответствующие изменения относительно номинальной стоимости и количества размещенных и объявленных акций общества соответствующей категории (типа).

  Высшим  органом общества являются учредители общества, которые руководят деятельностью  общества в соответствии с законодательством и Уставом. Общее собрание может принимать к своему рассмотрению и решать любые вопросы, связанные с деятельностью Общества. Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом -генеральным директором, он избирается общим собранием участников Общества на срок не менее двух лет. Генеральный директор на основе действующего законодательства самостоятельно определяет порядок найма и увольнения работников, формы, системы и размеры оплаты труда, а также распорядок рабочего дня, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания и т.д. 

  2.2. Организация, основные  этапы  документооборта  в ОАО «Нефтьмотаж» 

  Документооборот - это движение документов с момента  их получения и создания до завершения, исполнения или сдачи в дело.

  Различается три основных потока документации, такие как: входящие - документы, поступающие  из других организаций, исходящие -   документы, отправляемые в другие организации, документы, создаваемые на предприятии внутренние приказы, локальные документы, акты, инструкции и т.п., которые используются в процессе управления предприятием.

  На  предприятии создается служба документационного  обеспечения управлением \ДОУ\, которая  может быть представлена отдельным  сотрудником \например, секретарем-референтом, делопроизводителем или подразделением Канцелярия, общий отдел, секретариат, откуда начинаются этапы документооборота.

  Этапы документооборота подразделяются на;

1. первичную обработку
2. предварительное рассмотрение
3. регистрация
4. рассмотрение руководством
5. передачу на исполнение
6. исполнение
7. контроль за исполнением
8. списание исполненного документа в дело.

  Первичная обработка проводится   работником   службы ДОУ с целью распределения  документов на:

  рассмотрение  руководителем, направление непосредственно в структуры подразделения или конкретным исполнителям.

  Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в службу ДОУ.

  Документы, подлежащие отправке в другие организации  сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.

  На  рассмотрение руководства передаются документы, которые адресованы непосредственно  руководителю организации и документы, содержащие информацию по важным вопросам деятельности предприятия.

  Без рассмотрения руководством передаются по назначению документы, адресованные   в конкретные   подразделения или содержащую текущую оперативную информацию.

  2.3.Регистрация  и контроль исполнения  документов

 

  Регистрация документов - это фиксация факта  поступления или создания документа путем проставления на нем даты, индекса и записью о необходимых сведениях о документе с указанием указанием регистрационного номера в регистрационных журналах или карточках \РКК\.

  Регистрации подлежат все документы для учета, исполнения и дальнейшего использования в различных целях.

  Регистрируются  входящие, исходящие и внутренние документы, регистрация производится однократно.

  Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно. Внутренние документы делятся на группы по видам и также регистрируются отдельно.

  Контролю  подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения документов включает в себя:

  постановку  на контроль,

  проверку  своевременного доведения документа  до исполнителя,

  проверку  и регулирование хода исполнения,

  учет  и обобщение результатов контроля исполнения документов,

  информирование  руководителя.

  Основная  цель контроля исполнения - это обеспечение  своевременного и качественного исполнения документов.

  Взаимосвязь регистрации документа и контроля  исполнения -   сроки, типовые и индивидуальные, которые исчисляются в календарных днях с даты подписания

  Контроль  осуществляют руководители, ответственные  исполнители и служба ДОУ.

  Перенесение срока исполнения может разрешить  руководитель предприятия при наличии уважительных причин, которые должны указываться в  докладной записке от исполнителя.

  Регистрационные формы подразделяются на регистрационные журналы и регистрационно-контрольные карточки \РКК\ в зависимости от объемов регистрируемых документов.

  Регистрационные журналы применяются при небольшом количестве регистрируемых документов, так как на поиск необходимых документов  тратиться много времени, т.к. приходится вести несколько журналов регистрации по входящей, исходящей, внутренней документации, разделив их еще по видам и разновидностям документов. Также по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, т.к. возникает необходимость вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточка.

  Работа  с РКК позволяет более оперативно вести информационно-справочную работу и проводить контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах и это дает возможность создавать несколько справочных картотек и в том числе контрольную картотеку.

  Регистрационно-контрольные  карточки удобны в работе при большом  объеме документов разных видов, РКК  позволяют не производить повторную  регистрацию в подразделениях, т.к. один экземпляр можно передавать вместе с документом исполнителю.

  При ведении карточной системы регистрации документов служба ДОУ должна подготовить к новому календарному году специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

  Формы регистрационных журналов и карточки    определяется службой ДОУ.

  Сроки хранения  различаются на группы:

  дела  со сроком хранения до 10 лет

  дела  со сроком хранения свыше 10 лет

  дела  со сроком хранения «постоянно».

  В итоге можно отметить, что контроль за исполнением документов на предприятии  далеко не совершенен.

  В результате этих исследований выявились  типовые недостатки в организации  движения документов:

  недостаточно  развит автоматизированный контроль на предприятии;

  не  используется система электронной  почты, с помощью которой происходит предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

  отсутствие  регламентации путей прохождения  одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений  деятельности;

  неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);

  несовершенство  технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа равным исполнителям в  процессе выполнения одной и то же операции.

  Необходимо  во первых, срочно совершенствовать автоматизированные технологии, т.к. использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии — только 0,054 ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью¹.

  Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности  работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п.

  Автоматизированный  контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

  При создании (настройке) системы регистрации  рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

  справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

  справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

  справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

  справка (отчет) о количестве выполненных  исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно);

  справка  (отчет)  о движении документов  (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);

  справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

  справка (отчет) о неисполненных исходящих  документах (списочный или количественно);

  справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п.

  2.4. Номенклатура, формирование  дел  и классификационная  схема

 

  Для правильного формирования и учета дел на предприятии составляется номенклатура дел.

  Номенклатура  дел   - это перечень заголовков дел со сроками хранения, в который  включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия. Номенклатура дел разрабатывается специалистом, который несет ответственность за работу с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с начала января следующего календарного года.

  Номенклатура  дел составляется по форме и включает в себя нижеследующее:

• наименование предприятия
• наименование вида документа дату
• индекс
• место составления
• гриф утверждения
• заголовок
• текст
• подпись
• гриф согласования.