Содержание 
 
 

  Введение…………………………………………………………………………..3

  Глава 1. Организация  документооборота на предприятии 

  1.1.Понятие  документооборота. Экспедиционная  обработка документов, поступающих  в организацию………………………………………………………..5

  1.2. Предварительное  рассмотрение документов в службе документационного обеспечения…………………………………………………………………………...9

  1.3.Исполнение  документов……………………………………………………...12

  Глава 2. Анализ документооборота на примере  ОАО «Нефтьмонтаж»

  2.1. Краткая  характеристика  ОАО «Нефтьмонтаж»……………………………21

  2.2. Организация,  основные этапы  документооборта в ОАО «Нефтьмотаж»...24

  2.3.Регистрация  и контроль исполнения документов в ОАО «Нефтьмотаж»....26

  Заключение………………………………………………………………………..30

  Список  литературы……………………………………………………………….33

      Введение

 
 

  Актуальность  этой темы связана с важнейшей  ролью документооборта  в развитии и укреплении организации.

  Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документе, но и скорость этого движения.

  Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

  Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения.

  Установление  порядка движения документов, или  управление документацией организации  заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

  Цель  курсовой работы – исследовать организацию документооборота на предприятии.

  Объектом  исследования при написании данной работы послужила действующая практика в ОАО «Нефтьмонтаж».

  Предметом исследования стали особенности  и пути совершенствования документооборота на предприятии.

  Основные  задачи решаемые в данной работе следующие:

1. Рассмотреть: понятие документооборота и экспедиционную обработку документов, поступающих в организацию;
2. Исследовать порядок исполнения и движения документов;
3. Проанализировать организацию  документооборота на примере ОАО «Нефтьмонтаж».

  Глава 1. Организация  документооборота на предприятии 

  1.1. Понятие документооборота. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию 

  Соответственно  масштабам движения документов может  быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

  Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, исходя из прагматических соображений рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов. По определению, документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

  Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы (вопросы регистрации документов выделены в самостоятельный раздел):

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. организация рационального движения документов внутри организации;
4. экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

  Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

  Более предпочтительной справедливо считается  централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, — это позволяет повысить производительность труда, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов.

  При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения создания полноценной информационно-поисковой системы и их учета этому же лицу должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях, оказавшимися в конкретном случае в роли курьера), так как цель первого этапа — зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.

  Этому сотруднику для обработки должна передаваться вся корреспонденция независимо от адресата. Заказная и конфиденциальная корреспонденция также проходит экспедиционную обработку.

  При необходимости сотрудник, принимающий  информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается (как и в документах, полученных по проводной связи) точное время их получения.

  В нерабочее время при наличии  дежурных работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности.

  При получении корреспонденции прежде всего должны быть проверены правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов и наличие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту. Но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающихдокументов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.

  Не  вскрываются в экспедиции и передаются адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, атакже корреспонденция, адресованная общественным организациям.

  При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

  в полученных документах нет обратного  адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

  в документе не проставлена дата и  ее приходится устанавливать по почтовому  штемпелю¹;

  получена  доплатная корреспонденция;

  полученный  документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) гриф «Лично» отсутствует.

  На  всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве — в течение месяца.

  Для удобства и точности нумерации корреспонденции  применяют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них использованные номера и (или) добавляя место хранения документа или его копии (номер дела). Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и, при необходимости, внутренних документов.

  Если  корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

  На  документах, подлежащих централизованному  хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

  Если  документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа.

  При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступления и дата получения, по желанию организации дополняемые подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.

  Экспедиционная  обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

  Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

  1.2.   Предварительное  рассмотрение документов  в службе документационного обеспечения

  Следующий этап прохождения поступающих в  организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение — оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

  Значительным  резервом сокращения сроков и инстанций  прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

  для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

  не  требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

  Поэтому предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д.

  При рассмотрении поступившего документа учитываются:

  важность  его содержания;

  сложность и новизна поставленных вопросов;

  авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

  реальная  срочность исполнения документа;

  вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет  и др.

  В связи с нечетким разделением  функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.