АИС контроль исполнения документов на предприятии ОАО «О'Кей»

Постановка  документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле — специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль». Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на поле документа, на уровне заголовка.

При ведении  текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой  фирме — секретарь) ежедневно, как  правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости  распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата)» истекает сегодня. При соответствующих  настройках программы список может  автоматически распечатываться  в начале рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной  почты, предупреждение исполнителю  о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер  исполнителя в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют  выводить на экран список документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут чески составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов, создаваемых в автоматическом режиме). Это могут быть: справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные); справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно); справка (отчет) о движении документов (используемых для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю); справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно); справка (отчет) о неисполненных исходящих документах, (списочный или количественно); справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью.

Задача  сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект [7, 28].

Главное условие сокращения объёмов упорядочение документообразования. Основным его методом является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным  методом сокращения неоправданного документопотока  является и повышение  качества самих документов как носителей  нормативной и  иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен содержать только необходимую информацию, чётко трактовать сущность решения и определить реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решён вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован. Имея задачу сокращения расходов ресурсов, в том числе экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счёт значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замена её экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки). [6, 82]

Реальным  методом сокращения объёмов документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобится этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадёжный, а главное длительный поиск. В результате объёмы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своём рабочим столе по сети. Бумажный документооборот в ряде случаев может быть заменён использованием телефонной связи и личной договорённости. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обстоятельство, обещание, высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, демонстрирующего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции крепости «честного купеческого слова», заимствование международных традиций и обычаев высокого доверия к документу.

Уменьшение  физического размера  документов — существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, среди руководителей бытует мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов и с полем подшивки 2 см менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора, и т.п. Согласно современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени уважения к адресату. Объём текста может сокращаться за счёт применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%.0бъёмные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливают с заменяемыми страницами, что позволит внести значительную экономию средств при их переработке. При подготовке документов оперативного характера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах, писать ответы на самом запросе, принимать резолюцию в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшать информационный шум в текстах документов и т.п. Как отмечалось ранее, документооборот совершенствуется путём рационализации и сокращения количества применяемых форм документов: организации их скорейшей доставке; введение практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применение средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов.

Важное современное  средство совершенствование документооборота - компьютеризация операций составления  и обработки документов: технические  средства должны уменьшаться на тех  участках и такой производительности, которые позволяют получить экономический  эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом, в то же время без сканера введение в базу данных полнотекстовых документов слишком трудоёмко. При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и всё большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях [12, 78].

Заключение

Контроль исполнения задания — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении  своевременного и качественного  исполнения поручений и решения  вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и  контроль за сроками исполнения задания.

Создание в  нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования  обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием  рациональных, конкретных правил и  процедур их функционирования, в том  числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности  рациональное управление документацией  может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом  его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих  должностных лиц составлять и  оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с  документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию  телефонных разговоров и т.д. Все  это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 

1. Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 

2.   ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

3. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28

4. Постановление  Правительства Российской Федерации  от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об  упорядочении изготовления, использования,  хранения и уничтожения печатей  и бланков с воспроизведением  Государственного герба Российской Федерации»

5. Андреева В.И.  Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005

6. Документы  и делопроизводство: Справочное  пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т.  Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2005

7. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Документационное  обеспечение управления). — М.: ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004

8. Ларин М.В.  Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель  – 2003 - №2.

9. Марков В.Н.  Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2003.

10. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2004

11. Составление  и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих  фирм, общественных организаций  и государственных структур./Под  ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е.  — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2003

12.   Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2003

13. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2003

14. http://www.termika.ru 
 

ПРИЛОЖЕНИЯ