Особенности организации выставочного дела на потребительском рынке России

     Рассылка  старой и доброй технике Ргоmotion выставочного проекта относится почтовая рассылка потенциальным участникам выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных билетов и программы мероприятий (вторая волна). Используется также факсовая рассылка (эта недорогая услуга предоставляется сегодня многими компаниями). На государственные предприятия неожиданно хорошее воздействие оказывает телетайпная рассылка (особенно правительственных телеграмм и официальных документов по выставке).

     Для доставки материалов клиентам VIP используются курьерские службы.

23

Государственная и общественная поддержка выставочного проекта. Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки, Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки осуществляет рабочая группа, утвержденная решением Оргкомитета на своем первом заседании. Оргкомитет решает принципиальные вопросы подготовки выставки и ее мероприятий, утверждает концепцию, рабочая группа — оперативные.

Заседания Организационного комитета целесообразно проводить один раз в месяц , рабочей группы — один раз в две недели. Государственная поддержка обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, одним из путей лоббирования, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии. Высокий статус выставки и Организационного комитета по подготовке и проведению выставки дает основание обратиться к руководителям законодательной и исполнительной власти страны, субъектов Федерации, видным общественным и политическим деятелям с просьбой направить официальное приветствие в адрес участников и гостей выставки, которое будет опубликовано в официальном каталоге выставки, а также принять участие в церемонии официального открытия выставки. Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета,

24

приглашенные  представители законодательной и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных российских и зарубежных компаний, общественности, участники выставки, СМИ.

  По согласованному с Оргкомитетом сценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходит торжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов. В зависимости от типа выставки, сложившейся ситуации возможен выход следующих официальных документов, обеспечивающих поддержку выставки:

Поручение Министра (приказ по министерству),

Распоряжение  Правительств/Администраций субъектов Федерации (принимается на заседании Правительства Москвы/субъектов Федерации),

Распоряжение  Мэра/Главы Администрации (рассматривается  лично Мэром), Распоряжения органов  исполнительной власти и различных  ведомств и др.

     Хорошие результаты информирования общественности дает: посещение и поддержка общественно-значимых мероприятий, публичных акций, адекватных целям и идеям выставки (конференции, заседания профессиональных клубов, съезды, пресс-конференции, презентации)

Пресс-конференции  являются важным источником информации о выставке и ее мероприятиях для СМИ, Опыт проведения крупномасштабных выставочных проектов позволяет назвать оптимальное количество пресс-конференций

• Первая проводится за неделю до официального открытия выставки по актуальной теме занимаемой выставки. Очень важно пригласить для участия в пресс-конференции официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с целью информирования по актуальным вопросам.

25

• Вторая - непосредственно в день открытия (перед церемонией официального открытия). Как правило, в ней принимают участие приглашенные на церемонию открытия.

     Успешная  подготовка и проведение пресс-конференции  следует следующим правилам:

- СМИ  извещаются о предстоящей пресс-конференции  заранее (за неделю) сначала факсом, а затем по телефону. Факсовое сообщение должно быть четким и ясным: тема пресс-конференции, дата, время и длительность, место проведения, участники пресс-конференции, имя и должность специалиста ПР., номер телефона. "  За три дня до проведения следует сделать телефонный звонок — напоминание.

-  Перед  началом пресс-конференции участники  и другие ответственные лица  должны провести краткое совещание  с участием ответственного за  отношения с прессой — чтобы  обсудить порядок (сценарий) ведения пресс-конференции, ответы на возможные вопросы.

- Перед  началом пресс-конференции прибывающие  журналисты регистрируются (одновременно  получают аккредитацию на выставку  и ее мероприятия), получают пресс-релизы . Работа с представителями СМИ  на выставке. На территории выставки необходима организация пресс-центра, где журналисты могут получить всю информацию не только о выставке, но и о компаниях - участницах. В пресс-центре всегда должны быть пресс-релизы, программа мероприятий, каталог Новая услуга организаторов:  пресс-боксы (пресс-релизы компаний-экспонентов, компакт-диски, слайды), что позволяет экономить время представителей СМИ. Работа на смежных и конкурентных выставках. Смежные и конкурентные выставки - уникальное сочетание в одном месте и времени огромного количества потенциальных участников выставки, поэтому ее активно используют в работе по привлечению экспонентов.

Формы работы:

• Стенд компании-организатора выставки

26

-  Публикация  рекламы и информации в каталоге  выставки 

- « Прямая  » работа менеджеров по привлечению экспонентов.⁵ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

27

ПРАКТИКА 

      Выставочная деятельность очень сложны и многогранна. Успех каждой конкретной выставки зависит  от большого количества факторов. Некоторые  из них будут описаны ниже.

      Один  из самых важных вопросов, который первым встаёт перед организаторами выставки: кто будет «экспонентом»? Т.е., другими словами, какого рода организации, люди будут выставляться? И, естественно, необходимо выделить целевую аудиторию, которой было бы интересно посетить конкретное мероприятие.

      Всё это делается для того, чтобы можно  было разослать предложения по участию  в выставке,  приглашения для  посещения выставки, оповестить СМИ  и официальные структуры, правильно  подобрать спонсоров.

Так, например, можно  рассмотреть выставки «Кольский Партнериат» и «ЭКСПО-Дом». Первая выставка по своей направленности и охвату целевой аудитории является общей бизнес-выставкой. Здесь, обычно, выставляются предприятия самых разных родов деятельности: от торговых домов до рекламных агентств. Здесь Вы не встретите бабушек с авоськами и праздно-шатающуюся молодёжь. Эту выставку обычно посещают предприниматели, представители компаний, журналисты. И все они относятся к абсолютно разным сферам бизнеса.

      В свою очередь, выставка «ЭКСПО-Дом» являет собой специализированную выставку. Т.е. экспонентами являются предприятия, имеющие узкую специализацию. В данном конкретном случае этой специализацией является всё, что связано со строительными, ремонтными и прочими работами в жилищно-коммунальной сфере. Посетители выставки так же представляют собой людей, заинтересованных в подобного рода услугах. 
 

28

      После конкретизации сферы деятельности экспонентов и целевой аудитории  следует логичный вопрос выбора места  проведения выставки. В Мурманске  практически все выставки проводятся в «Ледовом Дворце Спорта», т.к. этот зал вмещает в себя наибольшее количество человек. Здесь идёт упор не на качество помещения, а на проходимость. Большой зал «Ледового Дворца» представляет собой удобную, но не особо презентабельную площадку для выставочной деятельности. Хорошо просматриваемое пространство, отличная вентиляция, удобное географическое расположение (центр города). Всё это делает «Ледовый Дворец» излюбленным местом организаторов выставок.

      Но  выставки можно организовывать не только в подобных местах. Для небольших, максимально узко специализированных выставок могут подойти залы клубов, ресторанов, театров. Конечно, в таком случае проходимость будет значительно меньше, но правильно подобранное в концепции выставки помещение может принести большое количество позитивных эмоций как посетителям, так и участникам.

      Когда аудитория выставки и её место  определены, когда разосланы предложения  и приглашения, начинается рутинная работа по оформлению участников.

Здесь очень  важно правильно расставить всех участников по выставке. В вопросе размещения стендов на выставке существует несколько, так сказать, хитростей. Так, к примеру, можно выделить на выставке «элитный» блок стендов. На практике это можно рассмотреть на примере выставки «Кольский Партнериат». Здесь организаторы сделали очень ловкий шаг, назвав отдельный блок стендов «Лучшие предприниматели». Каждый год за место на этом стенде бьются десятки организаций, т.к. попасть в эту «касту» считается очень престижным. Условия размещения, так же как и оплата места в этом блоке оговариваются индивидуально с каждым участником, желающим выставляться именно там. Главное условие для претендентов: Администрация города и области должна подтвердить «на бумаге» их

29

причастность  к лучшим предприятиям. Всё остальное является секретом.  Сколько и что каждый из участников стенда «Лучшие предприниматели» даёт за размещение именно там организаторам выставки не выходит на общее обозрение.

      Для всех же остальных условия абсолютно  одинаковые. Устанавливается стандартная цена за квадратный метр пространства, фиксированные цены на все дополнительные услуги. Но нельзя относится к обычным экспонентам «спустя рукава». Любой из них, пусть даже и выкупающий минимальную площадь на выставке, требует индивидуальной работы, т.к. от каждого конкретного участника зависит общий успех выставки.

      Необходимо  чётко представлять, что и как  будут демонстрировать Ваши участники. Лучше всего, если Вы попросите программу  выставки у всех экспонентов, чтобы  получить полную картину того, что будет происходить. Это поможет избежать неприятных недоразумений и недопонимания. Подобный шаг обезопасит Вас от возможных казусов, связанных с чрезвычайным желанием участников показать себя как можно ярче и громче. Ведь Вам не хочется, чтобы в СМИ потом говорили, что Вы, как организатор выставки, позволили бродить по залу, например, голым людям или, не дай Бог, из-за Вашего недосмотра произойдёт нарушение техники безопасности, которое может повлечь за собой тяжелейшие последствия.

      Так же ознакомление с программой каждого конкретного участника откроет Вам дополнительные возможности для привлечения денежных средств. Например, Ваши экспоненты собрались демонстрировать фильм-презентацию для клиентов, так почему бы не предложить им мощный проектор вместо монитора компьютера, который они собрались использовать? Или же участник планирует везти с собой на выставку столы, стулья для удобного общения с гостями стенда, то Вам имеет смысл  

30

предложить ему  свою мебель в аренду, что сэкономит  время и силы, которые участник затратит на транспортировку.

      Так же следует не забывать о правильном размещении стендов участников на территории выставки. Важно чтобы организации, являющиеся конкурентами в каком-либо виде деятельности не находились на соседних стендах, т.к. это может негативно сказаться на настроениях участников и «разбросу» людей по территории.