Эффективное управление организациями и человеческими ресурсами

 

Раздел 5. Нормаль процесса управления

Нормаль процесса управления служит для описания технологии выполнения отдельных задач (функций) управления, она показывает зафиксированную последовательность решений задач и взаимосвязь различных должностных позиций.

Согласно варианту, в  нормали процесса управления необходимо описать процесс приема на работу, включая ориентацию новичка.

В первой строке таблицы  содержится  набор задач, соответствующих  данному процессу управления. Задачи расположены в порядке, отражающем логическую последовательность процесса управления.

Во второй строке записана исходная, необходимая для решения данных задач информация.

Третья строка содержит перечень исполнителей задачи, то есть подразделений или конкретных должностных  лиц, решающих задачу и преобразующих  исходную информацию, а также формирующих  результирующий документ.

В четвертой строке назван документ, получаемый в результате решения соответствующей задачи управления.

В пятую строку заносятся  потребители документа – отдельные  подразделения или работники, использующие результирующий документ.

Каждой задаче  в  нормали процесса управления соответствует вертикальная линия; каждому исполнителю задачи и потребителю документа соответствует горизонтальная линия.

Указание на конкретного исполнителя, потребителя осуществляется путем  помещения на пересечение соответствующих  горизонтальных и вертикальной линии знака  «●». Указание на основного исполнителя задачи, потребителя документа обозначается «    ».   

         В курсовой работе описана управленческая процедура – прием на работу нового сотрудника.

 

Таблица 6

Информационная  таблица

№	Наименование задачи	Источники	Исполнители задачи	Срок исп, дни	Результирующий документ	Потребители документа
1	2	3	4	5	6	7
1	Поступление заявления на вакантное  рабочее место	план работы с персоналом	менеджер по персоналу	7-14	план работы с персоналом	отдел кадров
2	Предварительная беседа с кандидатом на вакантную должность	план проведения собеседования	менеджер отдела кадров	2-5	план проведения собеседования	отдел кадров
3	Наведение справок о кандидате	план  осуществления подбора  персонала организации	менеджер по персоналу	2-4	план осуществления подбора  персонала организации	отдел кадров
4	Изучение объективных данных кандидата  на вакансию	план осуществления подбора  персонала организации	менеджер по персоналу	3-5	план осуществления подбора  персонала организации	отдел кадров
5	Беседа с директором для правомерности  приема на работу	законодательство	менеджер отдела кадров	1	-	-
6	Направление кандидата для профессиональной оценки к специалисту	законодательство	менеджер отдела кадров	1-2	заключение о профессио-нальной пригодности кандидата	отдел кадров
7	Инструктаж поступающего на работу в отделе кадров	план проведения инструктажа	менеджер отдела кадров	1-2	заключение о проведении инструктажа	все отделы
8	Подготовка трудового договора	законодательство	менеджер отдела кадров	1-2	договор	делопро-изводитель
9	Согласование условий договора трудового	договор	начальник отдела кадров	1-2	-	-
10	Подготовка приказа о зачислении на работу	договор	начальник отдела кадров	1-2	приказ	делопро-изводитель

           Таким образом, построенная схема позволяет графически изобразить каждую из задач процесса управления с указанием исполнителей, входной и выходной информации, потребителей результирующего документа, с отражением взаимодействия различных органов управления при реализации управленческого процесса.

 

Раздел 6. Разработка  должностной  инструкции  для  ведущего специалиста по кадрам

 

Министерство информационных технологий и связи РФ Федеральное агентство связи

УТВЕРЖДАЮ И.о. директора УФПС Тюменской области  –  филиала ФГУП «Почта России» ______________________ А.А. Антропов «____»_____________________200__г.

 

№________             г.Тюмень

 

Должностная инструкция

Ведущего специалиста по кадрам

группы по работе с персоналом отдела по управлению персоналом

УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России»

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность ведущего специалиста по кадрам отдела по управлению персоналом УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России» (далее Филиал).
2. Ведущий специалист по кадрам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора Филиала.
3. Ведущий специалист по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела по управлению персоналом.
4. На должность ведущего специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее образование.
5. Ведущий специалист по кадрам должен знать:
• законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность Филиала по управлению персоналом;
• организационную структуру и штатное расписание Филиала, профиль, специализацию и перспективы его развития;
• кадровую политику и стратегию Филиала;
• законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам подбора, отбора, найма, кадровом резерве, ротации, аттестации, адаптации, подготовки, повышения квалификации, обучении планировании карьеры персонала в Филиале;
• конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг;
• современные концепции управления персоналом;
• основы трудовой мотивации и системы оценки персонала;
• основы технологии производства и перспективы развития предприятия, учреждения, организации, структуру управления и их кадровый состав;
• передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;
• основы организации делопроизводства;
• порядок составления смет затрат на подбор, отбор, найм, кадровый резерв, ротацию, аттестацию, адаптацию, подготовку, повышение квалификации, обучение, планирование карьеры персонала и оформления договоров (контрактов) с преподавателями и инструкторами;
• трудовое законодательство;
• порядок разработки планов, положений, локальных нормативных документов;
• основы экономики, организации производства, труда и управления;
• правила и нормы охраны труда;
• порядок разработки трудовых договоров (контрактов);
• методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
6. На время отсутствия ведущего специалиста по кадрам (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Ведущий специалист по кадрам:

