Анализ документооборота на примере ОАО «Нефтьмонтаж»

  Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительней власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

  При рассмотрении документов руководителю следует соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку документов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевременного и ответственного исполнения:

  не  задерживать документы, а тем  более не оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (как исключение - на следующий день) возвращены. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время;

  не  принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций - документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации;

  служба  ДОУ должна быть уведомлена о том, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции (в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов);

  при необходимости использования документа  в будущем для руководителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов, однако стремление к созданию «архива» дополнительных копий проходящих через руководителя документов свидетельствует о его сомнении в эффективности работы службы ДОУ.

  Для информирования о содержании резолюций  руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.

  В учреждениях, в которых документы  рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию¹.

  Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка».

  После введения в информационно-поисковую  систему всех необходимых сведений о поступивших документах, т. е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового — первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

  При внедрении автоматизированной системы  регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

  1.3.   Исполнение документов

  При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т. е. работа с документами их непосредственных исполнителей.

  Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

  Исполнитель знакомится с документами вдень  их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.

  Если  исполнение документируется, исполнитель  готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель  должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу документов и действующих нормативных актов.

  Проект  документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

  После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.

  По  номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется вдело вместе с ответным документом.

  На  документ, рассылаемый более чем  в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение (без указания «копия»).

  В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

  Если  исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

  Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

  Если  исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей (например, конфиденциальный документ), им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

  В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.

  Исполнитель должен иметь в своем распоряжении ил и ему должна быть предоставлена возможность пользоваться стандартами на документацию, классификаторами технико-экономической и социальной информации, номенклатурой дел, информационными ресурсами (в рамках его компетенции), инструкцией по делопроизводству, справочниками, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т. д.

  1.4.Порядок  движения документов

  Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.

  Однако  это не значит, что организация документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

  Проектирование  рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например:

  исключение  или крайнее ограничение возвратного  движения документов;

  однократность пребывания документа в одном  структурном подразделении или у одного исполнителя;

  пребывание  документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

  параллельное  выполнение различных операций в  целях сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

  передача  учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

  необходимость предусмотрения всех возможных вариантов движения документов.

  Вычленение  из системы документооборота конкретных технологических операций может осуществляться только на основе анализа его структуры. Естественно, что само структурирование должно иметь прикладное прагматическое значение, поскольку только в таком случае оно может получить реальное применение.

  Поскольку документная информация имеет ценность только в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то

  информацию, существующую «сама по себе» и  не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом¹.

  При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документе поток, документационный технологический процесс.

  В предыдущем разделе была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов прежде всего по направлениям документе потоков:

  документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;

  документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.

  Но  основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток. Основными управляемыми параметрами документопотока являются:

  содержание  или функциональная принадлежность;

  структура;

  режим документопотока;

  направление документопотока и его объем.

  Содержание  документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

  Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

  Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

  Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой ДОУ контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

  Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. д.

  Решающими при оценке и организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый поток в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем вновь распадаются, расходясь по исполнителям.