Субъекты и объекты организационной деятельности

Должностная инструкция – многоаспектное понятие, сущность которого проявляет  себя, прежде всего, как часть кадровой документации. В чем её практическое значение?

Следует обратить внимание, что должностная  инструкция формально не является обязательным кадровым документом, в связи с  тем, что ТК РФ не содержит нормы  об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций.

Однако, это верно только по отношению  к частному бизнесу. Например, деятельность бюджетных организаций, органов  государственной власти и местного самоуправления регулируется, в том  числе и приказами вышестоящих  органов. Эти вышестоящие органы, пользуясь своими полномочиями, предписывают разрабатывать и использовать в  практической деятельности должностные  инструкции. Например, такое предписание  содержат:

 

·   Положение о системе  управления охраной труда в организациях Государственного комитета Российской Федерации по охране окружающей среды (утверждено Приказом Госкомэкологии РФ от 10 декабря 1997 года №552);

 

·   Требования к составлению  должностных инструкций федеральных  государственных служащих центрального аппарата управления Министерства Финансов РФ (утверждены Приказом Минфина РФ от 29 февраля 1996 года №63).

 

В системе государственного управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной  должности, иметь типовую форму  и объявляться сотруднику под  роспись при заключении трудового  договора, а также при перемещении  на другую должность и при временном  исполнении обязанностей по должности.

В частном бизнесе каждый работодатель в рамках локального нормотворчества  в соответствии с трудовым законодательством  сам определяет перечень и порядок  ведения кадровой документации. Однако объективные тенденции развития российской экономики говорят о  том, что цивилизованный подход к  регулированию трудовых отношений, включающий прозрачность взаимоотношений  работника и работодателя с четко  прописанными «правилами игры», постепенно становится одним из базовых условий  ведения и развития бизнеса. Трудовое законодательство прямо не предписывает работодателю заниматься разработкой  и утверждением должностных инструкций, но, с другой стороны, наличие этих документов выгодно, в первую очередь, самому работодателю. Почему? Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Во-первых, без правильных и грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом, вне зависимости от профиля  и размера бизнеса. Ключевым аспектом управления трудовым процессом, например, в организации является создание её структуры, распределение функций  между её элементами. Должностная  инструкция - простой и удобный  инструмент, с помощью которого можно  выстроить и закрепить документально  корпоративную структуру, соответствующую  динамике и целям развития организации, регламентировать деятельность каждой её единицы.

Наглядная схема соотношения структуры  организации и распределения  функций приведена ниже:

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности  в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности  и ответственность работника  при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Качественно подготовленная должностная  инструкция содержит информацию, которая  необходима в процессе управления персоналом и может использоваться в следующих  целях:

 

·   Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора кандидатов на вакантные должности.

 

·   Должностная инструкция облегчает  адаптацию нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что  должен сотрудник делать, в каких  пределах и за что отвечать, кто  его начальник и на что он имеет  право, а на что нет - процесс адаптации  пойдет значительно легче.

 

·   Должностная инструкция - основа для оценки результатов трудовой деятельности работника и аттестации, для решения вопроса о его  продвижении по должностной лестнице и переподготовке (о присвоении квалификационных разрядов, о повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих  кадров, направлении на дополнительное обучение и тому подобное).

 

·   Должностная инструкция упрощает решение проблем связанных с  трудовой дисциплиной. Она обеспечивает обоснованность применения мер дисциплинарных взысканий и поощрений, ограничивая  как самоуправство руководителей, так и сотрудников, искусно изображающих перегруженность работой. Ложные представления  обеих сторон о составе и характере  должностных обязанностей заменяются тем, что «написано на бумаге», со всеми вытекающими отсюда последствиями.

 

·   Должностные инструкции используются при ранжировании работ или должностей и последующей разработке положений  об оплате труда. Кому и сколько платить? При определении оклада необходимо учитывать различные параметры, содержащиеся в должностной инструкции: квалификационный разряд, совмещение профессий (должностей), сложность работ, наличие полной материальной ответственности, тех или иных условий труда  и тому подобное.

 

·   Должностная инструкция - это руководство к действию для  самого работника: в ней сообщается, каких действий от него ожидают и  по каким критериям будут оценивать  результаты труда, она дает ориентиры  для повышения уровня профессиональной квалификации работника и самоконтроля.

 

Во-вторых, должностная инструкция является важнейшим документом, регулирующим взаимоотношения между работником и работодателем. Как государству  необходимы четкие законы, и механизмы  их реализации, так и работодателю требуются четкие формализованные  описания должностных обязанностей работников и средства обеспечения  этих обязанностей. Организационно-управленческая деятельность немыслима без принятия общеобязательных правил и норм, управленческих решений, регламентирующих деятельность каждого работника с учетом специфики  организации труда у конкретного  работодателя – все это выражается в создании внутренних (локальных) документов.

Локальные нормативные акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации  трудовых отношений с учетом специфики  труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий  труда в пределах своей компетенции  в соответствии с трудовым законодательством  и иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового  права, коллективными договорами, соглашениями. При этом локальные нормативные  акты не могут содержать норм, снижающих  уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Большинство работодателей, за исключением  работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные  акты. Поэтому практически все  работодатели – как юридические, так и физические лица компетентны  издавать должностные инструкции.

Должностная инструкция работника  является одним из локальных нормативных  актов, в соответствии с которым  работник осуществляет трудовую деятельность. Она регламентирует организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые  к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения  и обеспечивает условия для его  эффективной работы.

Как нормативно-правовой документ, должностные  инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, например, о необходимости исполнения тех или иных обязанностей, о подчиненности  работника определенному руководителю, для определения правомерности  тех или иных мер дисциплинарных взысканий и тому подобное.

Должностная инструкция должна находиться в основании иерархии локальных  нормативных актов, принимаемых  работодателем.

Но, это далеко не все. Основной смысл должностных  инструкций - в придании большей  прозрачности трудовому процессу. Должностная  инструкция - один из ключевых документов, устанавливающих «правила игры», при  соблюдении которых работники чувствуют  стабильность, а администрация значительно  повышает управляемость персоналом. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точное определение  круга возможных обязанностей работника  отвечает интересам обеих сторон трудового договора.( Теория организации, авт. Латфуллин, изд. Питер, 2008 г, стр. 58)

 

Основными целями разработки должностной  инструкции являются:

 

·   рациональное разделение труда;

 

·   повышение эффективности  управленческого труда;

 

·   создания организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

 

·   регламентация взаимоотношений  работника и работодателя;

 

·   правильный подбор кадров, их расстановка и использование;

 

·   обеспечение объективности  и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при  наложении на него дисциплинарного  взыскания;

 

·   организация оптимального обучения, подготовки и повышения  квалификации кадров;

 

·   укрепление трудовой дисциплины;

 

·   разрешение трудовых споров.

 

·   изучение производительности труда, пересмотр структуры организации.

 

Значимость должностных инструкций для работника:

 

·   знание того, что от него ожидают  и по каким критериям будет  оцениваться его деятельность;

 

·   определенность сферы компетентности в отношении своих должностных  обязанностей и возможной ответственности  в случае их неисполнения по вине работника;

 

·   участие в обсуждении должностной  инструкции предоставляет работнику  возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда;

 

·   возможность решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

 

Должностные инструкции должны быть формальным документом только с точки  зрения делопроизводства. С точки  зрения управления – это своеобразный паспорт человека: то, зачем его  взяли на работу и то, за что его  могут уволить.

Не смотря на то, что должностная  инструкция не является обязательным кадровым документом и её существование  – это право, а не обязанность  работодателя, все-таки этот локальный  нормативный акт относится к  тем документам, который лучше  принять, чем проигнорировать.    

 

Проблема лидерства

 

Помимо воли администрации в  каждом коллективе складываются малые  неформальные группы из трех — семи человек. Если такая группа оказывает  существенное влияние на общественное мнение коллектива, то ее называют референтной, или эталонной.

Референтная группа может включать людей разных возрастов и не обязательно  работающих, например, в одном отделе, т.е. она может быть "сквозной". Главная психологическая предпосылка  образования подобной группы — потребность  в неформальном общении, взаимодействии с другими людьми. Взаимодействие и взаимозависимость служат удовлетворению частных (ситуативных), а также общих  потребностей, например, в уважении, престиже, принадлежности к группе, власти. Кроме того, деятельность в  составе группы приводит к возникновению  новых потребностей, например, к  сохранению стабильности группы.

Важнейшим признаком неформальной группы является наличие общей цели, которая, во-первых, не всегда осознается членами группы и, во-вторых не обязательно  связана с решением производственных задач. Потребность в общении  может возникнуть в связи с  совместной учебой, общим хобби и  т.д. Цели малой группы могут быть позитивными, т.е. способствовать сплоченности коллектива, нейтральными либо негативными.

Потребность в целеполагании, формулировке цели и организации деятельности по ее достижению приводит к появлению  лидеров. Этот феномен просматривается  во всех неформальных группах, насчитывающих  более трех человек.

Любой неформальный лидер обладает личностным притяжением, которое проявляется  в разной форме. Выделяют три типа лидеров: вожак, лидер (в узком смысле слова) и ситуативный лидер.

Вожак — самый авторитетный член группы, обладающий даром внушения и убеждения. На других членов группы он влияет словом, жестом, взглядом. Греки  во времена Гомера считали, что вожак  должен обладать мудростью Нестора, справедливостью Агамемнона, хитростью  Одиссея и энергичностью Ахилесса. На протяжении XX в. проводились многочисленные исследования индивидуальных качеств  преуспевающих руководителей. Так, американский исследователь Р. Стогдилл предложил следующий перечень качеств  руководителя — вожака:

1) физические качества — активный, энергичный, здоровый, сильный;

2) личностные качества — приспособляемость,  уверенность в себе, авторитетность, стремление к успеху;

3) интеллектуальные качества - ум, умение принять нужное решение,  интуиция, творческое начало;

4) способности — контактность, легкость в общении, тактичность,  дипломатичность.

Безусловно, всем перечисленным требованиям  удовлетворяет крайне малое число  людей. Последнее, однако, не означает, что "руководителями рождаются" и  что хорошо руководить практически  нельзя научить. Действительно, исследования показали наличие прямой связи между  сочетанием пяти факторов — ума, авторитетности, уверенности в себе, энергичности и знаний, с одной стороны, и  способностью к руководству, с другой.

Однако это сочетание еще  не гарантирует успех, так как  зависимость составляет лишь 25—35%. В остальных случаях решающую роль в эффективном руководстве  играют не личностные качества, а стиль  поведения руководителя.

Лидер гораздо менее авторитетен, чем вожак. Наряду с внушением  и убеждением ему часто приходится побуждать к действию личным примером ("делай, как я"). Как правило, его влияние распространяется только на часть членов неформальной группы.

Ситуативный лидер обладает личностными  качествами, имеющими значение только в какой-то вполне конкретной ситуации: торжественное событие в коллективе, спортивное мероприятие, турпоход и  т.д.

Лидеры есть в любом коллективе и заслуживают особого внимания, так как именно они активно  влияют на морально-психологический  климат в коллективе, могут стать  источником конфликтов, но именно они  же составляют резерв на выдвижение кадров. Среди неформальных лидеров можно  выделить деловых, эмоциональных, авторитарных, демократических и, наконец, самое  важное, позитивных и негативных лидеров. Руководитель в качестве формального  лидера обязан иметь достаточно полное представление о неформальной структуре  своего коллектива с тем, чтобы своевременно предотвратить конфликтные ситуации, четко представлять, кто формирует  общественное мнение в данной рабочей  группе, иметь представление о  степени авторитетности своего заместителя  и других сотрудников.