1. Ведет учет личного состава и кадрового делопроизводства по работникам, занимающим должности, входящие в номенклатуру Филиала, в соответствии с законодательством РФ, положениями, инструкциями и приказами ФГУП «Почта России» (далее Предприятия);
2. Ведет статистическую отчетность по движению персонала Филиала и ее предоставление в Дирекцию по управлению персоналом Предприятия, в сроки, установленные Предприятием;
3. Организует и контролирует ведение учета личного состава и кадрового делопроизводства в обособленных структурных подразделениях Филиала (далее ОСП);
4. Подготавливает документы, необходимые для назначения пенсий работникам, занимающим должности, входящие в номенклатуру Филиала и их семьям, представление указанных документов в органы социального обеспечения;
5. Контролирует исполнение руководителями ОСП постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами;
6. Контролирует соблюдение в Филиале норм трудового законодательства РФ в работе с персоналом.
7. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя Филиала, а также другую установленную документацию по персоналу.
8. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
9. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
10. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
11. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
12. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале Филиала, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
13. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
14. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам Филиала и их семьям, установления льгот и компенсаций.
15. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
16. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
17. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
18. Составляет установленную отчетность.
19. Принимает участие в организации работы квалификационных комиссий Филиала, реализации их решений;
20. Оформляет карточки ф.Т-2, оформляет трудовые договоры и изменения в них, связанные с трудовой деятельностью, оформляет приказы, локальные нормативные акты, ведет учет списочного состава работающих;
21. Своевременно оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и указаниями директора Филиала, систематически вносит изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.;
22. Оформляет и ведет учет больничных листов и страховых медицинских полисов, работников аппарата управления Филиала, контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе.
23. Ведет учет и выдачу удостоверений личности, пропусков.
24. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления персоналом с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры», автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале Филиала, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
25. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов по персоналу ОСП Филиала;
26. Проводит систематический анализ кадровой работы в Филиале, разрабатывает предложения по ее улучшению.
27. Организует составление и выполнение графиков отпусков,  контролирует его соблюдение.
28. В установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.
29. Исполняет текущие поручения начальника отдела по управлению персоналом.

3. ПРАВА

Ведущий специалист по работе с персоналом имеет право:

1. Осуществлять взаимодействие с учебными заведениями, средствами массовой информации, учреждениями, занимающимися занятостью населения по вопросам подбора, отбора персонала, формирования кадрового резерва.
2. Обращаться к руководителям структурных подразделений (включая ОСП) за содействием в выполнении задач, возложенных на ведущего специалиста по кадрам.
3. Готовить проекты решений задач по направлениям, отнесенным к деятельности специалиста по работе с персоналом.
4. Направлять в структурные подразделения Филиала (включая ОСП), согласованные с руководством отдела и Филиала, методические материалы, рекомендации и предложения, а также осуществлять контроль за их исполнением и оказывать методическую и практическую помощь по вопросам работы с персоналом.
5. Вносить на рассмотрение руководителя отдела предложения по работе отдела по управлению персоналом.
6. По согласованию с руководителем отдела, разрабатывать формы и устанавливать периодичность отчетности структурных подразделений Филиала (включая ОСП).
7. Участвовать в решении вопросов о подборе персонала, приеме и распределении обязанностей между работниками Филиала, в организации работы, направленной на обучение и повышение квалификации работников Филиала.
8. Запрашивать и получать, в установленном в Филиале порядке, от руководителей структурных подразделений Филиала (включая ОСП) предоставления в срок справочной, оперативной, отчетной и иной информации, необходимой для решения задач, возложенных на ОУП.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ведущий специалист по кадрам несет ответственность за:

1. Нарушение трудового, административного, уголовного законодательства.
2. Невыполнение своих функциональных обязанностей.
3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.
5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
6. Халатное исполнение (или не исполнение) своих обязанностей, разглашение коммерческой или служебной информации о Филиале или порученных работах в соответствии с законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

1. Режим работы ведущего специалиста по кадрам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Филиале.
2. В связи с производственной необходимостью, ведущий специалист по работе кадрам может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности ведущему специалисту по кадрам может выделяться служебный автотранспорт.

 

 

И.о. начальника отдела

по управлению персоналом                       ______________ Л.К. Ослина

                   «___»____________ 200__г

 

СОГЛАСОВАНО:                        ______________ Е.С. Шевченко

      «___»____________ 200__г

 

С должностной инструкцией ознакомлен: ______________ _________________

(подпись)   (расшифровка подписи)

      «___»____________ 200__г

 

 

Заключение

 

В процессе выполнения курсовой работы были усвоены теоретические  знания по курсу «теория организации».

В представленной  работе был определен статус УФПС Тюменской области филиала ФГУП «Почта России», рассмотрена внутренняя и внешняя среда организации, выявлены основные виды деятельности; подробно изучена структура организации; составлены матрица распределения административных задач управления, табло управления на примере отдела кадров; разработана должностная инструкция для ведущего специалиста отдела кадров; составлена нормаль процесса приема на работу.

Кадровая система предприятия  должна обладать целостностью, которая  обеспечивается единоначалием, комплексностью планов деятельности, согласованных с совокупностью внутрифирменных ценностей.

Таким образом, современная  кадровая служба ориентирована на:

• Поиск персонала;
• Проведение адаптации принятого персонала;
• Организацию и проведение обучения работников;
• Периодическую аттестацию персонала;
• Ведение информационной базы данных по персоналу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Виханский О.С, Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Гардарики, 1999. -528 с.
2. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. - Мн.: Новое знание, 2005. — 336 с.
3. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурн Ф. Основы менеджмента. –М.: Дело, 2000. – 704с.
4. Методические указания ко II части курсовой работы для студентов экономических специальностей //         Чикишева Н.М., Решетникова И.Г., Семянникова О.Г. - Тюмень: Тюменский государственный архитектурно-строительный университет, 2011г.
5. Разу М.Л., Якутин Ю.В. Организация менеджмента. – М.: 1994. - 323с.