Банкетная служба

  Финансовый  учет связан с информацией о результатах деятельности гостиницы, предназначенной в основном для внешних пользователей:

• собственника (в случае если он сам не является управляющим отеля) — для того чтобы он мог оценить доходность своего предприятия, зависящую от того, насколько хорошо работает нанятый им управляющий;
• налоговых органов — для контроля над правильностью начисления и уплаты налогов;
• поставщиков финансов — для того, чтобы они могли оценить возможность возвращения отелем взятых кредитов;
• партнеров по бизнесу — как доказательство своей благонадежности;
• любых заинтересованных лиц — в части законодательно требуемой публикации отчетов о финансовом положении отеля.

   Управленческий  учет связан с процессом формирования финансовых результатов деятельности: учетом доходов и затрат отеля. Эта информация, как правило, предназначена исключительно для внутренних нужд и доступна лишь менеджерам отеля. Данные управленческого учета служат основой для принятия управленческих решений. В отличие от финансового учета, где жестко выполняются требования национальных стандартов учета и применяется система двойной записи, в управленческом учете отсутствует жесткое регулирование и допускается использование любой удобной для бухгалтера учетной системы.

   Учетные системы, используемые в отелях различных  стран, отличаются друг от друга. Формы  и состав финансовой отчетности, используемые в конкретной гостинице, зависят от требований законодательства конкретной страны. Тем не менее, существуют некоторые общие принципы учета, применяемые во всех отелях, расположенных в США и развитых европейских странах. В России эти принципы уже сегодня применяются в отелях с иностранным участием, находящимся под управлением западных компаний или входящих в какую-либо международную гостиничную цепь. В будущем предполагается переход всех предприятий Российской Федерации на аналогичную систему учета. Кратко остановимся на рассмотрении основных ее принципов. 
 

    Книги ежедневного учета, или Журналы операций

   Первым документом, где фиксируются все совершаемые отелем финансовые сделки (т.е. сделки, в результате которых происходит движение денежных средств), являются Книги ежедневного учета (Day Books), или Журналы операций (General Journal). Книги ежедневного учета (или Журналы операций) заполняются бухгалтером ежедневно. Обычно, в отелях ведется несколько таких книг, в которые вносится информация об однотипных хозяйственных операциях. Среди них: Книга продаж, Книга закупок, Книга поступления денежных средств, Книга выплат денежных средств, Книга возврата закупок и другие, т.е. фактически Книги ежедневного учета ведутся отдельно по каждому виду финансовых операций, совершаемых отелем.

  Обычно  Книга ежедневного учета содержит следующую информацию:

• дата совершения хозяйственной операции;
• описание хозяйственной операции;
• ссылка на первичный документ, являющийся основанием для проведения хозяйственной операции;
• перекрестная ссылка - номера счетов Главной книги в которые перенесена информация о данной операции (в соответствии с основополагающим принципом бухгалтерского учета - принципом двойной записи каждая финансовая сделка обязательно отражается по двум счетам, называемым корреспондирующими);
• сумма денежных средств, переведенных в результате данной хозяйственной операции.

  Поскольку пользователем Книг ежедневного  учета является бухгалтер, он может вносить в нее любую другую кажущуюся ему полезной информацию, например, свои личные замечания, которые помогут ему впоследствии вспомнить все обстоятельства, сопутствующие проведению конкретной хозяйственной операции. В табл. 3.3 приведены форма Книги ежедневного учета и вариант ее заполнения в случае получения счета за поставленную рыбу на сумму 100 долл. США.

Таблица 3.3

Книга ежедневного учета

 
 

Главная книга

   Следующим документом, заполняемым бухгалтерией отеля, является Главная книга (General Ledger), которая может быть в виде книги, файла или папки. Главная книга — основа для составления баланса, ведется по счетам. В некоторых странах (например, в Германии, Российской Федерации, Франции) план счетов законодательно утверждается и должен неукоснительно соблюдаться, в других странах (например, в Великобритании, США) единой законодательно утвержденной классификации счетов не существует и она может устанавливаться бухгалтерией гостиницы по своему усмотрению. В любом случае список всех счетов, используемых для отражения деятельности конкретного отеля, представлен на первой странице Главной книги под заголовком «План счетов» (Chart of Accounts). Главная книга имеет две стороны: дебет и кредит. По дебету счетов активов отражаются операции с товарами, услугами, денежными средствами, полученными отелем, по кредиту — активов как правило — дебетовое. Счета обязательств и капитала обычно имеют кредитовое сальдо, увеличиваются по кредиту, а уменьшаются по дебету. По каждому счету выводится общий итог — сальдо, которое может быть дебетовым (если итоговая дебетовая сумма превышает итоговую сумму по кредиту) или кредитовым (в противоположном случае).

   Периодически, обычно один раз в месяц бухгалтер  переносит данные из Книг ежедневного  учета в Главную книгу, делая ссылку на источник (номер Книги ежедневного учета и номер страницы, где отражены исходные данные о переносимой хозяйственной операции). В английском варианте эта операция называется «posting» и заключается в следующем:

1. в Главной книге находится счет, указанный в Книге ежедневного учета по дебету;
2. в него переносится дата операции;
3. делается ссылка на номер Книги ежедневного учета и ее страницу, где отражена более подробная информация о данной финансовой операции (например, J11 — Книга (Журнал) № 1, страница 1);
4. в дебет счета вносится сумма, указанная по дебету в Книге ежедневного учета, и считается сальдо по счету;
5. в Книге ежедневного учета в колонке ссылка (перекрестная) указывается номер задействованного счета Главной книги.

