АИС контроль исполнения документов на предприятии ОАО «О'Кей»

-        поручения Президента Российской  Федерации, Председателя Правительства  и Заместителя Председателя Правительства,  содержащие указание «срочно», «незамедлительно»  (или аналогичное), подлежат исполнению  в течение 3 дней с даты подписания поручения;

-        указания Президента Российской  Федерации, Председателя Правительства  и Заместителя Председателя Правительства  с отметкой «оперативно» предусматривают  10-дневный срок исполнения поручения;

-        если срок исполнения в поручении  Президента Российской Федерации,  Председателя Правительства и  Заместителя Председателя Правительства  не указан, оно подлежит исполнению  в течение одного месяца с даты его подписания;

-        запросы, поступающие в соответствии  с законодательством Российской  Федерации из правоохранительных  органов, исполняются в федеральном  органе исполнительной власти  в указанный в запросе срок, а если срок не установлен  – в течение 30 дней; 

-        обращения граждан рассматриваются  в федеральном органе исполнительной  власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Говоря о типовых  сроках исполнения, необходимо отметить, что часть сроков исполнения зафиксировано  в приложении 10 Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), например:

-        письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;

-        протокол разногласий: составление  и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок  и т.д.

Кроме этого  в рамках конкретной организации  могут быть установлены типовые  сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных  актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный  срок исполнения документа  – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Изменение срока  исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

-        типовые сроки – принятием  нового акта;

-        индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая  организация, организация – автор  документа и органы госнадзора [7, 104].

2 Этапы контроля  исполнения документов 

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько  этапов:

-        постановка документов на контроль;

-        проверка своевременности доведения  документов до исполнителей;

-        предварительная проверка и регулирование  хода исполнения;

-        снятие документа с контроля;

-        направление исполненного документа  в дело;

-        учет, обобщение и анализ результатов  контроля исполнения документов;

-        информирование руководства о  ходе и результатах исполнения  документов [8, 134]. 

2.1 Постановка документов  на контроль 

При постановке документа на контроль в верхнем  поле документа справа делается отметка  о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту  отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с  помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления  контроля исполнения документов в регистрационную  форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный  перечень таких данных приведен в  приложении А.

При ведении  контроля с помощью РКК следует  иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй –  для структурного подразделения  – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется  общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении –  контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации  локальной сети электронный вариант  карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно  исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной  формы РКК не установлено, но поскольку  определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может  разработать собственную РКК. Пример РКК приведен в приложении Б.

Из РКК формируется  контрольная картотека, которая  имеет два раздела: «Контролируемый  массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе  РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в  следующем месяце. В начале каждого  месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с  датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных  документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться  по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др. [9, 121].

2.2 Проверка своевременности  доведения документов  до исполнителей

При организации  контроля важно, чтобы исполнитель  получил документ вовремя, поскольку  контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ [12, 193].

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа  направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр  карточки возвращается с указанием  даты и содержания исполнения. Экземпляр  РКК представлен в приложении В.

В течение всего  срока исполнения служба ДОУ регулярно  проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ  напоминает исполнителям о приближении  срока исполнения документа. Напоминание  может быть сделано по телефону или  в виде письменного сообщения (рисунок. 2). Для рассылки напоминаний можно  использовать электронную почту.

ООО «Прогресс»

Служба ДОУ

Напоминание

Ответственному  исполнителю Рябцеву Н.Н.

Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса  от 12.08.2007 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня

Срок исполнения документа – 26.11.2007.

В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам  согласовать продление срока  с Павловым С.С. (тел. 214-33-21).

23.11.2007 

Рисунок 2 - Напоминание в  виде письменного  сообщения

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти устанавливает  порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

-        задания последующих лет –  не реже одного раза в год;

-        задания последующих месяцев  текущего года – не реже  одного раза в месяц;

-        задания текущего месяца –  каждые 10 дней и за 5 дней до  истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о  них фиксируются  в регистрационно-контрольной  форме.

При необходимости  изменения срока исполнения документа  ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока  обращается к руководителю, вынесшему  резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о  продлении срока исполнения документа  с указанием планируемого срока  исполнения документа. В противном  случае документ будет считаться  неисполненным [7, 123]. 

Продлить срок исполнения документа может то должностное  лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях  изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную  форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается  исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о  характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму. проверка своевременности доведения документов до исполнителей [8, 138].

2.3 Снятие документа  с контроля

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется  отметка об исполнении документа  и направлении в дело, включающая:

-        краткие сведения об исполнении  или ссылку на документ-ответ  (дата и номер);

-        отметку «В дело»;

-        номер дела, в котором будет  храниться документ;

-        дату;

-        подпись исполнителя или руководителя  структурного подразделения, в  котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную  форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего  исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью  РКК, карточка исполненного документа  переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма  и процедура исполнения не соответствовали  заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ  уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о  снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации [12, 94].

2.4 Направление исполненного  документа в дело

Копия исполненного документа помещается в дело в  соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в  организацию письмо (от организации  или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ  обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз  в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в  каждое структурное подразделение.