Информационные технологии для развития организации

     - существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

     - наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей

     -    Достоинствами данной стратегии  являются:

     -    рационализация организационной  структуры фирмы;

     -    максимальная занятость всех  работников;

     -     высокий профессиональный уровень;

     - интеграция профессиональных функций  за счет использования компьютерных сетей.

     -   Новая информационная технология  в фирме должна быть такой,  чтобы уровни информации и  подсистемы, ее обрабатывающие, связывались  между собой единым массивом  информации. При этом предъявляются  два требования. Во-первых, структура  системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.[17,с.640]

     При внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года. Если в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и придется принимать меры к ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной технологии обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии.

     2.3 Информационные технологии и информация - факторы повышения эффективности управления

     Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

     1). В первую очередь это касается  собственно создания и оформления  деловых документов с помощью  текстовых редакторов. Текстовые  редакторы позволяют не только  повысить скорость оформления  документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

     2). Информационные технологии позволяют  также обеспечивать удобное хранение  документов, которое реализуется  в виде многоуровневой структуры  папок на диске компьютера. В  операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

     3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации  (учета) документов, а также контроль над сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

     4). Уровень автоматизации делопроизводства  существенно повышается, если в  каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

     5). Документы, поступившие в организацию  по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).[27]

     Все предприятия обладают огромным объемом  данных и накопленным практическим опытом. Сегодня условием предпринимательского успеха становится, прежде всего, знания - это залог прибыльной работы. Экономическое лидерство многих предприятий объясняется главным образом приоритетом в использовании информационных технологий. Современные информационные технологии, построенные на базе компьютерного интеллекта, играют ключевую роль в развитии предприятий.

     Информационные  технологии управления  это методы и способы взаимодействия управляющей  и управляемой подсистем строительного  производства на основе использования современного инструментария. [11]

     Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном  цикле создания здания (сооружения) состоит из:

     электронно-вычислительных машин,

     системы коммуникаций и вычислительных систем,

     банков  данных и знаний,

     программно-информационных средств,

     экономико-математических методов и моделей,

     экспертных  систем.

     Технология  как фактор внутренней среды имеет  гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги.

     Технология  подразумевает стандартизацию и  механизацию. То есть использование  стандартных деталей может существенно  облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

     В начале века появилось такое понятие  как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти  повсеместно, и очень сильно повышает производительность предприятий.

     Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации по Томпсону и по Вудворд. Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три категории технологий:

     Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается  только одно изделие.

     Массовое  или крупносерийное производство применяется  при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

     Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые  сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам  продукта в больших объемах.

     Социолог  и теоретик организации Джеймс Томпсон предлагает другие три категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

     1. Многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно. Сборочные линии массового производства являются типичным образцом такого вида технологии. Каждая операция по сборке автомобиля должна выполняться в определенной последовательности. Например, нельзя установить двигатель до того, как будет собрана рама.

     2.   Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми. Например, банковское дело — это посредническая технология, которая связывает вкладчиков и тех, кто берет займы в банке. Телефонные компании выступают посредниками между людьми, которые хотят позвонить сами и которые хотят, чтобы им позвонили. Бюро по трудоустройству связывает продавцов и покупателей рабочей силы.

     3.   Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство. Примером такой технологии можно считать монтаж фильма.

     Категории, предложенные Томпсоном, не так уж сильно расходятся с категориями Вудворд. Многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового и некоторым формам непрерывного производства. Интенсивные технологии эквивалентны индивидуальным технологиям. Их целью является достижение максимальной гибкости производства. Посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Ими, в основном, пользуются, когда возможна и эффективна хотя бы некоторая стандартизация, но выпуск продукции не может быть полностью стандартизован. Посреднические технологии позволяют организациям использовать многочисленные вариации потребностей сторон, вступающих во временную связь. Например, некоторые вкладчики банков хотят иметь свободный и постоянный доступ к своим вкладам, в то время как другие, желая иметь более высокий процент, готовы ждать. Банк справляется со всем этим разнообразием, предлагая своим клиентам, большое число счетов, каждый со специфическими характеристиками, предоставляемыми через кредитные карточки, то же относится и к займам, которые могут быть краткосрочными, или же долгосрочными, предоставляемыми через закладные.

     Различия  в терминологии объясняются в  основном областью специализации авторов. Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий. Томпсона же интересовала более широкая схема, охватывающая все виды организаций. В результате, промышленные предприятия лучше всего описаны категориями Вудворд, а категории Томпсона, как представляется, лучше всего подходят для технологий, относящихся к другим областям.[13]

     Нельзя  назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть, более приемлем один тип, а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей.

 

      Заключение

     На  первый  взгляд  не   происходит   ничего   сверхъестественного   — информационная индустрия является  новой отраслью  технологий,  она всегда бурно развивалась,   ускорения   чередовались   с   относительно   плавными периодами. Происходящее сегодня сопоставляют с такими вехами, как  появление персональных компьютеров в эпоху властвования  больших  ЭВМ  и  повсеместное объединение персональных компьютеров в локальные  сети.  Соглашаясь  с  этим сравнением, следует отметить эволюционный  характер  явления.  Просто  когда люди  хотят отразить  важность  какого-либо  момента,  они   называют   его революционным — это из области маркетинга.

     Никто  не   может  игнорировать   новые   технологии,   широко распространяющиеся в нашей жизни,  не  говоря  уже  о  той  непосредственной выгоде, которую из них могут извлекать потребители уже  сегодня.  Результаты этих усилий уже воплощаются в реальных проектах. В   результате  развития  информационных технологий и большой прибыльности проектов в отрасль  привлечено  множество  фирм.

       В результате создалась  ситуация   совершенной   конкуренции. Результатом сегодняшней обостренной конкуренции будет совершенствование информационных технологий, появятся новые отрасли, рынок предложения станет прозрачнее.

     Таковы   основные   черты   развития    сегодняшнего  индустриального бизнеса  — этого многоликого феномена нынешнего столетия, который уже  сейчас конкурирует с промышленностью  и в скором будущем может стать  основным  видом экономической деятельности.

 

      Использованная литература

     1. Банк В.Р. Информационные системы в экономике / В.Р. Банк, В.С. Зверев. - М.: Экономистъ, 2005.

     2. Богданов А. А. Тектология: Всеобщая организационная наука. В 2-х книгах. — М.: «Экономика».