Комерційна інформація та її використання в діяльності підприємства торгівлі

Договір поставки, як і договір купівлі-продажу, є кок-сенсуальним, двостороннім і оплатним.

Відповідно до Цивільного кодексу України договір поставки вважається укладеним, коли між сторонами в потрібній у належних випадках формі досягнуто згоди за всіма істотними умовами. В договорі обов'язково обумовлюються кількість, номенклатура (асортимент), якість, строки поставки, ціна товару, відвантажувальні та платіжні реквізити.

Кількість належних до поставки товарів визначається у договорі на основі замовлення покупця. З визначення кількості належної до поставки продукції тісно пов'язане поняття асортименту. Розподіл товарів за окремими групами та співвідношення їх і становлять асортимент. Він обумовлюється або в самому договорі, або в специфікації, яка додається до договору і є його невід'ємною частиною.

Якщо йдеться про поставку продукції, замість терміна "асортимент" іноді вживають рівнозначний термін "номенклатура". Розрізняють асортимент груповий і розгорнутий. Груповий асортимент - - це співвідношення більш-менш значних груп певної продукції, обумовленої в договорі. Розгорнутий (або внутрішньогруповий) асортимент - - це характеристика в договорі окремих груп належної до поставки продукції більш детальними показниками (за артикулами, фасонами, моделями, розмірами тощо).

Однією з істотних умов договору, яка характеризує предмет поставки з погляду придатності до використання за цільовим призначенням, є умова щодо якості продукції.

Якість продукції — це сукупність властивостей і характеристик, які відображають рівень новизни, надійності, довговічність, економічність продукції і зумовлюють здатність її задовольняти відповідно до свого призначення потреби споживачів. У договорі на поставку продукції потрібно зазначити посилання на нормативні документи, що пройшли державну реєстрацію за якістю, за якими буде поставлятися продукція.

Договір може передбачати більш високі вимоги щодо якості продукції порівняно з нормативними документами. Постачальник засвідчує якість продукції відповідним документом, який надсилається покупцеві разом з продукцією, якщо інше не передбачено обов'язковими правилами чи договором.

Продукція, що імпортується та підлягає обов'язковій сертифікації на території України, повинна супроводжуватися сертифікатом, який підтверджує відповідність її обов'язковим вимогам нормативних документів.

У справі забезпечення якості, надійності та довговічності продукції, призначеної для тривалого користування чи зберігання, важливе місце відводиться гарантійним строкам. На вимогу покупця постачальник повинен виправити недоліки, виявлені протягом гарантійного строку, або замінити продукцію доброякісною, або повернути сплачену за неї суму, якщо не доведе, що недоліки виникли внаслідок порушення покупцем правил користування продукцією або зберігання її. Сторони можуть визначити гарантійні строки в договорі, якщо вони не передбачені нормативними документами, і навіть продовжувати вже встановлені гарантійні строки. Виготовлювач гарантує якість продукції в цілому, включаючи складові та комплектуючі вироби.

Надзвичайно важливе значення у договорі поставки має комплектність продукції. Продукція повинна поставлятися комплектне, відповідно до вимог стандартів, технічних умов або прейскурантів. Якщо комплектність не визначена цими документами, вона в необхідних випадках обумовлюється договором.

Також до найважливіших умов договору поставки цивільне законодавство відносить строки поставки. Прийнято поділяти ці строки на загальні та окремі (часткові).

Загальний строк поставки збігається по суті й зі строком дії договору. Якщо загальний строк поставки є відрізком часу, протягом якого постачальник повинен здійснити поставку всієї передбаченої договором кількості продукції, то окремі (часткові) строки визначають поставки продукції частинами, окремими партіями у межах строку дії договору. Ці строки сторони визначають самі, з урахуванням необхідності безперебійного постачання покупців, забезпечення ритмічності поставки та особливостей виробництва. Вони можуть бути квартальними, місячними, декадними тощо.

Істотною умовою договору поставки є ціна. Від ціни та обсягу поставки залежить загальна сума договору. Ціни на продукцію, а також на тару й упаковку встановлюються в порядку, передбаченому законодавством.

Відповідно до вимог стандартів, технічних умов або договору постачальник повинен маркувати продукцію, яку виготовляє. Крім того, на упаковці або безпосередньо на самій продукції слід проставляти товарні знаки, зареєстровані в установленому порядку.

