Организация и проведение PR-кампаний

Павильоны №2 (залы 1, 2, 3, 4, 5), №7(3, 4, 5, 6), №8 (1, 2, 3), павильон «Форум»

      Тематика  выставки:

• женская, мужская, детская одежда;
• изделия из кожи и меха;
• пляжная одежда;
• одежда для отдыха;
• нижнее белье;
• аксессуары.

      Специальные разделы:

• Молодежная мода;
• Lingerie (нижнее белье);
• CPM KIDS (детская мода);
• CPM Wedding (свадебная и вечерняя мода);
• CPM Premium;
• Premium Shoes & Accessories (премиум аксессуары и обувь).

      Состав  организационного комитета: директор выставки, заместитель директора выставки, технический директор, менеджер по связям с общественностью, бухгалтер, водители и курьеры.

      Цели выставки:

• произведение благоприятного впечатления на представителей индустрии моды, создание и укрепление дальнейшего сотрудничества с ними;
• продвижение молодых и малоизвестных дизайнеров из России и стран СНГ;
• последующая продажа одежды и аксессуаров, представленных на выставке.

      Целевые аудитории выставки:

• байеры;
• владельцы бутиков и магазинов одежды и аксессуаров;
• управляющие универмагов и торговых домов;
• представители текстильной промышленности;
• представители предприятий индустрии моды;
• дизайнеры одежды;
• студенты специальностей, связанных с индустрией моды;
• представители специализированной прессы, работающей в области индустрии моды.

      Рекламная продукция и полиграфия: визитки, пригласительные билеты, каталог выставки, рекламные буклеты, сайт, фирменные бланки, заявки на ввоз/вывоз оборудования, участия в выставке, баннеры.

      Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счёта-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором²³.

      Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам²⁴:

• тематический рубрикатор;
• классификатор продукции, представляемой экспонентом (для формирования систем поиска товаров);
• информация/реклама в каталог выставки;
• потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.;
• служебных и инфраструктурных помещениях и услугах.

      Далее следует определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. База данных по клиентам. Источники для формирования «фирменной» клиентской базы электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др. Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа». Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид.

      Управление  базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (её детализации), подготовки адресных массивов и т. д.

      Разработка рекламной кампании. Одна из самых необходимых задач – привлечь СМИ (телевидение, радио, печатные издания и интернет) для информационной поддержки. Передовыми СМИ непосредственно избраны fashion-издания, lifestyle-пресса, модные телеканалы. Соответственно, следует заранее подготовить пресс-релизы и рекламные макеты различных размеров и вариантов. Подготовить и сдать в печать в выбранную типографию рекламной продукции.

      Разработка  индивидуальных и  спонсорских программ. Для крупных компаний и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов. Программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и её проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки, рекламные возможности участия в выставке, участия в деловой программе, возможности участия в рекламной кампании, возможности рекламных носителей выставки (полиграфия, наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы). В нашем случае для спонсоров можно предложить размещение баннеров с их логотипом на территории выставки, размещение логотипа на рекламной продукции и на официальном сайте выставки, упоминание спонсора в анонсах выставки в СМИ.

      Также обязательна работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки. Обязательное посещение выставки схожей тематики.

      Непосредственно на выставке возникает много вопросов и моментов. Конечно, максимально их необходимо продумать заранее, чтобы на самой выставке не отвлекаться по мелочам, а всецело сосредоточиться на работе. Важно учитывать ошибки предыдущего опыта (если он был), в целях их недопущения в последующем.

      Прямо перед выставкой (будем уже считать  этот период в рамках проведения выставки) необходимо ещё раз проверить экспозиционный план и сверить его с генеральным застройщиком, перед застройкой выставки.

      Далее – организация работы информационных стендов на выставке, обеспечение их информацией и рекламной и полиграфической продукцией. Оснащение стенда. Проверка готовности рекламной и полиграфической продукции, при необходимости оперативный заказ недостающих материалов.

      Оформление  выставочного комплекса изнутри и снаружи символикой мероприятия. Баннеры и стойки при входе, внутри. Организация навигации по выставке – размещение указателей и надписей.

