Практика в рекламном агентстве

    Важным  аспектом этой должности является интерпретация  коммуникационной стратегии клиента  и построение креативных концепций  в соответствии с этой стратегией. Другим существенным аспектом является обязанность инициировать, поддерживать и развивать креативные идеи всех вовлеченных в творческий процесс. Креативный директор отвечает за финальный творческий продукт. Он участвует в формулировании стратегии бренда, написании брифа, процессе создания рекламы, презентации и продаже идей клиенту, в реализации рекламного продукта для публикации в средствах массовой информации.

    Производственный  отдел — дизайнеры, специалисты по предпечатной подготовке. Люди, помогающие воплотить идею, рождённую в творческом отделе.

    Отдел медиапланирования — планирует размещение рекламных сообщений клиентов в медиа, наиболее релевантных аудитории рекламируемого продукта или услуги. Делится на группы по работе с клиентами (одна группа обслуживает одного или нескольких клиентов).

    Эвент, PR отдел – занимается организацией, каких либо событий, мероприятий, праздников, шоу программ.

    В обязанности специалиста по связям с общественностью входят создание, расширение, поддержание благоприятных  отношений со СМИ (медиа-рилейшенз), что включает в себя подбор (выбор) наиболее подходящих изданий, теле- и  радиоканалов, Интернет ресурсов, удовлетворяющих запросы клиента и цели конкретного проекта. Активная работа с выбранными СМИ и постоянный контакт с общественностью способствует укреплению репутации персоны или организации, наращиванию паблицитного капитала и нематериальных активов в конкурентной среде.

    Работа  со СМИ в настоящее время, являющимися  «четвертой властью», требуют системного подхода. В связи с этим, специалисту по связям с общественностью следует учитывать психологию журналиста, его мотивацию, желания и потребности в современном быстро меняющемся мире.

    Финансовый  отдел. Основными задачами финансового отдела являются:

    -реализация финансовой стратегии и финансовой политики;

    -организация финансовой деятельности, с целью эффективного использования финансовых ресурсов;

    -Разработка прогнозов экономического развития и участие в формировании ключевых показателей деятельности.

    -Контроль над соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств, расходами и поступлением доходов;

    HR отдел. Отдел кадров в рекламном агентстве обладает функциональной и организационной функцией.

    Так, в функциональном отношении отдел  кадров занимается:

    - планированием потребности рекламного  агентства в персонале с учетом существующего кадрового состава;

    - привлечением, отбором и оценкой персонала. Для привлечения, отбора и оценки кадров осуществляются следующие мероприятия: оптимизируется соотношение внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала, разрабатываются критерии отбора персонала, распределяются новые работники по рабочим местам;

    - повышением квалификации персонала и его переподготовкой.

    - системой продвижения по службе (управлением карьерой);

    - заработной платой и социальными услугами. Отдел кадров должен разрабатывать и внедрять системы заработной платы, определять особенности оплаты труда отдельных категорий работников, занятых на предприятии;

    - управлением затратами на персонал.

    В организационном же отношении отдел  кадров занимается обеспечением нормальной трудовой деятельности всех работников и всех структурных подразделений на предприятии, которые несут ответственность за работу с персоналом.

    Бухгалтерия. Основными функциями являются:

    - Бухгалтерский  учет.

    - Планирование  и учет исполнения смет расходов  рекламного агентства.

    - Проведение взаиморасчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

    1.3 Структура и функции  отдела по работе  с клиентами 

    Производственную  практику я проходила в отделе по работе с клиентами - BTL отделе.

    Рисунок 2. Организационная структура BTL отдела рекламного агентства M&C Saatchi Russia.

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    BTL отдел — группа менеджеров, которые являются связующим звеном между клиентом и рекламным агентством.

    Должностные обязанности клиентского менеджера:

    - Эффективная коммуникация с клиентами по вопросам реализации рекламных активностей

    - Разработка предложений для клиентов (идеи, презентации, бюджеты)

    - Координация реализации маркетинговых программ внутри агентства (работа с дизайнером, полевым отделом, производством, бухгалтерией)

    - Активная работа с крупными клиентами и привлечение клиентов

    - Проведение переговоров, презентация Агентства, подготовка предложений

    - Выяснение потребности клиента (получение брифа)

    - Брифование исполнительских отделов агентства и аутсорсеров (медиа, производство, креатив)

    - Взаимодействие с клиентами

    - Ведение документации

    - Участие в тендерах

    Во  время практики я была координатором  проекта «Спроектируй себе отпуск с  Hotpoint-Ariston». В мои обязанности входило:

    - обзвон Кухонных Студий, участвующих  в акции;

    - ведение базы данных в программе  Exel, а также на сайте акции в административном режиме;

    - взаимодействие с клиентом;

    - составление презентаций;

    - работа с привлеченными специалистами  для данной акции (тайные покупатели).

