Проанализируем  процесс делового совещания на предприятии  ООО «Вояж», при форме принятия коллективного решения.

     Переговорный  процесс имеет положительные  стороны и недостатки. Вначале  поговорим о преимуществах.

     1. Коллективное решение учитывает  различные точки зрения и позиции, имеющиеся в среде сотрудников.

     2. Устраняются индивидуальные решения,  и у многих появляется чувство,  что принято справедливое решение.

     3. Принятое коллективное решение  значительно уменьшает риск формулирования  неправильного или ошибочного решения.

     4. Коллективное решение – это  решение публичное, а значит, ориентированное  на принятые юридические нормы  и имеющиеся инструкции.

     Недостатки  совещания:

     1. При коллективном решении тратится  больше времени, нежели этого  требует принятие индивидуального решения «сверху».

     2. На совещании есть реальная  опасность «заговорить» решение.

     3. Отсутствует авторство и ослаблена  ответственность за возможные  последствия.

     4. Коллективное решение, как правило,  получается излишне компромиссным.

     5. Решение, принимаемое на совещании, часто бывает ориентировано на поддержание функционирования фирмы и редко направлено на принципиальное изменение ее деятельности и развитие.

     Проанализировав в целом весь переговорный процесс  в ООО «Вояж» хочется сказать, что деловые переговоры соответствуют определенным мотивам общения, соответствуют деловому этикету и являются составляющим в целом профессиональной компетенции специалиста, проводимого переговорный процесс.

     Общее мнение таково - деловые совещания  конференции и выставки, на сегодня, когда их уровень достиг, мировых масштабов, проводятся на предприятии не так часто, как хотелось бы, не соблюдается регламент, не оговаривается время удобное для проведения. Не всегда согласовывается численность приглашенных, что делает неудобство в размещении, да и техническое обеспечение не безупречно, в организационной деятельности бывают непродуманные мелочи, иногда не хватает стульев, иногда из-за недоговоренности времени уходят приглашенные, из-за чего, приходится переносить совещание. Поэтому процесс проведения деловых совещаний в ООО «Вояж» необходимо расширять, углублять и внедрять, во-первых, потому что они отражают и создают имидж предприятия, а во-вторых, повышают репутацию руководителя, и каждого члена коллектива, как сегодня принято говорить «паблик рилейшнз» - а это главный инструмент в менеджменте предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 3. Совершенствование процесса проведения деловых совещаний в ООО «Вояж»

     Сегодня, когда экономическая ситуация в  нашей стране стабилизировалась, индустрия делового общения становится все более заметной и перспективной отраслью национальной экономики. Выставки, конференции, деловые совещания оказывают существенное влияние на рост потребительского спроса на отраслевых рынках, способствуют развитию многих секторов экономики, привлечению прямых инвестиций. Более того, крупнейшие международные выставки и совещания – это еще и своеобразный инструмент так называемого политмаркетинга, который используют правительства многих стран для диалога с общественностью и деловыми кругами. Ведь процесс организации деловых совещаний, выставок, конференций объединяет организаторов и экспонентов с государственными структурами и общественными организациями, что оказывает колоссальное воздействие на формирование политики в сфере промышленных услуг.

     Деловое общение и деловой этикет в  значительной степени определяется той обстановкой, в которой они  проходят, а это наводит на желание  совершенствовать процесс проведения деловых совещаний в целом, и  по предприятию ООО «Вояж». Поскольку совещание, как способ координации деятельности людей – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента - предлагается следующее:

     1. В ООО «Вояж» организовать курсы повышения квалификации с приглашением сотрудников из других фирм подобного рода деятельности (профессиональный обмен знаниями), поскольку деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность, поэтому чтобы улучшить организацию труда, и для того, чтобы фирма была конкурентоспособна, необходимо проводить повышение квалификации сотрудников. Проводить ежемесячные совещания по вопросам технологического характера с привлечением службы маркетинга, на которых выяснять – какие необходимо предпринять меры по улучшению качества обслуживания клиентов.

     2. Улучшать и преумножать обстоятельства, на первый взгляд незначительные, учет которых позволяет во-первых  создавать требуемую обстановку  и, во-вторых скрыто накапливать психологические преимущества над партнерами. Предложить партнерам - назначать время встречи, то которое удобно им. При таком способе действия, во-первых, больше вероятность, что предложение о встрече не будет отклонено. Во-вторых, применяя деловой этикет, фирма будет проявлять уважение к партнеру.

     3. Проводить оценку персонала для  повышения психологической совместимости  сотрудников организации, что  в конечном итоге ведет к  улучшению коммуникаций и обеспечению  более качественного информационного потока внутри предприятия. Показать себя с хорошей стороны, идти на небольшие уступки, что считается признаком хорошего тона, гибкости, уважительного отношения к партнеру, и тогда последующее упорство в отстаивании своих интересов будет воспринято не как проявление упрямства и эгоизма, а как вынужденный шаг.

     4. Для психологического преимущества  по составу делегаций – число  участников согласовывать предварительно, уменьшать количество переговаривающихся. Потому как нужно учесть то, что более многочисленные делегации чаще не приходят к соглашению.

     Деловые совещания в ООО «Вояж» чаще проходят в своем офисе, что дает положительный эффект, контролировать ситуацию, как говорится, «Дома и стены помогают», но ведь Деловое общение – это не только проведение переговоров.

     5. Предлагать для проведения деловых  совещаний нейтральную территорию. Развлечения деловых людей стали  общепринятыми нормами проведения  времени на нейтральной территории. Это можно использовать, прежде  всего, для знакомства и улучшения взаимоотношений с членами противоположной команды. Выбирая нейтральную территорию можно предложить базу отдыха, или тому подобное, расположенное на пол пути между договаривающимися сторонами. Они тогда будут находиться в равных условиях – обе стороны путешествующие, обе стороны сокращают себе доступ к информации. При этом возникнет стимул для обеих сторон – заключить соглашение как можно скорее.

     6. Создать комфортные условия при  рассаживании делегации, как требует  того деловой этикет – представители  двух сторон должны сидеть лицом друг к другу, организовать видеозапись, которая дает возможность проанализировать произнесенные речи, а также позволяет оценить уровень их правдивости.

     7. Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно спланировать развлекательную программу – посещение театра, музея, концерта, знакомство с достопримечательностями, что тоже дает положительный эффект при проведении деловых совещаний.

     8. Часто проводимые внеплановые  совещания выбивают людей из  рабочего ритма, снижают культуру  делового общения, вносят сумятицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия. Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует, и для целесообразности и важности деловые совещания не созывать по каждому поводу, не отрывать людей от основной работы, начинать вовремя, регулировать направленность и деловитость выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей.

     9. Повестка совещания в ООО «Вояж» еще пока не приветствуется, поэтому хочется внедрить ее, как для улучшения и усовершенствование процесса. В повестке совещания указывать следующую информацию: тема совещания, цель совещания, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания. Место, где оно будет проходить, фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов, время, отведенное на каждый вопрос, место, где можно ознакомится с материалами по каждому вопросу. Когда участники совещания будут информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они смогут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. Ведь в тех случаях, когда люди специально не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

     10. Улучшить учебно-воспитательную  задачу ведения деловых переговоров,  способствовать дальнейшему повышению  уровня квалификации и росту  талантов сотрудников ведь на  совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретать культуру общения и т.п. Известно, что для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании – единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления, которым еще и предоставляется возможность показывать свой талант менеджера.

     11. В заключении - оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную  работу. А это и есть добрая  половина информации, грамотно изложить свои мысли о конкретных действиях и перспективах предстоящей совместной работы

     Итак, предприятие, его руководство и  сотрудники представляют собой небольшую  часть экономики конкретной страны и всего мирового хозяйства. Руководители высшего звена управления, должны постоянно иметь в виду, что предприятие живет на рынке и зависит целиком от него, что существует только благодаря работе своих сотрудников. Существование предприятия оправдывается фактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных сотрудников – в достижении поставленной цели, а также улучшения качества условий работы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Подводя итог вышесказанному, хотелось бы еще  раз обратить внимание на основные положения подготовки и проведения деловых совещаний.

     В предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения  деловых разговоров - деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных проблем.

     Если  такое совещание признается целесообразным, оно тщательно готовится. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы; подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения. В процессе делового совещания очень важно контролировать его ход.

     Для этого руководителю необходимо: оставаться на нейтральных позициях; постоянно поддерживать разговор; немедленно принимать меры к устранению напряжения, обусловленного эмоциями; выслушивать всех оппонентов и стремиться найти точки соприкосновения интересов; нетерпимо относится к отклонениям от темы; чаще подводить промежуточные итоги, чтобы продемонстрировать участникам, как близки они к цели; экономить время.

     Проводя совещание, следует соблюдать общие  правила ведения спора:

     - четко разграничивать, по каким вопросам спорить можно и от обсуждения каких лучше отказаться;

     - стараться так возражать, чтобы  не вызвать неприязни и раздражения  собеседника;

     - не допускать превращения делового  спора в выяснение личных отношений;

     - не вводить собеседника в замешательство в присутствии других, демонстрируя его некомпетентность;

     - проигрывать и побеждать достойно.

     Как видим, совещание - процесс сложный  и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических  закономерностей и правил. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы: