Особенности организации выставочного дела на потребительском рынке России

     1.5 Подведение итогов выставки

     Для подведения итогов выставки необходимо подготовить итоговые документы  по договорам с администрацией павильона  и генеральным застройщиком (договор  на следующий год с выставочным  павильоном и застройщиком). Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами (заявки на участие в выставке следующего года),подготовка официального отчета дирекции который включает в себя:

-  введение 

- экспозиционная  информация; общие количественные  показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др.

-  отчет  о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы 

- отчет  о рекламно-информационном сопровождении  проекта 

-  результаты  статистического и социологического  исследована по выставочному проекту

-  приложения (состав рабочих органов, Распоряжения  Правительства по выставочному  проекту, положения о конкурсах,  заключения конкурсных комиссий, списки лауреатов и др.)

- резюме, данные отчета используются в  кампании по продвижению следующей  выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку.

      Затем - подготовка дайджеста прессы, обработка  видео и фото материалов выставки (монтаж видеоматериалов и электронных демо-версий, слайдотека и презентационный альбом выставки ).Обработка материалов социологического исследования. И в заключении подготовка архива проекта: все базы (клиентские, СМИ, министерства и ведомства,

 - ассоциации и организации)

 - документация внутренняя и внешняя (официальные бумаги, письма и т.д.)

 - сметы, программы и др. материалы.

Социологическое исследование рынка Архив проекта.

17

Глава II. Структура мероприятий деловой программы выставки. 

     Современная   выставка   -   многоуровневый   инструмент маркетинга,  площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту «профессиональную» составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разноплановых мероприятий. Для компаний-организаторов деловая программа выставки - инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.

Официальные мероприятия:

     К официальным, «протокольным» мероприятиям относятся: церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции (в некоторой  степени), визиты официальных лиц,  официальные приемы /фуршеты, церемонии награждения лауреатов конкурсов и т.д..  

Профессиональные  мероприятия  

     Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в  названии типу.

Различают следующие типы мероприятий:

А) Конгресс - «съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения»). Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс.

Б) Форум - «массовое собрание, съезд». По структуре  и технологиям подготовки сходен с конгрессными мероприятиями).

В) Конференция  -  «большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп». Имеет более практический/научный  

18

характер, более однородна по структуре  и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.

Г) Совещание  - «заседание, собрание, посвященное  обсуждению какого-либо специального вопроса». Целесообразно «подтягивание» к выставке отраслевых совещаний, организация  выездных совещаний на выставочной  площадке.

Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки - профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию.

Д) Семинар - «групповое занятие для специальной  подготовки, для повышения квалификации». Имеет практический/методический характер, число участников более ограничено. Распространенный тип делового мероприятия на выставке.

Е) Симпозиум - «совещание, конференция по специальному научному вопросу» Предметом симпозиума может стать узкоспециальный  аспект двусторонних отношений, экономического сотрудничества и др.  Предполагает профессиональную аудиторию.

Ж) «Круглый стол» - обсуждение, дискуссия по актуальной теме/проблеме/событию. Принцип организации  равноправие участников

3) Заседание  профессионального клуба, объединения, союза

И) Специальные  показы - используются для демонстрации комплексных технологических процессов  в различных отраслях.

К) Специализированные салоны (аукционы, смотры). 

Конкурсная  программа  

     Важной  составляющей выставок являются конкурсы, проводящиеся отраслевыми ведомствами и авторитетными организациями. Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия.

19

Так же ещё одной важной составляющей выставок являются профессиональные заявки на участие в конкурсе рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией. Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование дегустационных залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов).

Образовательные мероприятия:

 А) Тренинги - краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки.

Б) Консультационные пункты - работа специалистов на выставке, оказывающих методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынка Маркетинговые центры.

Большую помощь в установлении деловых контактов  оказывают маркетинговые и информационные центры, интегрирующие запросы посетителей и участников на различного рода продукцию и услуги.

Презентационные мероприятия 

А) Дни  страны/области/региона (компании, общественной организации) — представляют собой  комплексные мероприятия, включающие протокольные мероприятия, семинары/симпозиумы/конференции, деловые встречи, презентационную программу.

Б) Фестивали  и конкурсы по тематике выставки и  по смежным темам.

В) Тематические экскурсии для специалистов учащихся ВУЗов организуются организаторами выставок по предварительным заявкам.

     Чтобы экскурсия была успешной, разрабатывается  специальный «презентационный маршрут» по выставке, охватывающий интересующий аспект.

В штате  компании-организатора должен быть «экскурсовод», который владеет содержательной стороной вопроса.  

20

Экспоненты должны быть предупреждены о приходе гостей, тогда они смогут подготовиться, а экскурсанты получат сувениры и подарки Рекомендации по подготовке и проведению мероприятий деловой программы.

     Мероприятия деловой программы выставки требуют  отдельной большой работы по их подготовке и проведению.

Особое  внимание при их организации необходимо уделить следующим вопросам:

-  правильный  выбор организатора (стратегия- «подтягивание»  под выставку авторитетных отраслевых  мероприятий)

- создание  «работающего» рабочего органа (оргкомитет, рабочая группа, др.)

- разработка  программы, реальной отвечающей  нуждам рынка и интересной  специалистам 

-  реклама  мероприятия (практика показывает, что 

- недостаточно  общей рекламы, необходима целевая  рассылка, обзвоны и др. способы  «персональных» приглашений)

- подготовка  помещений и оборудования (связь,  аудиовизуальные средства, элементы оформления интерьера)

- подготовка  информационных материалов для  участников (программа, тезисы, информационные  материалы и сувенирная продукция  выставки, др. )

- обеспечение  перевода (для мероприятий с международным  участием) и стенограммы 

-  организация  регистрации, обслуживания 

- обработка  итоговых материалов (резолюции,  тезисы, рекомендации).  

Структура Promotion выставочного проекта.  

Информационная поддержка. Медиапланирование.  
 

     21

     На  подготовительном этапе организации  выставки необходимо разработать ее рекламную концепцию на основе результатов  мониторинга СМИ, учитывающего различные  целевые аудитории, и задал, поставленных организатором.

     На  этой стадии происходит формирование системы информационной поддержки  выставки. Информационными партнерами, на наш взгляд, должны стать центральные  и специализированные газеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые  радиостанции, специализированные ТВ-программы, то есть СМИ , имеющие обширную географию распространения, большой тираж, создающие наибольший общественный резонанс, привлекающие внимание широкой общественности.

Формы работы со СМИ.

 Рекламно-информационные материалы выставочного проекта могут быть представлены в виде " модульной рекламы "  статей " репортажей:

-  интервью 

-  аналитических  обзоров/социологических обзоров 

- информационных  анонсов.

Схемы взаимодействия организаторов выставки со СМИ 

Компания-организатор  выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные схемы

- прямая  продажа выставочных площадей, покупка  рекламных площадей " бартерные  отношения (обмен выставочной  площади на рекламную) 

- информационное  спонсорство партнерство в организации выставочного проекта

Этапы рекламной кампании.

     Рекламная кампания выставки проходит в два  этапа на первом этапе делается акцент на привлечение максимально возможного количества экспонентов, на втором этапе  — на привлечение посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг), что находит отражение в типе рекламного модуля.

22

* При  этом следует отметить, что реклама  в специализированных СМИ достаточно  хорошо работает на привлечение  специалистов а ежедневные газеты и журналы информационные агентства радио (особенно РМ- диапазона) играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей.

     Опыт  работы со СМИ позволяет говорить о целесообразности работы с 30-40 центральными и специализированными изданиями российского масштаба и 20 -30 региональными, плюс Интернет.

 Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений /пресс-релизов (обязательно в отдел информации и конкретному журналисту, занимающемуся освещением данной проблемы) по существующей в компании базе данных СМИ (актуализируется раз в полгода).

     Рассылка  производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной  стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой.

 Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ часто появляются наши анонсы. Комплекс наружной и звуковой рекламы, перечень полиграфической продукции выставки.