Оглавление

     Введение

       Кроме деловых бесед и  коммерческих  переговоров  в  предпринимательской практике  широко  распространены  деловые  совещания,  которые  представляют собой способ открытого  коллективного  обсуждения  тех  или  иных  вопросов.

     Деловые совещания - это способ открытого  коллективного обсуждения тех или  иных вопросов. Решения, принимаемые на совещаниях, обычно эффективнее принятых узким кругом управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по малозначимому поводу, наносят большой вред, так как "сжигают" дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

     Формы  такого  обсуждения  очень  разнообразны.  Это  съезды,   конференции, симпозиумы, собрания, заседания,  семинары.  Решения,  принимаемые  на  этих мероприятиях,  обычно  эффективнее  тех,  что   принимаются   узким   кругом управленцев. Суть делового совещания заключается  в  том,  чтобы  обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых  разных мнений.

     Чаще  всего деловые совещания проводятся:

1. при необходимости принятия коллективного решения  на  основе  равного  права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;
2. если  решение   вопроса   затрагивает   интересы   одновременно   нескольких структурных подразделений организации или фирмы;
3. если  для  решения  важного  вопроса  необходимы  мнения   различных   групп работников.

     Недостаточно  хорошо  подготовленные  и  плохо  проведенные   совещания, созываемые по каждому поводу,  наносят  большой  вред,  так  как  «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

     В  общем  виде  подготовка  к  проведению  совещания  включает  следующие действия:  определение  тематики,  формирование  повестки  дня,  определение задач собрания  и  его  общей  продолжительности,  даты  и  времени  начала, состава участников, примерного регламента работы.

     Предмет исследования – деловое совещание.

     Объект  исследования – компания ООО «Вояж».

     Целью данной работы служит рассмотрение организационного аспекта делового совещания.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Рассмотреть технику проведения деловых совещаний;
2. Проанализировать организацию деловых совещаний на примере туристической фирмы «Вояж»;
3. Определить основные пути совершенствования деловых совещаний в ООО «Вояж».

     Глава 1. Техника проведения деловых совещаний

1. Цели  и типы совещаний

     Если  проанализировать управленческую деятельность в коммерческих организациях, то можно выделить ряд направлений повышения ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. По оценкам экспертов, именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени¹.

     Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию работы всего комплекса. Потребность в проведении совещаний не нуждается в особом освещении. В частности, они необходимы для ускорения процесса принятия и повышения обоснованности решений, эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и, самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания, а как следствие, и на весь коллектив.

     Несмотря  на то, что большинство руководителей коммерческих организаций в полной мере осознают необходимость данного метода работы и пользу от него, далеко не все в достаточной степени владеют техникой проведения совещаний, а также методами делового общения. Так, практически каждый член управленческого аппарата может из собственного опыта привести пример совещания, где неправильная подача информации, монотонный голос ведущего и вся окружающая обстановка вызывали мысли о подушке и об одеяле.

     В данной связи следует подчеркнуть, что каждый руководитель заблаговременно, до проведения совещания, должен определить основные цели, которые он собирается достичь в ходе этого мероприятия. К примеру, совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, создания видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Затем руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует провести. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание. Совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или желания руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных.

     Целью оперативных совещаний являются получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их исполнения.

2. Подготовка  к совещанию

     Следующим шагом в подготовке совещания  является выбор времени. Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику, с заранее указанными датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня. Внеплановые совещания советуем проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.

     Независимо  от плановости проведения совещания  следует заранее ознакомить всех участников с его целями, задачами, а также с перечнем выносимых на рассмотрение вопросов и списком выступающих. Игнорирование данного правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.

     Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски предстоящей речи, необходимо помнить, что при нормальном ее темпе за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. С большой осторожностью нужно использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.

     От  выступающего требуется излагать суть дела по памяти или с частичной  опорой на текст, а не читать полностью. Это обусловлено тем, что усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении - всего 35%. Докладчик должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание необходимо уделять паузам. В среднем они занимают в речи от 10 до 20%². По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Эмоциональные паузы необходимы выступающему, когда он сильно взволнован, чтобы успокоиться, "дырявые" - если он не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - чтобы подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - нужны для лучшего усвоения материала.

     Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательные условия любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударениями ("договор", "эксперт", "одновременно", "созвонимся", "валовой" и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторам. Например, "форсировать строительство ускоренными темпами" - выражение неграмотное. Ведь "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами". Необходимо также помнить, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание выступающего брать на себя ответственность, думать самостоятельно. Поэтому вместо "представляется целесообразным" лучше сказать "я считаю целесообразным", вместо "думается, что" - "я думаю, что".

     Если  отношения между людьми нарушены, даже самые верные аргументы не позволяют  убедить собеседника. Что бы ни говорил  нелюбимый руководитель, его слова воспринимаются подчиненными с неодобрением.

     Решающее  значение при проведении делового совещания  имеет также тон разговора. Специалисты отмечают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональность оратора передается слушателям. Так, психолог П. Вацлавек установил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть "моделью айсберга"³. Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за "большую льдину" (100%), то "часть над водой" (10 - 20%) занимает предметная область, а "в воде" (80 - 90%) находится область отношений между руководителем и сотрудниками.

     Проанализировав неэффективно проведенные деловые беседы, совещания, переговоры, психологи в качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие:

     - использование обидных, некорректных  слов, различных колкостей;

     - попытки интерпретировать слова  другого человека (например: "Ты  молчишь, потому что тебе нечего  сказать");

     - использование различного рода  метафор (например: "Ты краснеешь,  как помидор", а в ответ: "А  ты ни с чем лучшим не  мог меня сравнить");

     - использование слов "всегда", "никогда"  вместо изложения конкретных  претензий;

     - приписывание другому не высказанных  им мыслей (например: "Ты думаешь...");

     - использование прямых указаний.

     1.3. Стили совещания

     Систематизировав  весь материал, необходимый для проведения совещания, а также проанализировав все нюансы своего выступления, руководитель должен определить стиль предстоящего мероприятия. Выделяют следующие стили поведения руководителя на совещании:

     1. Диктаторский - руководитель ведет  совещание и фактически единственный пользуется правом голоса. Примером такого совещания может быть ознакомление с приказом, новым направлением в работе.

     2. Автократический - руководитель  задает вопросы поочередно всем  участникам и выслушивает их  ответы. Регулярное использование данного стиля способствует выработке устойчивой неприязни к руководителю.

     3. Псевдодискуссионный - сначала руководитель  или кто-либо по его поручению  делает сообщение, потом проводятся  прения, в которых участвуют несколько  работников по выбору руководителя, а остальные не получают возможности высказаться.

     4. Дискуссионный - происходит свободный  обмен мнениями и выработка  общего решения.

     Хотелось  бы отметить, что систематическое  использование какого-либо одного стиля  проведения совещания негативно влияет на межличностные отношения сотрудников, статус руководителя и эффективность работы.

     Следующий аспект, без которого невозможно быть хорошим руководителем, - это искусство  слушать. Психологи определяют слушание как важнейшее средство общения. В деловых кругах и организациях часто допускаются ошибки и промахи, причины которых заключаются в неумении слушать рекомендации, предложения, указания. Непонимание намерений и желаний собеседника влечет потерю времени, повышает эмоциональную напряженность, осложняет дальнейшее развитие деловых отношений.