Техника делового администрирования

Стремительное развитие компании, инновационная  деятельность требуют проведения постоянной и планомерной работы по поддержанию  квалификационного состава персонала  и определению соответствия работников требованиям рабочих мест.

Для решения настоящей задачи в  компании организован процесс оценки персонала.

Оценка персонала проводится непосредственным руководителем, который оценивает  профессиональный потенциал сотрудника с учетом изменяющихся требований, своевременность и качество выполнения должностных обязанностей, достижение намеченных целей и получение конкретных результатов.

В процессе оценки определяется степень  соответствия работника рабочему месту  и на основе результатов оценки руководитель формирует мнение о дальнейшем развитии сотрудника, переводе на другую должность, обогащению новыми функциями или  в отдельных случаях об увольнении и замене на более квалифицированного специалиста.

В настоящее время на предприятии  проводится ряд семинаров, посвященных  основам построения телекоммуникационных сетей, новым услугам связи, регламенту учета себестоимости, получению  знаний для работы с Интранет-сервером, менеджменту качества, договорной работе и др.

С целью оптимизировать систему  повышения профессионального уровня сотрудников на предприятии предлагается создание отдела управления персоналом. Данный отдел должен включать в себя:

- отдел кадров;

- отдел организации труда и  заработной платы;

- отдел документационного, социального  и корпоративного обслуживания.

Новое подразделение позволит усовершенствовать  и оптимизировать процесс управления человеческими ресурсами для  достижения стратегических задач, стоящих  перед предприятием.

Большое внимание в компании рекомендуется  уделять развитию персонала, а именно внешнему и внутрифирменному обучению, самообразованию, наставничеству, адаптации  работников при приеме на работу и  переводе на новые рабочие места  и др.

Обучение сотрудников компании необходимо проводить, прежде всего, в  интересах развития бизнеса. В то же время организация системы  профессионального развития является важнейшим мотивирующим фактором и  рекомендуется ее использование  в компании для удержания специалистов.

Помимо внешнего обучения можно  использовать методы внутреннего обучения, которое является менее затратным, но при этом высоко эффективным и  легко организуемым методом распространения  знаний среди большого круга сотрудников, позволяющим сделать упор на передачу необходимой информации в доступной  форме и в краткие сроки.

 2 глава. Структура управленческого общения.

 Как правило, в общении  выделяют три стороны: коммуникация, понимая в узком смысле слова  как обмен информацией между  субъектом и объектом управления; интеракция – их взаимодействие, предполагающее определённую форму  организации совместной деятельности; межличностная перцепция – процесс  взаимопознания объектом и субъектом управления друг друга как основа для их взаимопонимания. 

КОММУНИКАТИВНАЯ СТОРОНА.

    В процессе общения субъект и объект управления обмениваются разного рода информацией. Не менее важен также осуществляемый в ходе общения обмен настроениями, интересами, чувствами. Это предстаёт как коммуникативный процесс. Комплекс знаков, используемых в данном случае (речь, жесты и  так далее), направлены на обеспечение исполнения принятого решения. 

 Специфика коммуникативных  процессов проявляется в следующих  особенностях: 

1. В характере процесса обратной связи;

2. Наличии коммуникативных бареров;

3. Наличии феномена коммуникативного влияния;

4. Существование различных уровней передачи информации.

 С точки зрения эффективности  управления, для руководителя очень  важно понимание этих особенностей  и их учёт в повседневной  деятельности.  Кроме того очень важно правильно понимать назначение и уместность следующих знаковых систем: 

 Вербальные средства коммуникации – речь, пара и экстралингвистические системы (интонация, неречевые вкрапления в речь – паузы и так далее)

    Невербальные, или экспрессивные, средства коммуникации – оптико-кинетическая система знаков (жесты, мимика, пантомимика), система организации пространства и времени коммуникации, система «контакта глазами».

   Каждая в отдельности знаковая система являет собой некий рычаг в установлении правильного (корректного), зависящего от ситуации, контакта с подчинёнными, умение влиять на его психику и его внутреннее состояние без непосредственного вмешательства. Невозможно, например, создание доброжелательной и доверительной атмосферы в беседе, если один из её участников своим внешним видом постоянно подчёркивает своё превосходство. В результате нарушается один из основных принципов проведения беседы – создания атмосферы взаимного доверия. Интеллектуальный потенциал подчинённого в таком общении скорее всего не будет использован.

ИНТЕРАКТИВНАЯ СТОРОНА

 В результате взаимодействия  объекта и субъекта управления  решение принимается последним,  то есть вышестоящим. И задача  взаимодействия усложняется тем,  что объект управления должен  её воспринять на уровне побуждения  к действию. Стратегии общение,  избранные руководителем (в большинстве  случаев неосознанно), определяет  стиль общения и управления. . В литературе описаны пять основных типов управляющих в зависимости от направленности руководителя на интересы дела или на заботу о взаимоотношениях с людьми:

1.    «либерал» (максимальное внимание к людям, минимальное внимание к работе);

2.   «организатор» (высокая ориентация на эффективную работу в сочетании с доверием и уважением к людям);

3.   «манипулятор» (умеренное внимание к работе, незначительное внимание к людям);

4.   «пессимист» (незначительное внимание к производству и к людям); 

5.«диктатор» (максимальное  внимание к работе, незначительное  внимание к людям).

ПЕРЦЕПТИВНАЯ СТОРОНА

С точки зрения эффективности  управления, процесс восприятия объекта  и субъекта управления друг другом не являются равноценным. Каждый руководитель понимает, насколько важно сформировать необходимый образ у подчинённого. В менеджменте существует даже такое  понятие как самопрезентация руководителя. Вместе с тем, особенность именно этой стороны делового общения в управлении зачастую не учитывается.

 Межличностная перцепция  – процесс взаимопознания субъектами общения друг друга как основа для их взаимопонимания. Эта сторона управленческого общения включает в себя определённые механизмы взаимопонимания и прогнозирования поведения партнёра.  Важную роль при этом играют коммуникативные барьеры, механизмы психологической защиты личности.

Функции управленческого  общения

   Предмет изучения общения руководителя с подчинённым является многосторонним и неоднозначными.  В процессе взаимодействия субъект и объект управления выполняют сотни различных функций, которые в свою очередь подразделяются на интегральные (охватывающие деятельность организации в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно конкретное общение).

 Для такого аспекта  рассмотрения, как этика делового  общения в управлении, наиболее  важны следующие функции:

1.    Функция социализации. Включаясь в совместную деятельность и общение, молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные умения и навыки, но и учатся быстро ориентироваться в собеседнике, ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также очень важно как в плане межличностной адаптации, так и для осуществления непосредственной профессиональной деятельности. Важное значение имеет приобретаемое при этом умение действовать в интересах коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение к другим сотрудникам.

2.   Контактная функция. Цель этой функции – установление контакта как состояния обоюдной готовности руководителя и подчинённого к приёму и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в форме взаимоориентированности.

3.   Координационная функция, цель которой – взаимное ориентирование и согласование действий различных исполнителей при организации их совместной деятельности.

4.   Функция понимания, то есть не только адекватное восприятие и понимание смысла сообщения, но и понимание партнёрами друг друга (их намерений, установок, переживаний, состояний и так далее).

5.   мотивная функция, цель которой – возбуждение в партнёре нужных эмоциональных переживаний («обмен эмоциями»), а также изменение с их помощью собственных переживаний и состояний.

   Ориентация в этих функциях и умелое пользование ими помогает выявить причины возникающих трудностей при реализации конкретной задачи управленческого общения. Разработка теоретических основ управленческого общения имеет своей целью повышение его эффективности. Поэтому не праздным является вопрос о том, какое управленческое общение мы будем считать эффективным. Иногда эффективность управленческой коммуникации рассматривают с точки зрения достижения целей участниками общения. Но в управленческом общении может быть два и более партнёров, и каждый из них может иметь свою цель, отличную от цели собеседника, а иногда и противоположную. Например, руководитель может ставить своей целью убедить подчинённого в необходимости выполнения какой-либо работы, а подчинённых, в свою очередь, может стремиться отказаться от этого поручения. Цели противоположны и, при отсутствии компромиссного решения, решение для одного из участников будет «неэффективным»..