    Далее аналогичная процедура производится для счета, задействованного по кредиту.

    В нашем примере эта операция будет  выглядеть следующим образом (табл. 3.4).

                    Таблица 3.4

    Главная книга

    Счет ** «Расходы на закупку продуктов»

Счет ** «Счета к оплате»

 

Книга учета движения денежных средств

    Книга учета денежных средств (Cash Book) позволяет организовать тщательный контроль за сохранностью и использованием денежных средств в отеле.

    Все денежные средства можно разделить  на две группы:

• денежные средства в кассе (cash on hand), используемые для мелких наличных платежей. Сюда относятся монеты, банкноты в местной и иностранной валютах;
• денежные средства в банке (cash on bank). К этой группе относятся текущие и депозитные счета в банках.

    Однако  в балансе денежные средства указываются  одной строкой в разделе оборотные (текущие) активы.

    Важным  моментом в ведении учета движения денежных средств является обязательная ежемесячная выверка соответствия выписок с банковского счета и данных учета в гостинице. Процедура выверки включает в себя следующие этапы.

1.   Получение в конце отчетного месяца подтверждения всех произведенных перечислений денежных средств из банка, где гостиница имеет счет (банковская выписка).
2.   Внесение в Книгу учета движения денежных средств всех платежей, подтвержденных банком, но отсутствующих в Книге.
3.   Поиск позиций Книги учета движения денежных средств, неподтвержденных банком.
4.   Если такие позиции обнаружены, проверяется, не были ли эти сделки проведены банком в первые дни следующего месяца.
5.   Если эти сделки не проведены банком, необходимо искатьэти суммы в тех банках, откуда они должны были поступить.

    При заполнении Книги учета движения денежных средств не допускается никаких даже самых незначительных расхождений между данными учета в отеле и данными движения денежных средств, полученных из банка. Любая разница должна быть выявлена и найдена. 

    Баланс

    На  основе данных Главной книги и  Книги учета движения денежных средств бухгалтер в соответствии с законодательно установленной периодичностью (в западных странах учет, как правило, ведется один год) составляет важнейший документ, характеризующий финансовое состояние отеля на определенную дату — баланс (Balance Sheet). Тем не менее следует заметить, что значение баланса, как формы отчетности, в западных странах меньше, чем в российском учете. Как правило, большое значение придается прибыльности предприятия, судить о которой позволяет «Отчет о прибылях и убытках», речь о котором пойдет ниже. Однако в последнее время наметилась тенденция к росту заинтересованности пользователей финансовой информации не только в получении данных о прибыльности отеля, но и об устойчивости его финансового положения. В этой связи роль баланса, как формы отчетности возросла. Баланс представляет собой список:

• всех активов (assets) отеля (актив баланса);
• всех обязательств (liabilities) отеля (пассив баланса);
• акционерного или собственного (в зависимости от организационно-правовой формы предприятия) капитала (Equity) (пассив баланса).

    Баланс  заключается в том, что суммы  статей актива и пассива баланса  равны, т.е.

    Сумма активов = Сумма обязательств + Сумма  капитала.

    1. Активами являются:

1.   основные или фиксированные активы (Fixed Assets): стоимость здания гостиницы, земли под ним, используемых машин и 
   оборудования;
2.   оборотные или текущие активы (Current Assets): денежные 
   средства на расчетном счете и в кассе отеля, стоимость имеющихся в отеле продуктов, напитков и их запасов, чистящих средств, постельного белья, полотенец, канцелярских принадлежностей и т.п. К текущим активам также относится все то, что гостиница легко может превратить в денежные средства или материальные запасы. Это легко реализуемые ценные бумаги, дебиторская задолженность (если она не безнадежная), выданные авансы или предоплаченные работы и т.д.;
3.    нематериальные активы (Intangible Assets): стоимость лицензии на право заниматься деятельностью в области гостиничного бизнеса и других лицензий, требуемых законодательством, стоимость торговой марки (а если гостиница входит в известную гостиничную цепь, то это довольно значительная сумма), стоимость патентов и авторских прав, собственных технологий, логотипов и т.п. К нематериальным активам также относится гудвилл, характеризующий в широком смысле слова репутацию отеля (гудвилл возникает только в случае, если была произведена перепродажа отеля и продажная цена оказалась выше, чем рыночная 
   суммарная стоимость всех чистых активов отеля);
4.   долгосрочные инвестиции (Long-term Investments): отражаются произведенные отелем инвестиции в ценные бумаги, основные средства, не используемые в производстве (например, оборудование, закупленное для последующей перепродажи), инвестиции в дочерние компании и т.д.;
5.   другие активы (Other Assets) — сюда относятся все виды активов, не отраженные выше, например долгосрочные авансы, выданные на несколько лет вперед.

    2. К обязательствам относятся:

1.   краткосрочные обязательства (Current Liabilities). К краткосрочным относятся обязательства отеля, которые предполагается погасить в течение периода до одного года: начисленная заработная плата, торговый кредит, взятый, например, для закупки чистящих средств, и другие виды краткосрочных кредитов, обязательства перед налоговыми органами (начисленные, но не уплаченные налоговые платежи), полученные авансы (например, от туроператора, заключившего с отелем договор на резервирование за ним блока мест в высокий сезон), начисленные, но не уплаченные акционерам дивиденды и т.д.;
2.   долгосрочные обязательства (Long-term Liabilities). Здесь отражаются обязательства отеля, взятые на срок более одного года. Это могут быть долгосрочные кредиты, долгосрочные арендные обязательства, облигации к погашению, выпущенные отелем на срок более одного года и пр.