Особенности организации выставочного дела на потребительском рынке России

      Для крупных компаний, банков и СМИ  организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов

Участи  экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании.

  Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки рекламные возможности участия в выставке, рекламные возможности участия в деловой программе, возможности участия в рекламной кампании в СМИ, возможности рекламных носителей выставки

9

(полиграфия  наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы).

        В след за ней идёт разработка концепции и заявочной документации рекламно-информационных приложений (каталоги-справочники, мультимедийные продукты).

  Каталоги-справочники. К современным техникам относится выпуск к выставке рекламно информационных приложений Т е. , в стандартную структуру каталога «вплетаются» информационные блоки, которые интересны пользователям как справочные/экспертные материалы. Тогда структура каталога может выглядеть следующим образом Стандартный набор: "  Каталог участников (алфавитный) :

- Деловая  программа 

- Товарный  каталог/Тематический рубрикатор

- План  экспозиции с номерами стендов  участников 

- **Приветствия  официальных лиц 

-  ** Индекс торговых марок

-  ** Выставочные службы (** обозначены  необязательные позиции) Справочные  приложения:

 -  справочная информация по структуре отрасли (государственные, общественные, профессиональные, научные учреждения и объединения)

 -  экспертный анализ разделов отрасли

 -  статистическая информация по отрасли и т.д.

     Мультимедийные  продукты. Необходимо разработать структуру  мультимедийного сопровождения  проекта:

-  виртуальная  выставка в Интернет

-  сервер (сайт) выставки 

-  компакт-диск.

При выборе инструментов нужно учитывать, что создание и поддержание мультимедийных продуктов требует значительных организационных усилий внутри выставочной компании, т.к. необходимо постоянное обновление

10

материалов, их обработка, а также отдельная  работа по разработке электронных приложений, имеющих многоуровневую структуру.³  

     1.2 "Запуск" выставки  

 
 
 
 

     12

     1.3 «Финишная прямая»  

 

     Рассматриваются два направления исследований, которые  проводятся во время выставки

 "  регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) "  исследование отраслевого рынка Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам:

-  правильный  сбор и обработка статистических  данных имеют решающее значение  для международного признания  выставочного проекта " данные  статистических исследований служат  для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий

 - данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.)

• маркетинговые обзоры по рынку — коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней

14

- динамика  маркетинговой информации за  ряд лет дает представление  о новых тенденциях рынка, а  , следовательно новых потенциальных  разделах выставки и ее деловой  программы.⁴

     Объектом  исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для  каждой группы разрабатывается свой тип анкет В международных  организациях и союзах существуют жесткие  требования к правилам и формам регистрации  посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ . Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок:

 -  цели участия в выставке,

 - оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,

- оправдание  результатов и ориентация на  участие в следующей выставке.

     Статистические  исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью.

 Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет:

- приглашения,  буклеты и билеты с отрывным  купоном

-   выдача бэджа на постоянное  посещение выставки 

-  выдача  информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной  продукции  

     Так же можно привлечь фотограф и съёмочную группу для работы на выставке, разработать план графика экскурсий на выставке (время, тема ,маршрут),подготовить материалы к раздаче среди участников деловой программы. В ней содержится: программа мероприятия,

15

информационные  материалы выставки, сувенирная продукция. 

       1.4 Проведение выставки 

     Первое-  это застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и  т.д.), организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона, организация сервис-бюро, раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы).

     Второе- в рабочие дни выставки необходимо проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет  VIР). Реализация деловой программы:

-        Регистрационные листы

-        Социологическое исследование

-       Отчетные и рекламные материалы мероприятия.

      Третье  – это подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест), регистрация участников, раздача материалов, ведение протокола, проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы, сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия. Подготовка ежедневной  Программы дня и ее размещение внутри выставочного павильона. Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки, работа сервис-бюро дирекции. Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне, реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке, объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра.

     И на конец демонтаж выставки. 

     16