Жанры общения  руководителя с подчинёнными 

 Руководитель в процессе  своей деятельности проходит  несколько стадий поведения: от  самой жёсткой, категоричной, где  надо проявлять жёсткость и  нежелание идти на компромисс, до самой мягкой, лояльной, где  руководитель становится равным  собеседником без признаков доминирования.  Но следует различать ситуации, где и как надо себя вести.  В следующей таблице приводятся  виды общения, выделенные по  функциональному назначению, или  жанры общения, как их иногда называют.

Функциональные виды управленческого  общения.

Вид общения	Состояние управленческого решения	Направление перемещение информации
Приказ	Управленческое решение принято	Информация поступает от начальника к подчинённому
Беседа	Управленческое решение не принято, имеется необходимость в его выработке. Управленческое решение принято и доведено исполнителю, появилась потребность в дополнительном организационном или морально-психологическом воздействии на подчинённого. Сложились обстоятельства, в которых необходима корректировка ранее принятого и доведённого исполнителю управленческого решения.	Информация идёт в двух направлениях от подчинённого к начальнику и наоборот.
Совещание	Имеется несколько вариантов управленческого  решения, необходимо определить оптимальное.	Информация перемещается в двух направлениях
Отчёт	Управленческое решение принято  и ранее доведено исполнителю	Информация идёт от подчинённого к  начальнику
переговоры	Необходимо принятие или выработка  совместного управленческого решения  двумя и волее субъектами управления.	Информация поступает в любом  направлении, в соответствии с количеством  участников и их статусом.

   Даная таблица не претендует на полноту, она требует дальнейшей доработки. При этом каждый из видов может на практике использоваться в различных формах. Например, приказ может быть доведён в форме просьбы или требования. Вместе с тем, как показывает практика, всё разнообразие задач управленческого общения может быть решено с использованием перечисленных функциональных видов общения, специфику и психологическую основу которых нужно разрабатывать на теоретическом и практическом уровнях.

Культура речи руководителя как психологический  фактор управления.

   Культура речи является интегративной характеристикой, включающей три группы параметров:

1.    содержание сообщения;

2.   форма высказываний;

3.   речевой этикет.

 Оценивая воздействие  речи по содержательной стороне,  обычно выделяют следующие характеристики: насыщенность речи информацией,  логичность, точность, понятность её  собеседнику, целесообразность (уместность).

  Информативность речи зависит прежде всего от новизны и важности или ценности для слушателя сообщаемых фактов. Она существенно повышается в зависимости от способности говорящего к анализу и обобщению, которые особенно важны, так как всегда присутствуют в общении руководителя и подчинённого. Информативность речи существенно зависит от полноты раскрытия основной мысли, её иллюстрации необходимыми фактическими данными, практическими примерами. При этом следует помнить, что информативность снижается при наличии в речи лишней информации, не относящейся к предмету обсуждения.

   Во время подготовки к любому виду управленческого общения, например, к беседе, нужно проработать логику передачи информации, обсуждения каждого конкретного вопроса. Основой логичности речи является логичность мышления. Поэтому руководителю необходимо постоянно развивать в себе способность к чёткому мышлению. Целесообразно также обучение основным  положениям и законам логики. Логичность речи положительно влияет на способность слушателя воспринимать информацию.

 Ни в коем случае руководителю нельзя пользоваться словами, понятиями и терминами, значение которых он не знает точно. Они будут звучать неестественно, а скорее всего, и неуместно, и речь потеряет точный свой смысл и это приведёт к неточному её пониманию подчинённым. Чтобы этого избежать, надо знать следующие условия для создания точной и правильной речи:

1. знание предмета речи;
2. знание языка;
3. владение речевыми навыками.

Наряду с этими понятиями  фигурирует такая характеристика, как  понятность. Она предполагает, с  одной стороны, учёт интеллектуального  потенциала собеседника, его предварительной  осведомлённости в обсуждаемой  теме, а с другой – «упрощение»  материала до этого уровня.