Эффективное управление организациями и человеческими ресурсами

Миссия организации УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России» (далее по тексту – Филиал) – это решение вопросов эффективного и приемлемого по цене общения людей и организаций, предоставление качественных услуг в сфере связи с современным сервисом, ориентация всех обособленных структурных  подразделений компании на удовлетворение потребностей клиентов.

Почтовая связь –  важнейшая составляющая инфраструктуры страны и неотъемлемая часть политической, экономической и социальной жизни общества. Координация развития почтового сообщества и всестороннее сотрудничество почтовой службы в деловых кругах региона  и органах власти субъекта РФ является важнейшим условием успешного развития местной почтовой индустрии.

Общая стратегия Предприятия. 13 мая 2010 года в рамках секции «Почтовая связь» Расширенного заседания Коллегии Министерства связи и массовых коммуникаций РФ состоялась пресс-конференция генерального директора ФГУП «Почта России» А.Н. Киселева.

Наиболее существенными  преградами для устойчивого развития Почты России А.Н. Киселев назвал:

• текущее состояние почтовой инфраструктуры и почтового транспорта, которое можно охарактеризовать как неудовлетворительное;
• недостаточную техническую оснащенность объектов почтовой связи (основная масса трудоемких операций сегодня осуществляется почтовиками вручную);
• несовершенство управленческой структуры.

Для скорейшего устранения этих преград требуется решить целый комплекс важнейших задач:

• создать условия для начала масштабного инвестиционного процесса и модернизации почтовой инфраструктуры;
• оптимизировать систему управления предприятием;
• повысить эффективность управленческих процедур;
• выделить бизнес-единицы и обеспечить дальнейшее совершенствование бизнес-процессов.

Сегодня, в новых социально-экономических  условиях, Почта может и должна воспользоваться теми конкурентными  преимуществами, которые дает ей высокий  уровень доверия клиентов, отработанные механизмы и обширный опыт оказания широкого спектра почтовых, финансовых и инфокоммуникационных услуг, а также беспрецедентная по своим масштабам и разветвленности сеть почтовых отделений, представляющих собой мультисервисные пункты.

Для реализации планов по развитию бизнеса в свете открывающихся  в настоящее время возможностей Почте России необходимы комплексные структурные преобразования.

Цели УФПС Тюменской  области – филиала ФГУП «Почта России»   в 2012г.:

• обеспечение роста дохода от коммерческой деятельности;
• развитие услуг;
• повышение уровня качества обслуживания; (Детализация коммерческих целей оформлена в бизнес-плане УФПС Тюменской области – филиала ФГУП «Почта России»  (далее по тексту – Филиал).
• модернизация почтовой  инфраструктуры;
• активизация работы менеджеров высшего и среднего звена АУП Филиала и ОСП Почтамтов, усиление контроля деятельности операторов  почтовой связи;
• компетентность и ориентированность на бизнес всего персонала Филиала.

Конкурентные преимущества организации:

• высокий уровень доверия клиентов; 
• отработанные механизмы и обширный опыт оказания широкого спектра почтовых, финансовых и инфокоммуникационных услуг,
• беспрецедентная по своим масштабам и разветвленности сеть почтовых отделений, представляющих собой мультисервисные пункты.

Таблица 3

Описание внутренней среды

Факторы	Характеристика фактора	Тенденции развития фактора
Кадры	В филиале трудится 4 421 человек, в  том числе 1 695 почтальонов (38% от общего количества). По данным на 1 декабря 2011 года высшее образование в филиале имеют 476 человек, средне-профессиональное -1257 работников. В возрасте до 30 лет трудится 1087 человек, в возрасте до 40 лет – 1955 человек, в возрасте до 50 лет – 3737 работников, старше 50 лет – 938	Снижение текучести  кадров в АУ (аппарате управления) УФПС Тюменской области и почтамтах. Нехватка почтальонов и операторов в отделениях почтовой связи.
Маркетинг	Монополистическое или  доминирующее положение на рынке	Опасность снижения доли рынка под воздействием конкуренции
Менеджмент	Бюрократическая организационная  структура	Сложность эффективного управления организацией в условиях динамичной внешней среды
Производственные и  информационные технологии	Технология оказания почтовых услуг является достаточно сложной, требует специальной подготовки оператора, оказывающего услуги, в т.ч. знание правил оказания почтовых услуг	Высокий износ техники  в ОПС, особенно сельских. Сбои в  работе программы WinPost.
Финансы	Централизация бюджета  доходов и расходов (БДР) филиала, годовой БДР принимается с 2011 года, утверждается после согласования профильными дирекциями в ФГУП «Почта России».	Контроль целевого использования  средств БДР, контроль выполнения плана, запрос письменного объяснения причин отклонений

 

 

Раздел 2. Организационная структура управления фирмы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Если характеризовать  выделено АУП Тюменской области, то схема получается следующая:

Но в текущих условиях, когда механизация производства встала острой задачей, принято решение  открыть относительно обособленное подразделение, которое будет заниматься не только поддержанием технического оснащения, контролем над работой сервера, но и разработкой принципиально новых способов модернизации производства – Информационно вычислительный центр (ИВЦ). Этот проект будет воплощен в жизнь во втором квартале 2012 года.

Тогда схема будет  выглядеть так:

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 3. Матрица разделения административных задач управления

 

Матрица РАЗУ позволяет  обоснованно разделить задачи по основным подразделениям аппарата управления исследуемой организации, также обеспечить их комплексную реализацию.

Матрица разделения административных задач управления представляет собой  таблицу, в которой располагаются  наименования подразделений и служб (возможно указание конкретного работника  аппарата управления), а также перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителями. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделения, службы или конкретного работника к решению определенной задачи.

