АИС контроль исполнения документов на предприятии ОАО «О'Кей»

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и  необходимы для повышения исполнительской  дисциплины.

Для обобщения  данных о контроле используются различные  формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать  данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем  службы ДОУ организации [7, 201].

2.5 Учет, обобщение и  анализ результатов  контроля исполнения  документов 

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству  организации. Для анализа исполнительской  дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

-        общее количество документов  на исполнении;

-        количество исполненных документов  в срок (%);

-        количество неисполненных документов  или исполненных с превышением  срока (%);

-        причины задержек исполнения  документов.

На основе анализа  этих данных руководство принимает  меры по улучшению исполнительской  дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей  культуры работы с документами [8, 73].

3 Анализ организации  контроля исполнения документов  на примере ОАО «Оранжерейнские Деликатесы»

3.1 Краткая характеристика  ОАО «Оранжерейнские Деликатесы»

ОАО «Оранжерейнские Деликатесы», (Астраханская область, Икрянинский район, поселок Оранжереи, ул. Кирова 29, ИНН 3004005189), зарегистрирован на базе бывшего Оранжереинского комбината, который в свою очередь был создан на мощностях рыбных промыслов существовавших с XIX века.

За период с 2004 по 2006 год ОАО «Оранжереинские Деликатесы» занималось производством и реализацией следующих видов продукции: вяленые лещ и вобла, сельдь соленая, рыба мороженая, филе рыбы частиковых пород, икра частиковая, балычные изделия.

Фирменное наименование предприятия: Открытое акционерное  общество «Оранжереинские Деликатесы».

Место нахождения предприятия и почтовый адрес: 416352, Астраханская область, Икрянинский район, поселок Оранжереи, ул. Кирова 29.

ОАО «Оранжереинские Деликатесы» имеет линейную структуру управления, которая образуется в результате построения аппарата управления только из взаимно подчиненных органов в виде иерархической лестницы. Каждый работник предприятия подчинен только одному руководителю и следовательно, связан с вышестоящим органом через него. В данной структуре разделения системы управления на составные части осуществляются по производственному признаку с учетом степени концентрации и специализации производства, а также технологических особенностей.

Во главе ОАО  «Оранжереинские Деликатесы» стоит генеральный директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности компании, без особой на то доверенности действует от имени компании, представляет ее интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Он также распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками предприятия.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Организационная  схема управления предприятием

3.2 Анализ и проблемы  организации контроля  исполнения документов

В наше время  динамичных перемен в хозяйственной  и социальной жизни общества актуален вопрос автоматизации документооборота в любых подразделениях. В программе  информатизации каждого из них в  качестве одной из основных целей  указано создание информационной системы, обеспечивающей формирование и интеграцию ресурсов, необходимых для управления социально-экономическими процессами. В результате реализации программы  должна быть создана эффективная  информационная система, обеспечивающая возможность принятия оптимальных  управленческих решений на всех уровнях, позволяющая повысить качество и  оперативность реализации принимаемых  решений.

Практически все  процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса  компании необходимо управление документами  на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные  проблемы. Среди общих проблем  управления документированной информацией  в организациях можно выделить:

-        большое количество документов;

-        большое количество сотрудников,  работающих с документами (бумажными  и электронными);

-        сложные схемы согласования документов;

-        территориальная распределенность подразделений;

-        отсутствие информации об исполнении  в реальном времени;

-        поиск документов в рамках  организации затруднен из-за децентрализованной  регистрации и хранения.

Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми.

Недостаток  этой системы — неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневная сводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).

Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы — важная задача службы контроллинга: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках предприятия.

Приведенная выше ситуация с обеспечением руководителей предприятия оперативной информацией обусловлена недостатками организации информационных потоков. Среди типичных недостатков системы информационных потоков российских предприятий следует назвать:

-        дублирование предоставляемой информации;

-        отсутствие релевантной (существенной) информации;

-        отсутствие однозначного распределения  ответственности за документы;

-        несвоевременность предоставления  информации;

-        информация может не доходить  до адресата;

-        после получения информации могут  потребоваться уточнения.

Важной  задачей предприятия становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации. 

Система информационных потоков предприятия должна органично встраиваться в общую систему информационных потоков предприятия, иначе произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им схемы.

Необходим анализ функционирования существующей на предприятии системы информационных потоков на наличие «узких мест», лишних звеньев (для этого у организации должны быть необходимые полномочия). Внедрение системы информационных потоков приводит к перестройке и оптимизации системы информационных потоков — всего экономического документооборота предприятия.

Информация, которая собирается для обработки  и анализа, должна отвечать следующим  требованиям:

-        своевременности, т.е. информация  по затратам, выручке, прибыли  должна поступать тогда, когда  еще имеет смысл ее анализировать;

-        достоверности;

-        релевантности, т.е. информация  должна помогать принимать решения;

-        полезности (эффект от использования  информации должен перекрывать  затраты на ее получение);

-        полноте, т.е. не должно быть  упущений;

-        понятности, т.е. информация не  должна требовать «расшифровки»;

-        регулярности поступления.

Система контроллинга решает свои задачи и в области автоматизации на предприятии. Трудоемкость обработки детализированной информации по центрам затрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты цехов (филиалов, складов, магазинов) сразу требуют автоматизировать их труд, так как для них работа в системе контроллинга — дополнительная нагрузка даже в том случае, если сбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информация собирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать и предоставить информацию службе контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируется обработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчет заработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и контроллинговую работу.

Для создания системы  информационных потоков  необходимо:

-        определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;

-        проанализировать существующий  на предприятии документооборот;

-        разработать новую систему документооборота.

Структура информации включает в первую очередь  классификацию доходов  и видов затрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам).

В процессе анализа  информационных потоков предприятия  служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

Цель  анализа информационных потоков — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод  анализа информационных потоков  — составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления  и условные обозначения отдельных  элементов.

Каждый  информационный поток  — единичное перемещение  информации — имеет  следующие признаки:

-        документ (на чем физически содержится  информация);

-        проблематику (к какой сфере деятельности  предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции,  к закрытию месяца и получению  сводных затрат, к планированию  и т.д.);

-        исполнителя (человека, который эту  информацию передает);

-        периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

На  предприятии выделяют два уровня детализации  информационных потоков:

-        на уровне предприятия детализация  производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между  цехами и службами предприятия;

-        на уровне цеха (подразделения)  предприятия детализация производится  до уровня рабочего места, т.е.  информация передается между  работниками цеха и связанных  с цехом служб. 

3.3 Предложения по  совершенствованию  организация контроля  исполнения документов  на предприятии

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах вышеперечисленных  проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.