Пути повышения коммуникаций в организации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего 

профессионального образования

Дальневосточный государственный гуманитарный университет

Институт  психологии и управления

Кафедра «Менеджмента, финансов и права»

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Теория организации»

на тему

ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ  КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

Выполнил:

Студент 2 курса

Группа 1721 Захарова С.В.

Проверил:

Тринадцатко   

Ст. преподаватель.

 

Хабаровск 2009

Оглавление

Введение………………………………………………………………….3-4

Организационные коммуникации………………………………………5-6

Определение коммуникации и  ее средства……………………………….7

Направления коммуникаций………………………………………………8

Элементы коммуникаций………………………………………………….9

Модели коммуникаций…………………………………………………...10

Типы коммуникаций…………………………………………..............11-13

Организационные факторы, влияющие на коммуникацию…...........14-15

Заключение……………………………………………………………….16

Список литературы……………………………………………………….17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Процессы коммуникации, в  которых участвуют работники  аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между  руководителем и его подчиненными, между руководителя одного уровня, между организацией и внешней  средой. Процессы коммуникаций позволяют  руководителям эффективно выполнять  свою работу и принимать решения  о выборе оптимальной стратегии  для достижения поставленных целей.

Коммуникации в организационной  структуре включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Коммуникации важны для  руководителей по следующим причинам:

1. руководители тратят большую часть времени на коммуникации, поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2. коммуникации необходимы для эффективного управления;
3. коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

 

Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности. Принято различать четыре основные функции коммуникативности в  группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональной  выражение и передача информации. С помощью коммуникативности  осуществляется контроль поведения  членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. В тоже время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу.

Для большинства людей  их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение  к происходящему, тем самым она  способствует эмоциональному выражению  работников и позволяет реализовывать  социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью  в процессе принятия решений. Она  позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумами  и группам для принятия решений, посредством передачи информации для  идентификации и оценки альтернативных решений           

 

 

 

 

 

 

 

Организационные коммуникации

 Выполнение управленческих функций, взаимодействие между индивидами и социальными группами осуществляются посредством коммуникации и обмена информацией. Понятие  информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается.

Деятельность любого руководителя связана с выполнением следующих процедур и операций:

- получение, проверка  и обработка информации;

- разработка и реализация  решений;

- контроль и корректировка  их выполнения;

- систематизация и хранение  данных по выполненным решениям;

Основным способом реализации этой деятельности является осуществление  коммуникаций ( от латинского – буквально  означает «общие» или «разделяемое всеми»). Коммуникация представляет собой  процесс, связанный с межличностным  и организационным общением при  передаче информации как внутри организации, так и с внешней средой. Коммуникация – это ключ к эффективности управления.

 Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Система коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков. Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией между уровнями и в рамках самой организации. При этом выделяются коммуникации по восходящей снизу вверх  и по нисходящей сверху вниз.

Горизонтальные коммуникации осуществляются между подразделениями  одной организации, либо отдельными исполнителями, а также с деловыми партнерами.

Конкретная коммуникация характеризуется, как правило, совокупностью  признаков. Например, рабочее собрание руководителей подразделений на предприятии можно классифицировать как внутрифирменную, формальную, вертикальную, вербальную и невербальную коммуникацию. 

Кроме того, в менеджменте  коммуникации осуществляются разными  методами, в связи с этим их можно  разделить на следующие группы:

- познавательные ( для передачи  или обмена данными );

- экспрессивные ( о чувствах, взглядах, оценках );

- убеждающие ( с целью  влияния на клиента или наоборот );

- социально – ритуальные ( для обеспечения норм общения  );

- несловесные ( любые другие);

Коммуникации в организации  выполняют следующие функции:

Информативные – передача истинных или ложных сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;

Мотивационные – побуждение работников к исполнению и улучшению  работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов;

Контрольные – отслеживание поведения работников различными способами  на основе иерархии и формальной соподчиненности;

Экспрессивные – способствование  эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему; удовлетворение социальных потребностей.

Эффективность указанных  коммуникаций различная. Так, данные зарубежных исследователей показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90 %, вертикальных – 20 – 25%, то есть исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информацией.     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹

 

 

 

 

 

 

Определение коммуникации и ее средства

 

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных для получения  информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточненных терминов: семантика  коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между  использованными символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью  и эффективностью при достижении определенных целей.

Существует ряд подходов к группировке  средств коммуникации. Следует различать  коммуникации: 1) несловесные персональные;2) словесные устные;3) письменные персональные;4) письменные групповые внутри организации  и за ее пределами. На современный  подход к коммуникациям в большой  степени повлияло развитие кибернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решения. Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что он говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи.

Специалисты по коммуникации считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между  источником  и получателем, являются изменения, которые происходят в  ее           кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровке являются единообразными. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Норберт Винер назвал эту проблему энтропией, то есть тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы… В результате возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровке.

 

 

 

²

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Направления коммуникаций

 

Коммуникационный поток может  перемещаться в горизонтальном и  вертикальном направлении.

Вертикальное направление –  это обмен информацией между  сотрудниками разных рангов. Вертикальные коммуникации бывают двух видов: восходящие и нисходящие.

Нисходящее направление. Коммуникативный  поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации  к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет снижена.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для  обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах  работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей, при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем  или с представителями высшего руководства.

 Горизонтальное направление.  Когда общение происходит меду  членами одной группы или рабочих  групп одного уровня, между руководителями  или персоналом  одного уровня, то такой коммуникационный процесс  называется горизонтальным. Данный  процесс необходим, так как позволяет сэкономить  время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других – происходит спонтанно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Элементы коммуникации

 

В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование. Это перевод идей источника  в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функция  кодирования – обеспечение формы, в которой идеи цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала. Цель источника  коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые  собрания. 

Расшифровка – прием. Чтобы процесс  коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.

Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.