АИС контроль исполнения документов на предприятии ОАО «О'Кей»

Рисунок 1 - Форма  регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

После снятия документа  с контроля регистрационно-контрольная  карточка вынимается из сроковой картотеки  и переставляется в справочную, так  как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается  и используется при необходимости  в других справочных картотеках.

В настоящее  время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ). Так например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семейство программных продуктов «ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «На контроле» и др.

С полным описанием  функциональных возможностей системы  «ДЕЛО-Предприятие» можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта. 

1.3 Виды контроля  исполнения документов

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль  действий в системе  управления документами  применяется для  процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или  для организации. Контроль действий может  эффективно применяться  только в том случае, если документ зарегистрирован  в системе управления документами прежде, чем он будет направлен  исполнителям. 

Контроль местонахождения  документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам  для использования в работе, изымается  из системы для уничтожения или  передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются  факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или  подразделениями, даты перемещений  документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно  сложившейся у нас системе  ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей [7, 94].

1.4 Регламентация контроля  исполнения документов  в инструкции по  ДОУ

Основным нормативным  документом, регламентирующим организацию  контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному  обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение  следующие вопросы:

-        кем осуществляется контроль  исполнения документов в организации;

-        какие документы ставятся на  контроль;

-        этапы контроля исполнения документов;

-        сроки исполнения документов;

-        формирование и использование  массива данных, необходимых для  контроля;

-        отражение данных о контроле  в регистрационно-контрольных формах;

-        ведение контроля исполнения  документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие  документа с контроля);

-        основные этапы работы с исполнителями  (проверка хода исполнения, напоминания  о приближении срока исполнения  и др.);

-        обобщение и анализ данных  о результатах контроля исполнения  документов;

-        информирование руководства организации  о результатах контроля и об  исполнительской дисциплине [5, 102].

От того, насколько  детально и полно будет описана  система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация  этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок  контроля исполнения документов и его  технологию, в настоящее время  нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры  от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения  о контроле исполнения документов.

На федеральном  уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений  граждан, нашли отражение в следующих  документах:

-        Регламент Правительства Российской  Федерации (утвержден постановлением  Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

-        Типовой регламент взаимодействия  федеральных органов исполнительной  власти (утвержден постановлением  Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);

-        Типовой регламент внутренней  организации федеральных органов  исполнительной власти (утвержден  постановлением Правительства РФ  от 28.07.2005 № 452).

Однако этими  документами установлены организационные  основы контроля исполнения поручений  и в определенных случаях –  типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в  регламентах не нашел отражения.

Задача данной работы– рассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

-        отслеживание хода исполнения  и фиксация сведений о фактическом  исполнении входящих, исходящих  и внутренних документов, а также  устных распоряжений руководства;

-        обобщение данных о ходе исполнения  документов и его результатах,  доведение этих сведений до  руководства учреждения;

-        выработка предложений об улучшении  организации работы с документами  в учреждении и повышении исполнительской  дисциплины.

Обязанности, права  и ответственность работника, осуществляющего  контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

1.5 Сроки исполнения  документов 

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный  срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки  устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми  актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в  инструкцию по ДОУ организации. Типовой  срок исполнения документа не может  быть изменен.

Индивидуальные  сроки исполнения документов указываются  в тексте документа или резолюции  руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может  только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа  или отменять его имеет право  вышестоящая организация, организация  – автор документа и вышестоящие  контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных  днях:

-        внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

-        поступивших из других организаций  – с даты их поступления;

-        обращений граждан, в соответствии  с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения  обращений граждан Российской  Федерации», – с даты регистрации обращения.

В федеральных  органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших  из вышестоящих органов государственной  власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа. 

Типовой инструкцией  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры  от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний  день срока исполнения документа  приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем  при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем  организации только в сторону  его сокращения.

В поступившем  документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции  устанавливает срок, совпадающий  со сроком, указанным в тексте, или  на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать  срок исполнения можно только в том  случае, если документ поступил в организацию  с опозданием, и времени, оставшегося  до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных  случаях допускается продление  срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может  то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление  срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности  ответственного исполнителя).

Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие  органы или организация – автор  документа.

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются  сроки их исполнения. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: «Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией».

Сроки исполнения могут  быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Другими словами  можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в  масштабах всего государства, отдельных  направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые  сроки их исполнения. Типовые сроки  установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных  актах, ведомственных подзаконных  актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки: