Пути повышения коммуникаций в организации

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации  к ним относятся: 1) отвлечения;2) неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации;3) различные  значения, придаваемые одним и  тем же словам различными людьми (семантические  проблемы);4) статусное различие между  руководителями и подчиненными в  восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними;5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Модели коммуникаций

 

Коммуникация в организациях –  это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться как  действие, как взаимодействие и как  собственно процесс. В зависимости  от того и различаются модели коммуникации.

Коммуникация как действие. В  этой модели источник коммуникации разрабатывает  послание, состоящее из символов. Символы  затем превращаются в сигналы, или  кодируются. Сигналы посылаются через  сигналы для получателя информации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который  влияет на процесс. Коммуникация рассматривается как односторонний процесс.

Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели –  коммуникации как взаимодействие. Данная модель неоднократно критиковалась  за неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом. Более поздние модели были разработаны  таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.

Коммуникация как процесс. Современные  модели коммуникации являются более  полными, поскольку отражают коммуникация как процесс. Наиболее важное отличие  состоит в том, что процесс  коммуникации больше не рассматривается  как линейный или циркулярный. Сутью  модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и  постоянно выступает в ней  в роли и источника, и получателя информации. Развитие этой модели отражает трансформацию представлений о  коммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы.

³

 

Типы коммуникации

 

Внутриличностная коммуникация. Внутриличностная коммуникация  - это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация. Коммуникация с другим человеком называется межличностной. Это самый распространенный тип коммуникации. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью ответ каждого участника коммуникации. Интервью часто рассматривается как тип межличностной коммуникации.

Коммуникация в малой группе. В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в  обсуждения, может быть легко услышан  и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10-12 человек. Малые  группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этим возникает вероятность  недопонимания в группе. Каналы связи  более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же. Часто в организациях малые группы называются «командами». Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.

Общественная коммуникация. В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателям  информации). Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ее работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе, однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию. Возможности обратной связи, тем не менее, ограничены. Большинство образований, в которых действует общественная коммуникационная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория обычно в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс – конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация. Это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно  направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является  частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся  с ее непосредственной деятельностью. Примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции  или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

Внешняя оперативная коммуникация. Эта коммуникация связана с достижением  организацией своих целей или  межорганизационной деятельностью. Она  осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют в не ее. Она также относится  к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от ее внешней среды, этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации.

Личностная коммуникация. Не вся  связь в организации основывается на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она, тем не менее, важна. Следует особо отметить важность восприятия как определяющего момента в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:

- информация, не находящаяся в  области опыта получателя, будет  восприниматься медленнее, чем  знакомая информация;

- в незнакомой ситуации работник  почти автоматически выбирает  ту часть своего прошлого опыта,  которая связана с этой ситуацией  и может быть использована  для ее оценки;

- коммуникации воспринимаются  и оцениваются в свете опыта  работника;

- даже наиболее объективная  информация включает субъективные  представления;

- несоответствие кодирования и  расшифровка информации вытекает  из различий в опыте ее источника  и получателя;

- один только язык не может  решить проблему несоответствия  кодирования и расшифровки.

Известны многочисленные руководства  и правила, направленные на обеспечение  эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникаций. Основной упор в них делается на то, чтобы снять всякие помехи и  барьеры, относящиеся к поведению  лиц, получающих деловую информацию.

Особенно важно, чтобы в процессе коммуникации была обеспечена обратная связь. В организации обратная связь  может осуществляться различными путями. При непосредственном общении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях ему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной связи. Например, снижение эффективности  производства, увеличение количества прогулов и текучести кадров или  плохая координация между подразделениями  могут указывать на ухудшение коммуникации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организационные факторы, влияющие на коммуникации

 

Должностное положение. Коммуникации в формальной организации связаны  с положением работника. Можно утверждать, что коммуникации в целом и инициатива коммуникаций в частности имеют в основном вертикальную направленность, то есть идут сверху вниз. Вместе с тем существуют три измерения потоков коммуникаций, которые надо учитывать: потоки информации сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные.  В большинстве организаций эти три потока существуют одновременно или в различные периоды времени. Самый простой способ изучения коммуникаций состоит в рассмотрении приказов, инструкций и распоряжений, идущих от высших руководителей до низовых и относящихся к информации и отчетам, направляемым от низовых руководителей к высшим.

Этот взгляд на коммуникации в организациях не учитывает коммуникаций между  работниками одного уровня и между  подчиненными и руководителями.

Наряду с использованием официальных  каналов коммуникаций работники  организации удовлетворяют свою потребность в советах и поддержке  путем взаимного консультирования. Консультация между лицами на одном уровне нередко имеет важные последствия для организации; постоянное обращение друг к другу за советом увеличивает уверенность в собственных решениях. Полная зависимость от руководителей в получении информации и консультировании является ограничением в большинстве случаев его можно избежать. По- видимому, каждый руководитель должен быть заинтересован в циркулировании потоков информации во всех трех направлениях – верх, вниз и по горизонтали. Коммуникации по каждому из трех направлений осуществляются одновременно.

Восприятие работниками любой  коммуникации определяется многими  организационными и личностными  факторами. Изменение в представлениях работника может быть вызвано  изменением получаемой информации или  рабочего окружения. На восприятие также влияет прошлый опыт. В действующей организации приказы высшего руководителя фильтруются, а затем воспринимаются.

Стиль управления. Коммуникации между  руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный  поток информации как в направлении  сверху вниз, так и снизу вверх. Вместе с тем руководитель в силу своего положения прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Из-за высокой степени вероятности  появления шумов при передаче послания руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенном направлении и  последовательности. Наиболее успешно функционируют  те организации, где руководители стремятся, чтобы никто из сотрудников единолично не контролировал коммуникации, чтобы  поощрялось участие всех сотрудников  в потоке коммуникаций. Нельзя  недооценивать  также важность взаимопонимания  между руководителем и подчиненными.

Потребность в коммуникациях в  направлении снизу вверх и  в консультировании работников возрастает, когда: 1) размеры организации увеличиваются; 2) услуги и продукция усложняются; 3) в большей мере изменяются технологические  условия и условия внешней  среды; 4) усиливается географическая разбросанность подразделений организации.                      

 

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Необходимо, чтобы руководители всех  организации имели правильное представление о потребностях в  информации для себя, для начальников, коллег и подчиненных. Важна правильная оценка качественной и количественной стороны информационных потребностей, определение, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

Так же не мало важна система  сбора предложений, разработанная  с целью облегчения поступления  информации наверх. Все работники  получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации. Цель систем – снижение тенденции  фильтрации или игнорирования идей на пути снизу верх.

Для большинства людей  их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему, тем самым она способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Коммуникативная функция позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.  Коммуникации в организационной структуре включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех видах деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. – 4-е изд., перераб. И доп. – М.: ИНФРА – М, 2005. – 648 с.
2. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 556 с.
3. Менеджмент. 2-е изд. В.П. Галенко, А.И. Рахманов, О.А. Страхова. – СПб.: Питер, 2003. – 224 с.
4. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория организации: Учебное пособие. С.В. Рогожина. – 2-е изд. стереотип. – М.: Издательство «Экзамен»,2004. – 320 с.
5. Смирнов Э.А. Основы теории организации. Э.А Смирнов. – М., 2000
6. Теория организации: Учебник. Под ред. В.Г. Алиева. – М.: Луч, 1999.
7. Кузнецов Ю.В., Подлесных В.И. Основы менеджмента. – 2-е изд. СПб.: Издательство ОЛБИС, 1998. – 192 с.
8. Менеджмент (конспект лекций). – М.: «Приор – издат»,2004. – 192 с.
9. Румянцева З.П. Менеджмент организации. З.П. Румянцева, Н.А. Соломин, Р.З, Акбердин. – М,: ИНФРАМ-М, 1999
10. Управление организацией: Учебник. Под ред. А.Г. Поршнева, З.И. Румянцевой, И.А. Саломатита. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА – М, 1998.