Психология управления

 5. Круг участников  совещания, время  проведения.

Основной  принцип при определении круга  участников совещания - соответствие обсуждаемых  вопросов и людей, способных дать на них ответы.

При определении круга участников совещания следует помнить следующее:

• принцип необходимости и достаточности;
• принцип делегирования (учитывая диапазоны делегирования);
• учитывая иерархию управления;
• совещание сотрудников - это не собрание всех работающих;
• стоимость потраченного рабочего времени должна быть меньше стоимости решения;
• чем шире круг участников совещания, тем более разнообразны высказываемые аргументы;
• если тема достаточно узкая, то надо приглашать совещание лишь непосредственно занятых ею сотрудников.

Если  много вопросов в повестке дня:

1. В присутствии большинства сотрудников руководитель выдвигает на первый план интересующие всех вопросы.
2. Организуется их совместное обсуждение.
3. Затем руководитель проводит отдельные беседы по специальным темам с теми подчиненными, которых это касается.

Выбор времени проведения совещания

Есть  некоторые правила:

• совещание, как служебное мероприятие, должно проводиться в рабочее время;
• не целесообразно собирать сотрудников на совещание, когда большинство из них заканчивает срочные задания или текущие дела;
• не эффективно собирать сотрудников для КС в то время, когда у них нет соответствующей информации;
• очень неэффективно назначать совещание сразу после обеденного перерыва или в конце рабочего дня.

Если  необходимо провести совещание вне рабочего дня:

• надо помнить, что вы воруете у ваших сотрудников их личное время;
• заранее проинформируйте сотрудников о времени совещания;
• выразите свое положительное отношение к готовности сотрудников участвовать в совещании в свое свободное время, но учтите для себя этот случай как исключение;
• рекомендуется, особенно после рабочего дня, подготовить для сотрудников чай и кофе;
• не стоит опаздывать к началу совещания, которое проводится в нерабочее время.

6. Назовите простейшие рекомендации по технике проведения телефонного разговора.

План:

• Перед  тем, как звонить, четко определите цель.

• Разработайте план предстоящего разговора.

        Звонок:

• Начните  разговор со слов «Доброе утро» или  «Добрый день».

• Назовите свое полное имя и полное имя человека, которому звоните.

• Будьте дружелюбны с секретарем.

        Разговор:

• Избегайте  фраз вроде «Как дела?» или «Вы  меня не знаете».

• Спросите: «Вам сейчас удобно говорить?»

• Не будьте слишком категоричны.

• Спросите разрешения, прежде чем задавать вопросы.

• Будьте вежливы и учтивы. 

         Естественно, что так же, как  и при непосредственном общении,  при разговоре по телефону

приходится  иметь деле с разными людьми.

         Рекомендации по ведению разговора  с собеседниками разных типов.

         С настойчивым / требовательным  собеседником:

- Слушайте  — и вы поймете, чего требует  собеседник.

- Противопоставьте  настойчивости собеседника свою  настойчивость, но будьте "на  шаг сзади".

- Чаще  пользуйтесь вопросами “закрытого”  типа (вопросы, на которые следует  однозначные ответы типа “да”

– “нет”), чтобы контролировать ход разговора.

- Будьте  доброжелательны, но точны и  прямы в своих высказываниях.

- Будьте  вежливы.

         С агрессивным собеседником:

- Внимательно  слушайте и тогда вы поймете,  что волнует собеседника.

- Установите  контакт, высказывая ему свое сочувствие и сожаление в общем плане.

- Предложите  план действий и затем осуществите  его.

- Сохраняйте  хладнокровие и не поддавайтесь  настроению собеседника.

- Будьте  вежливы.

        С разговорчивым собеседником:

- Задавайте  вопросы “закрытого” типа.

- Следите  за паузами в разговоре.

- Не  поддавайтесь собеседнику, не  позволяйте ему втянуть вас  в долгий разговор.

        С пассивным собеседником:

- С собеседником  этого типа, как правило, легко  договориться.

        При телефонных переговорах возможно  эффективное использование приемов  нейролингвистического

программирования. Вот некоторые рекомендации.

        Начало разговора: Следуйте речевым  характеристикам собеседника.

        Во время разговора: направляйте  разговор, задавая вопросы. Используйте  три разных точки зрения:

собственную, собеседника и независимое мнение. Регулярно суммируйте сказанное и проверяйте, правильно

ли вы все поняли.

        Завершение разговора: Используйте  подходящие слова и интонацию,  чтобы показать, что вы хотите

закончить разговор. Говорите тоном, отличным от тона собеседника (например, можно ускорить темп вашей

речи). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задача № 2. Начальник - цеха заметил, что один из членов бригады  обмотчиков (высококвалифицированный  специалист) часто стал отсутствовать  на рабочем месте. Начальник  цеха  вызывает  его к себе вместе с  бригадиром и делает  выговор  бригадиру за отсутствие дисциплины в бригаде.

В чем управленческая ошибка начальника цеха?

1. Начальник цеха не разобрался в первопричине данного поведения работника.
2. Сделал выговор бригадиру в присутствии члена бригады.
3. Не сделал ни какого замечания работнику.

 

Как поступили  бы вы?

Попросил бы бригадира разобраться в причине  отсутствия работника и доложить о результатах. Либо вызвал бы работника  и самостоятельно узнал причину  частого отсутствия его на рабочем  месте.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

   1. Ромашов О.В. Социология и психология управления. Учебное пособие для вузов. - М.: Издательство "Экзамен", 2002.

   2. Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом.М.:Дело,1999.

   3. Удальцова М.В. Социология и психология управления: Учебное пособие. Серия "Учебники и учебные пособия". - Ростов-на-Дону: "Феникс", 2001.

   4. Управление организацией: Учеб. / Под ред. А. Г. Поршнева, 3. П. Румянцевой, Н. А. Саломатика. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 1999.