Контроль – одна из функций управления

Также представлена  организационная структура  магазина «Пятерочка».

 
 
 

Рис. Организационная структура магазина «Пятерочка» 
 
 

Основные технико-экономические  показатели ООО «Пятерочка»

за 2006 – 2008 гг. 

 
 
 
 

                       2.2 Система контроля в магазине «Пятерочка» 

Контроль - это  процесс, обеспечивающий достижение целей  организации. Он необходим для обнаружения  и разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

   Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

    Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

    В магазине «Пятерочка» используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

    Финансовый контроль реализуется на основании сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам.

     Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка.

      Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п.

  В данной организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Но как показала проверка, должностные инструкции прописаны нечетко, формулировки целей до подчиненных доводятся не эффективно. 

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки ряда требований минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающей продукции этим требованиям. Вся продукция поступает посредством прямых поставок в магазин. Приемка товара осуществляется по качеству и по количеству, т.е. доставленная продукция должна соответствовать требованиям: 

- наличие всей  необходимой документации; 

- правильная  маркировка; 

- целостность  упаковки товара; 

- соответствие  сроков производства продукции  на общей и единичной 

- упаковке датам,  которые указаны в документах; 

- соблюдение  нужного температурного режима  при доставке товара. 

    Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. 

     Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль за деятельностью продавцов осуществляется заведующими магазинов, за деятельность заведующих - заместителем коммерческого директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам и т.д.

    Руководители функциональных служб еженедельно представляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы.

    Для высшего управленческого состава характерно еженедельное проведение так называемых планерок в кабинете генерального директора с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации. 

Приказ представляет собой чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее безукоснительному, обязательному  исполнению.

    Рекомендация - некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения.

   Заключительный контроль осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д.

    На данном предприятии заключительный контроль выполняет две основные функции: руководство «Пятерочки» проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы и принять такие управленческие решения, которые позволят избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, так как заработная плата большинства работников непосредственно зависит от результатов деятельности организации.

Таким образом, предварительный контроль при проведении проверки показала, должностные инструкции прописаны нечетко, формулировки целей до подчиненных доводятся не эффективно,а также заключительный контроль не выполняет должным образом функцию, способствующую мотивации персонала. 
 
 

Глава 3. Мероприятия по совершенствованию  системы контроля в магазине «Пятерочка» 

   При плановой проверке магазина «Пятерочка» по адресу Тбилисский бульвар, 13 было забраковано 29 партий продуктов общим весом более 2,6 тонны.

     В магазине при осуществлении розничной продажи продуктов питания населению допущено нарушение законодательства о защите прав потребителей и санитарного законодательства, так как к продаже предлагались продукты питания с истекшими сроками годности, с отсутствием на фасованной продукции информации для потребителей об изготовителе, условиях хранения и дате изготовления.

    По результатам проверки в отношении должностных лиц - ООО «Урал-ритэйл» - были приняты меры административного воздействия в виде штрафов.

    Как показала проверка, один из элементов системы контроля - предварительный контроль немного отстает. А также, заключительный контроль не выполняет должным образом функцию, способствующую мотивации персонала. Руководство магазина не осуществляют контроль исполнения, который обеспечивает выполнение стандартов.

    Вывод: Эффективное управление организацией предполагает большой объем контрольной работы. Перед руководством магазина «Пятерочка» встают задачи структурной перестройки элементов системы управления, в том числе контрольных, их нацеленности на конкурентоспособность и эффективное функционирование.

    Предложения: Для исполнения вышеуказанных целей необходимо разработать и внедрить:

1. Методы контроля  и коррекции работы торгового персонала:

    Метод контроля наблюдение представляет собой общее ознакомление с состоянием финансовой деятельности объекта. 

    Метод контроля проверка - затрагивает основные вопросы финансовой деятельности и проводится на месте с использованием балансовых, отчетных и расходных документов для выявления нарушений финансовой дисциплины и устранения их последствий.

   Еще один метод контроля обследование - производится в отношении отдельных сторон финансовой деятельности и опирается на более широкий круг показателей, что принципиально отличает его от проверки.

   Метод контроля анализ,как и предыдущие методы, нацелен на выявление нарушений финансовой дисциплины.

   Метод контроля ревизия производится с целью установления законности и финансовой дисциплины на конкретном объекте и является основным методом финансового контроля. Она проводится на месте и основывается на проверке первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, фактического наличия денежных средств.

    А также можно ввести семинар :Создание и введение стандартов работы торгового персонала. Цель данного семинара: дать четкое понимание  алгоритма создания  стандартов работы торгового персонала, показать на практических  примерах технологию создания и внедрения стандартов.

2. Методы материального  и нематериального стимулирования персонала:

Материальное  стимулирование: 1. Денежное (рост тарифной части ЗП, премирование, надбавки, доплаты). 2. Неденежное (натуральная форма, услуги, вовлечение в участие прибыли предприятия).