Для забезпечення схоронності продукції при перевезенні або зберіганні її потрібно поставляти у належній тарі чи упаковці. Вимоги щодо якості тари й упаковки визначаються стандартами, технічними умовами або договором. Тара, пакувальні та в'язальні матеріали багаторазового використання, спеціальні контейнери, засоби пакетування підлягають поверненню постачальникові або здачі тарозбиральним організаціям.

Крім визначених умов, у договорі поставки можуть обумовлюватись порядок відвантаження, доставки і здачі продукції покупцеві, порядок розрахунків та інші умови поставки.

Транспортні засоби, що доставили товари в магазин, повинні бути без затримки прийняті й розвантажені. Розвантаження слід здійснювати з дотриманням загальних правил виконання завантажувально-розвантажувальних робіт. Автоконтейнери розвантажують за допомогою гідрокрана, яким обладнаний автомобіль. Товари, покладені на піддони, знімають із автомобіля електронавантажувачем. Колісні контейнери ( тара-устаткування) вивантажують за допомогою коштів, якими обладнаний автомобіль, або ручного водила.

Товари, що доставили в магазин, доставляють у зону приймання. Приймання товарів є однієї з важливих операцій торгово-технологічного процесу магазину й повинна проводитися особами, на яких покладена матеріальна відповідальність. Прийманню й оприбуткуванню підлягають тільки доброякісні товари, що відповідають вимогам стандартів і технічних умов.

Приймання товарів по кількості в супермаркеті «Абсолют» здійснюватися відповідно до правил, установлених в інструкціях «Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення й товарів народного споживання по кількості» Установлені цими інструкціями норми застосовуються у всіх випадках, якщо в стандартах, технічних умовах або інших обов'язкових правилах не передбачений інший порядок приймання товарів. Особи, що брати участь у прийманні товарів, повинні добре знати ці документи й уміти ними користуватися.

Приймання товарів за кількістю передбачає звірення маси, числа, місця, одиниць, фактично отриманих товарів з показниками рахунків-фактур, товарно-транспортих накладних і інших супровідних документів.

Товари надходять у роздрібну торговельну мережу без тари, у відкритій або закритій тарі. Строки приймання залежать від:

- фізико-хімічних властивостей товару,

- виду тари, у якій доставлений товар. Продукція, що доставлена без тари,у відкритій і ушкодженій тарі, приймається в момент одержання її від постачальника або зі складу оптового підприємства,продукція, що поставлена в справній закритій тарі, приймається в момент вступу тільки по кількості місць і й масі брутто, а по масі нетто й кількості товарних одиниць у кожнім місці - не пізніше 10 днів з моменту вступу в магазин.

Особливими умовами поставки, договорами може бути передбачене вибіркове приймання по кількості з поширенням результатів перевірки на всю партію.

При виявленні недостачі приймання товарів припиняється, і для подальшого приймання й складання двостороннього акту викликається представник постачальника. Представник одноміського постачальника повинен з'явитися в плині доби, а представник іногороднього постачальника - у плині трьох доби не вважаючи часу проїзду.

У випадку неявки представника постачальника приймання товарів по кількості здійснюється:

- за участю представника іншого промислового підприємства (організації),виділеного його керівником;

- за участю представника громадськості підприємства-одержувача, якого призначає керівник торговельної організації. Суспільні представники затверджуються розв'язком місцевого комітету торговець організації;

- приймання може бути однобічної, якщо на це дана згода постачальника.

В організації приймання товарів велике значення має встановлення часу прибуття й кількість вступників на склад товарів, що дозволяє вчасно підготуватися до приймання.

До підготовчих заходів щодо приймання вантажів на складі ставляться:

- установлення місця розвантаження транспортних засобів, максимально наближеного до приміщення для зберігання;

- визначення необхідної кількості вантажників і розподіл роботи між ними;

- розрахунки необхідного кількості й видів подъемно- транспортного встаткування й підготовка їх до прибуття товарів;

- завчасне визначення місць зберігання, номерів штабелів і т.п. для товарів, що прибувають на склад;

- підготовка документації, пов'язаної з оформленням приймання-здачі товарів.

Характер операцій при прийманні товарів залежить від величини партій товарів що поступили, наявності впакування.