    Рассмотрим  подробно алгоритм осуществления заказа рекламного агентства M&C Saatchi Russia:

    -Для осуществления первого контакта клиент обращается в рекламное агентство. Для этого достаточно написать или позвонить.

    - Агентство закрепляет за клиентом менеджера, который станет его постоянным консультантом, помощником, координатором работ по выполнению заказа. Он координирует все работы и несет ответственность за качество и оперативность их исполнения.

    • Рекламные агентства, желающие сотрудничать с M&C Saatchi Russia, могут обратиться в компанию по работе с рекламными агентствами. Менеджеры компании будут координировать всю работу по выполнению заказа рекламного агентства-партнера.

    • С целью наиболее точного и качественного оказания услуг клиент-менеджер совместно с клиентом заполняет маркетинг-бриф (техническое задание), в котором фиксируются основные цели, задачи и параметры предстоящей рекламной кампании.

    • Для разработки рекламной кампании формируется проектная группа, руководитель которой направляет и координирует работу над стратегией рекламной кампании или формирования/развития бренда. Он выезжает на встречу с клиентом, выясняет перечень требований и задач рекламной кампании, уточняет предварительное техническое задание.

    • К работе над планированием рекламной кампании привлекаются члены проектной группы: маркетологи-аналитики, специалисты по медиапланированию, креаторы, специалисты по BTL.

    • Разработанная концепция рекламной кампании презентуется клиенту. В ходе презентации разъясняются основные преимущества предложенной стратегии, особенности рекламной кампании и ее практической реализации.

    • После утверждения плана рекламной кампании формируется рабочая группа по его реализации, в состав которой входят специалисты разного профиля - криаторы, дизайнеры, менеджеры по производству и размещению рекламы, специалисты BTL и PR- мероприятиям.

    • По окончанию рекламной кампании рабочая группа готовит отчет клиенту, в котором отражается соответствие проведенных мероприятий целям рекламной кампании, деется оценка эффективности и предложения по развитию или корректировке рекламной стратегии.

    • Каждый проект агентства курируется не только руководителем проектной группы и клиент-менеджером, но и директором соответствующей компании, а в особых случаях – управляющим директором M&C Saatchi Russia.

    Итак, из всего вышеперечисленного можно  сделать вывод, что правильная работа над клиентским заказом обеспечивает эффективное и своевременное выполнение работ с максимальным удобством и финансовой выгодой для клиента. 

    1.4 Состав технических  средств обработки  экономической информации  в отделе по работе с клиентами 

     Для обработки экономической информации в BTL отделе используются следующие технические средства:

     - Системное программное обеспечение (ОС, СУБД);

     - Профессиональное программное обеспечение Terrasoft;

     - Программа для ведения базы данных Exel, Word.

     - Программа для создания презентаций  PowerPoint, Photoshop;

     - Программа для ведения деловой  переписки Outlook;

     - Аппаратные средства. 

    1.5 Характеристика технологических  процессов сбора,  передачи, обработки  и выдачи экономической  информации в отделе 

     Процесс сбора, обработки и передачи информации внутри отдела по работе с клиентом, а также взаимодействие его с другими отделами представляет собой множество операций. Для успешной  работы рекламного агентства в целом используется профессиональное программное обеспечение Terrasoft.

     Terrasoft - мощная CRM-система, которая охватывает основные сферы управления взаимоотношениями с клиентами и организации внутренних процессов рекламного агентства. Система помогает построить эффективное взаимодействие с контрагентами на любых этапах продаж и маркетинговых коммуникаций, позволяет автоматизировать внутренние бизнес-процессы компании.

     CRM-системы  Terrasoft автоматизируют следующие  функции: 

    -Управление информацией о клиентах: ведение контактов и компаний, полная история взаимоотношений, удобный доступ к информации о клиенте, возможность создания собственных полей и закладок, распределение прав доступа.

    - Бизнес-процессы: автоматизация рутинных операций, возможность создания условий ветвления и действий по бизнес-процессу, организация командной работы, автоматический контроль выполнения функциональной роли в проекте.

    - Управление продажами: управление потенциальными сделками, управление проектами, контроль сроков оплаты, поставки и выполнения других обязательств, воронка продаж.

    - Управление маркетингом: функционал для планирования и проведения маркетинговых кампаний любой сложности, маркетинговые исследования, проведение анкетирования, рассылки, отчеты.

    - Управление проектами: планирование, распределение, мониторинг использования ресурсов в проекте; мониторинг хода проекта по выделенным стадиям; управление календарными сроками по проекту; управление качеством результатов проекта; полный документооборот по проекту; анализ эффективности/рентабельности проекта.