      Проведение пресс-конференции, посвящённой открытию выставки, других РR-акций, работа со СМИ. Инструктаж наёмного персонала на выставке, распределение обязанностей.

      Подготовка  информационного пакета: каталог выставки, рекламный буклет, информация о предстоящих мероприятиях, информация о деловой программе, сувенирная продукция.

      Проведение фуршета для потенциальных клиентов и VIP гостей выставки.

      В течение всех дней выставки необходим строгий контроль за состоянием стендов и оборудованием и другими технические вопросами выставки. Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне.

      Переговоры  с партнёрами по предстоящим проектам, для более эффективного проведения последующих мероприятий.

      Организация фото и видео съёмки, т.к. все эти материалы пригодятся для формирования пост-материалов выставки.

      Таким образом, следует отметить, что подготовка, и тем более само проведение PR-кампании – дело не из лёгких. Всегда необходимо помнить, что для организации подобных действий потребуется много сил и времени. Во всём нужен строгий контроль. Даже самые тонкие детали должны быть учтены. Поэтому для достижения максимального успеха следует полностью сконцентрироваться на целях и задачах PR-кампании и заблаговременно «ликвидировать» ошибки прежнего опыта. 

      2.3. Оценка эффективности проделанной работы

      Проведение  анкетирования и опросов посетителей  выставки. Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам: правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта, данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством по корректировке своих стратегий, данные исследований используются в отчётных и рекламных документах (официальный отчёт, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.), маркетинговые обзоры по рынку, коммерческая информация для экспонентов и возможность её получения на выставке повышает привлекательность последней, динамика маркетинговой информации за ряд лет даёт представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно, новых потенциальных разделах выставки и её деловой программы. Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты для каждой группы разрабатывается свой тип анкет. В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.). Также в анкету можно включить вопросы ,касающиеся следующих оценок:

• цели участия в выставке;
• оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке;
• оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке.

      Статистические  исследования посетителей осуществляется путём заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном, выдача карты на постоянное посещение выставки, выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции. В нашем случае предусмотрены анкеты для посетителей, снабжённые номерами, которые участвуют в розыгрыше призов. Более краткие анкеты предусмотрены на пригласительных билетах, в виде отрывных купонов.

      Подведение  итогов выставки: подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком. Окончательная сверка и оплата.

      Договор на следующий год с выставочным  павильоном и застройщиком. Заключение договоров по договорённостям на выставке с экспонентами.

      Подготовка  официального отчёта дирекции: экспозиционная информация (фото-материалы); общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, отчёт о мероприятиях деловой, презентационной программы, отчёт о рекламно-информационном сопровождении проекта, результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту, приложения.

      Данные  отчёта используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчётным документов для партнёров по организации выставки и органов, обеспечивающих её поддержку. Далее – подготовка разнообразных пост релизов для СМИ, рассылка и контроль за их публикацией.

Рекомендации  для компании

      В мире моды СРМ зарекомендовала себя в качестве успешной концепции и ключевой профессиональной платформы модной индустрии и fashion-бизнеса. Являясь самой главной специализированной выставкой моды в Восточной Европе, СРМ собирает в одном месте более 18400 посетителей и 1350 компаний-экспонентов в сегментах женской, мужской, детской, молодежной моды, трикотажа, одежды для отдыха, одежды из кожи и меха, свадебной и вечерней моды, нижнего белья и пляжной моды и аксессуаров.

      С момента становления компании было проведено 16 выставок международного уровня. Наработаны тесные контакты с различными информационными организациями: печатными, электронными и телевизионными СМИ. Налажены каналы связи и оповещения партнёров и целевой аудитории организации. Однако хорошим дополнением ко всем достижениям могло бы послужить налаживание сотрудничества с компаниями мировых брендов и создание многоканальной системы автоматической связи с организациями партнёров и целевой аудитории. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Заключение

      В условиях рыночных отношений главным  определяющим фактором экономического благополучия фирмы становится рынок, точнее покупатель её продукции и услуг. Подвижность внешних условий ни у кого не вызывает сомнений, поэтому фирмам жизненно важно не только учитывать внешние условия, но и иметь вполне определённую ориентацию на формирование благоприятного «внешнего климата», проводить постоянную целенаправленную работу с общественностью и пользователями.