Сущность и роль коммуникационных процессов в организации

 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

по курсу: Теория организации 
 
 
 
 

                                                                               
 

                  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Екатеринбург

2010 

Раздел I. 1 Сущность и роль коммуникационных процессов в организации 

    С точки зрения системного подхода  задача любой сложной организационной  системы – противостоять энтропийным  процессам. Дабы противостоять этому  любая система должна:

• Иметь целевую установку;
• Структурироваться;
• Согласовывать взаимодействия;
• Быть управляемой;

    Процессы  по согласованию взаимодействий есть одновременно и коммуникативные  процессы.

    Под термином коммуникация будем понимать взаимодействие индивидов в передаче смысла. Коммуникативный акт осуществляется через предание смыслу символической знаковой формы, которое осуществляется в процессах кодирования и раскодирования.  

    Коммуникации  в знаковой форме есть движение информации. Коммуникационный процесс осуществляется в следующих видах:

• Подражание;
• Диалог, как коммуникативный процесс взаимосогласованных смыслах (дискурс);
• Убеждение, процедура навязывания смысла;
• Директива, как процедура указания на смысл.

    Коммуникационные  процессы осуществляются на макросоциальном  уровне (СМИ) и макросоциальном уровне – межгрупповые и межличностные  коммуникации. Прямая связь – процедура управляющего воздействия на функцию. Обратная связь – процедура ответной реакции объекта воздействия.

    В теории коммуникаций существует принцип: о взаимоотношении прямых и обратных информационных сетей или связей. Одна из причин гибели организации – нарушение соответствия  информационных каналов прямым и обратным связям. Прямые информационные связи выступают в организации в виде директив, распоряжений, указов. Обратные, в виде планерок, отчетов и т.д.

    Лозунг  современной организации: кто владеет информацией, тот владеет миром. Для организации одним из видов информационных ресурсов является персонал: класс специалистов, владеющих комплексом специальных технических знаний практического опыта. Необходимо помнить, что утрата даже части специалистов ведет к невосполнимым потерям организации. При любой реорганизации необходимо следить за сохранением информационного ресурса организации, в том числе и оставлять соответствующий минимум кадрового потенциала.

    Необходимо  помнить, что любое движение информации сопровождается информационном шумом: стохастические (случайные) процессы, вклинивающиеся в каналы информации и искажающие или затрудняющие восприятие информации, например слухи, сплетни. Необходимо стремиться к снятию информационных шумов. Для этого нужно регламентировать каналы информации, делать публичной общезначимую информацию, устранять слухи.

    Формы информационных помех:

• Искажение информации в результате недостатка образования.
• Давление авторитета.
• Шаблонное мышление.
• Избыточная идеализация объекта.
• Ошибки перевода (кодирование/раскодирование)
• Недоступность информации.
• Излишнее обобщение и излишняя конкретизация.
• Ошибки математического аппарата.

     Информационный  ресурс является одним из средств  появлении конкурентных преимуществ, он позволяет снижать издержки за счет более точной, своевременной и адекватной информации. Так же позволяет вводить новые ценности (товары, услуги) в современных организациях вводятся информационно-аналитические отделы, задачей которых является отслеживание и регулирование каналов информации.

     Коммуникативный процесс, как процесс передачи и  обмена информацией, а так же общение, как межличностная коммуникация, имеют помимо информационных процессов  перцептивные процессы формулирования смысла. Т.к. коммуникативные процессы в организации подразделяются на нисходящие, восходящие и горизонтальные потоки, то в целом их задача заключается в информационном и регулятивном воздействии. В коммуникационные процессы вступаю люди, а следовательно по необходимости коммуникационный процесс сопровождается процессом межличностного взаимодействия.

     Уровни  организации межличностного взаимодействия или общения:

1. Психофизиологический – половые, возрастные и индивидуальные психофизиологические различи. В теории организации проблемы общения, возникающие на этом уровне, формулируются как гендерные.
2. Социопсихологический – определяется психологической конституцией, индивидуальным психологическим опытом.
3. Ролевой – функции выполняемые людьми и определяющие особенности общения.
4. Идеологический – ценностные установки и мировоззренческие принципы, определяющие человеческое бытие, в том числе и выбор поведения в организации.