Приймання товарів за якістю проводиться відповідно до вимог, передбачених стандартів, технічних умов, а також по супровідним доку-ментам ( сертифікатам, посвідченням якості) і, як правило шляхом суцільної перевірки. Вибіркове приймання допускається лише у випадках, передбачених стандартами, технічними умовами, умовами договору. Одночасно проводиться приймання тари по кількості, перевіряється комплексність товару, маркування.

Якщо постачальник товарів перебуває в одному місті з покупцем, то приймання по якості ведеться протягом 10 днів з моменту вступу товарів, а якщо постачальник іногородній - протягом 20 днів.

При виявленні невідповідності якості, маркування, що зробило продукції й тари встановленим вимогам одержувач зобов'язано забезпечити зберігання товарів в умовах, що запобігають подальше погіршення їх, викликати для участі в продовженні приймання й складання акту представника постачальника. Строки явки представника такі ж, як і по прийманню товарів по кількості.

Якщо ж представник постачальника не з'явився, то перевірка якості товару проводиться експертом бюро товарних експертиз, представником інспекції по якості, якщо на неї покладений цей обов'язок. Результати приймання оформляються актом.

Забраковані товари ухвалюються на тимчасове зберігання (під охоронну розписку) до розв'язку постачальника про їхнє подальше використання.

Акти про кількісне і якісне приймання служать документами для пред'явлення претензій постачальникові.

З моменту вступу товару до моменту продажу проходить певний час, протягом якого товар зберігається в магазині.

4. Роль інформації в комерційній діяльності

Економічна інформація є основним типом інформації, використовуваному при аналізі тієї або іншої економічної проблеми. Вона може бути розділена на три види: статистику, бухгалтерію й оперативну інформацію. Статистика дає загальну картину стану й розвитку національного господарства, висвітлює хід соціально-політичних процесів у країні або її частинах. При цьому використаються спеціальні методи спостережень і аналізу масових явищ.

Бухгалтерія (бухгалтерська звітність) являє собою спосіб відбиття засобів підприємств і організацій залежно від їхнього стану, розміщення, використання й джерел походження. Вона відбиває процес розвитку підприємства і є основою аналізу його господарсько-фінансової діяльності. Оперативна інформація – це відомості, необхідні для поточної діяльності, для прийняття оперативних рішень. Як оперативна інформація можуть виступати як офіційні статистичні показники, так і неопубліковані дані, що є результатом безпосереднього спостереження, особистого досвіду, різних експериментів і т.д.

Від повноти інформації залежить вірогідність того, чи буде вироблено оптимальний варіант рішення, або той, що має негативні наслідки.

У сучасних умовах зростають вимоги до обґрунтованості управлінських рішень, вироблених на основі точної й достовірної інформації. Часто інформацію ототожнюють з будь-якими відомостями, але менеджеру необхідні не різноманітні звіти, довідки та інші дані, а тільки ті, які потрібні для рішення конкретних завдань. Чим більший обсяг інформації, тим складніше знайти в ньому необхідні відомості. Крім того, якщо менеджер одержав документ, зміст якого вже знає, то з нього він не одержує ніякої інформації. Тому для менеджера інформацією можуть бути тільки нові для нього відомості, зрозумілі для практичного використання. Вони також повинні бути і корисними, сприяти вибору найкращих рішень. Оцінка корисності даних має суб´єктивний характер і багато в чому пов´язана з тим, що менеджер не налаштований на їх розуміння, зосередивши свою увагу на інших питаннях.

Ось чому інформація — це нові відомості, зрозумілі й оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. А зміст інформаційної роботи полягає в тому, щоб зібрати дані і перетворити їх в інформацію, тобто відібрати із них нові і корисні, а також надати їм форму, при якій вони будуть використані у найкоротший час.

До інформаційних матеріалів комерційної організації відносяться:

Відомості про виконання плану товарообігу в структурних підрозділах.

Дані про стан завезення товарів у торгову мережу постачальниками.

Дані про виконання договорів з оптовими базами та іншими постачальниками.

Звітні дані про стан товарних запасів на складах і роздрібній мережі.

Дані про результати господарської діяльності по підприємству.

Дані про стан реконструкції і ремонту об´єктів.

Відомості про відсутні у продажу товари торговельного підприємства.

Дані про стан претензійної роботи в організації.

Відомості про збереження товарно-матеріальних цінностей у структурних підрозділах.