Данную матрицу можно  рассматривать как средство согласования входов и выходов системы. В наименованиях столбцов располагаются входы – функциональные подразделения, службы, должностные посты участников процесса управления. В графах наименований строк перечисляются задачи (то есть виды деятельности, составляющие процесс управления). В поле матрицы условными знаками обозначаются функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов.

Совершенствование менеджмента  в фирме невозможно без четкого  определения функциональных обязанностей исполнителей и распределения их без дублирования и «белых пятен» безответственности. Одним из способов реализации подобных функций является построение матрицы распределения административных задач управления.

 

Деятельность по реализации функций  управления при проектировании матрицы  характеризуется следующими аспектами:

1. Ответственность исполнителя за решение задачи:

• Я – единоличное решение и персональная ответственность;

• V – персональная ответственность при коллегиальной форме принятия решения;
• Р – участие в коллегиальном решении задачи без права визирования.

2. Содержание деятельности по решению задачи:

• СП -  планирование (прогнозирование), поиск идей и заказчиков;
• О – организация;
• К – контроль;
• Х – координация деятельности различных участников процесса;
• А – активизация, стимулирование.
3. Содержание подготовительной деятельности:
• С – согласование, визирование;
• Т – непосредственное выполнение технической стороны задачи;
• М – подготовка предложений + расчетные операции.

Должностная позиция, рассматриваемая  в матрице  в соответствии с  индивидуальным заданием – начальник отдела кадров.

 

 Таблица 4

Матрица РАЗУ

№ п/п	Задачи (функции), решаемые ведущим специалистом по кадрам	Наименование должностных позиций
		Характеристика деятельности начальника отдела кадров.
		I	II	III
1	2	3	4	5
1	Приём, перевод, увольнение работников	V	СП,О	С
2	Учет, хранение, ведение трудовых книжек	V	СП,О	С,Т
3	Работа с ПФРФ	Я	СП,О	Т
4	Оформление банковских зарплатных карт, работа со СвязьБанком	V	К,Х	Т,М
5	Учет и выдача служебных удостоверений	Я	О	Т
6	Работа с листками нетрудоспособности	Я	О	Т
7	Обратная связь (работа с корреспонденцией)	V	О,К,Х	С,Т
8	Подготовка архивных справок	Я	О	Т
9	Организация аттестации, обучения, повышения  квалификации	V	О,К,Х	С,Т,М
10	Ведение статистической отчетности	Я	СП,О	С,Т
11	Учет предоставления отпусков	Я	СП,О	С,Т
12	Проведение конкурсных комиссий	V	О,К,Х	Т,М
13	Предоставления работников к поощрениям и награждениям	V	О,К,Х	Т,М
14	Поиск сотрудников, работа с биржей труда	Я	СП,О	С,Т
15	Организация тайм контроля, составление  отчетов по явкам и опозданиям	Я	О,К	С,Т

 

В составленной матрице  каждая из выявленных задач, выполняемых ведущим специалистом по кадрам, была проанализирована с учетом аспектов выполнения функций управления.

Таким образом, ведущий специалист по кадрам УФПС Тюменской области филиала ФГУП «Почта России» в своей работе несет в большей степени единоличное решение и в меньшей - персональную ответственность за принимаемые решения.

 

 

 

 

По результатам анализа выявлено, что наибольшую долю в содержании деятельности ведущего специалиста отдела кадров по решению своих должностных задач занимает непосредственно организация разработанных мероприятий, контроль за их исполнением, в равной степени планирование и координация деятельности участников процесса.

 

 

В содержании подготовительной деятельности основное место занимает выполнение технической части тех задач,за которые должностное лицо несет персональную ответственность.

 

 

 

 

 

Раздел 4. Табло управления

Табло управления является важным средством осуществления  процесса контроля. Данное табло должно отражать перечень основных показателей, подлежащих контролю со стороны должностной позиции. Рассмотрим табло управления на примере ведущего специалиста отдела кадров.

Таблица 5

Табло управления для ведущего специалиста отдела кадров

№	Наименование контролируемых показателей, формула	Периодичность	Источники
			информационные	Исполнители, обеспечивающие подготовку
1	2	3	4	5
1	Подбор персонала	По мере потребности	Заявления на увольнение	Группа по работе с персоналом
2	Создание внутреннего резерва	1 раз в год по состоянию  на 1 июля	Запросы руководителей отделов  на поиск сотрудников	Руководитель отдела, группа по работе с персоналом
3	Наградные материалы	3 раза в год	Списки на награждение: государственный; ведомственные; корпоративные	Руководители отделов, специалист отдела кадров
4	Сведения по предоставлению квоты  по трудоустройству инвалидов	1 раз в месяц	Договор о квотировании рабочих  мест для трудоустройства инвалидов	Специалист отдела кадров
5	Сведения о потребности в  работниках и наличии свободных рабочих мест	1 раз в месяц	Отчет о текучести кадров, информация из центра занятости	Специалист отдела кадров
6	Отчет по мотивации	1 раз в квартал	Отчеты отделений	Специалист отдела кадров
7	Отчет в статистику формы (П-4Н-НЗ)	1 раз в месяц по состоянию  на 2 число	Отчеты отделов	Специалист отдела кадров
8	Списки работников для расчета  пенсионных взносов в Негосударственный  пенсионный фонд	По мере потребности	Территориальный орган статистики	Специалист отдела кадров
9	Работа с корреспонденцией	Ежедневно	Входящие письма	Специалист отдела кадров
10	Ведение номенклатуры	Ежедневно	Внутренняя документация отдела	Специалист отдела кадров