    Человек, вступая в организацию, входит в  нее главным образом через  ролевой уровень, но это не означает устранения всех других уровней взаимодействия.

    Барьеры на пути эффективной коммуникации в  организации:

1.Регулятивная функция общения – процесс обмена информацией, посредством которой организуется совместная деятельность:

• Гипертрофия статусного положения;
• Стереотипизация – закрепление схем прошлого опыта, определяющих поведение в новой ситуации;
• Когнитивная атрибуция (приписывание) – перенос алгоритмов собственного поведения на поведение и общение собеседника.

2.Перцептивная функция общения, связана с проблемой понимания, где понимание в единстве с формулировкой смысла. Все аспекты сводятся к взаимопониманию.

• Проблема идентификации себя и партнера
• Отсутствие способности к эмпатии, т. е. способности поставить себя на место другого человека.

    Семантические барьеры – различие тезаураса, т.е. словарный запас индивида; неспособность адекватно выразить свои мысли.

    Значение  коммуникаций:

• 75-95% времени руководители тратят на процесс коммуникации;
• коммуникации необходимы для эффективности;
• достижение авторитета и выражение воли;
• хорошо налаженные коммуникации содействуют эффективности организации в целом.

    Функции коммуникации:

• контроль;
• мотивация;
• эмоциональное выражение;
• передача информации.

    Виды  коммуникаций:

• несловесные;
• словесные  устные коммуникации;
• письменные персональные;
• письменные групповые

    Виды  связей:

• нисходящие;
• восходящие (используемые для обеспечения обратной связи);
• горизонтальные (на одном уровне);
• диагональные.

    Эффективность коммуникации:

• информация, воспринятая вне опыта получателя, воспринимается медленнее, чем знакомая;
• в незнакомой ситуации человек воспринимает ту часть информации, которая связана с его прошлым опытом;
• даже объективная информация воспринимается субъективно.

    Препятствия на пути коммуникации:

• отправитель и получатель имеют разные интеллектуальные уровни;
• многозначность смыслов слова;
• информационный шум.

остью, например производственной или относящейся  к сфере услуг. Примерами такой коммуникации являются межотдельская связь, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

    Внешнеоперативная коммуникация. Внешнеоперативная коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и теми образованиями, которые существуют вне ее. Она также относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от ее окружения, этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации.

    Личностная  коммуникация. Не вся связь в организации основывается на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми всякий раз, когда они встречаются. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна. Следует особо отметить важность восприятия как определяющего момента в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:

• информация, не находящаяся в области опыта получателя 
  (руководителя, подчиненного, лица на одном уровне), будет восприниматься медленнее, чем информация, находящаяся в этой области;
• в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбирает ту 
  часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может 
  помочь ему в выводах и суждениях;

• коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете нужд 
  личности, области опыта работника;

    -даже  наиболее объективная информация включает субъективные представления;

• несоответствие кодирования и расшифровки вытекает из различий 
  в области опыта источника и получателя;

• один только язык не может решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки.

    Известны  многочисленные руководства и правила, направленные на обеспечение эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникаций. Основной упор в них делает на то, чтобы снять всякие помехи и барьеры, относящиеся к поведению лиц, получающих деловую информацию. Ниже приводятся некоторые рекомендации, используемые в практике деятельности организаций разных типов и обращенные к руководителю, к которому поступает информация от подчиненных. 

    2 Коммуникационные  процессы ИФНС  России по Ленинскому району города Екатеринбурга

    Обмен информацией широко охватывает разные части организации и прямо  пропорционально соотносится с  ее эффективностью. Но обмен информацией  не всегда так эффективен, как следовало бы, на деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется. Кроме того, во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией – неэффективным.

    В ходе обмена обе стороны играют огромную активную роль. К, примеру, если вы как  управляющий описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам, как он понимает ваши задачу и ожидания в отношении результатов его деятельности. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.