Третья  фаза. Установление иерархии целей предполагает определение таких целей для всех уровней организации, достижение которых отдельными подразделениями будет приводить к достижению общеорганизационных целей. При этом иерархия должна строиться как по долгосрочным, так и по краткосрочным целям.

  Четвертая фаза. Для того чтобы иерархия целей внутри организации обрела свою логическую завершенность и стала реально действующим инструментом достижения целей организации, она должна быть доведена до каждого отдельного работника. В этом случае реализуется одно из самых важных условий успешной деятельности организации: каждый работник как бы включается через свои персональные цели в процесс совместного достижения конечных целей организации. Сотрудники организации в такой ситуация получают представление не только о том, что им предстоит достичь, но и о том, как результаты их труда скажутся на конечных результатах функционирования организации, как и в какой мере их труд будет способствовать достижению целей организации.

  Установленные цели должны иметь статус закона для организации, для всех ее подразделений и. для всех членов. Однако из требования обязательности целей никак не следуют их вечность и неизменность. Уже ранее говорилось, что в силу динамизма среды цели могут меняться. Можно подходить к проблеме изменения целей следующим образом: цели корректируются всякий раз, когда этого требуют обстоятельства. В этом случае процесс изменения целей носит сугубо ситуационный характер. Но многими организациями применяется подход систематического упреждающего изменения целей. При таком подходе в организации устанавливаются долгосрочные цели. На базе этих долгосрочных целей вырабатываются детализированные краткосрочные цели (обычно годовые). По достижении этих целей разрабатываются новые долгосрочные цели. При этом в целях учитываются те изменения, которые происходят в среде, и те изменения, которые происходят в наборе и уровне требований, выдвигаемых по отношению к организации со стороны субъектов влияния. На основе новых долгосрочных целей определяются краткосрочные, по достижении которых опять происходит выработка новых долгосрочных целей. При таком подходе не происходит достижения долгосрочных целей, так как они регулярно изменяются. Однако постоянно в деятельности организации присутствует долгосрочная целевая ориентация и регулярно проводится корректировка курса с учетом возникающих новых обстоятельств и возможностей.

 

1.5. Методы формирования целей

 

      Методика  системного анализа, процесс формирования целей укрупненно представля-ется тремя  этапами:

1. Анализ исходной информации. Анализу подлежат, нормативные документы, различные государственные программы, дынные о территории, схемы развития и размещения производительных сил, мировой и отечественный опыт и т.д.;
2. Написание сценария. Сценарий представляется как инструмент упорядоченности нашего представления о будущем. Систематизация черт этого будущего в едином документе. Систематизация черт этого будущего в едином документе. Сценарий как модель содержит два важных аспекта: а) описание существующих позитивных и негативных тенденций, т.е. разрабатывается модель современного состояния;                 б) разрабатывается модель будущего состояния. Это анализ тенденций будущего в зависимости от ситуаций которые могут возникнуть и оказать влияние на развитие системы. Ощесистемные цели задаются в качественном виде  и определяются какими видами деятельности будет заниматься организация. Рассматриваются два варианта представления о будущем:
• Опорное представление, на основе экстраполяции и факторного анализа;
• Целевое представление. То есть, то чего хочет добиться компания в будущем. При этом целевое отношение рассматривается в трех аспектах: писсемистическом, реалистическом и оптимистическом.

            Задача сценария состоит в  анализе всевозможных ситуаций, выборе наиболее вероятного состояния и путей его достижения.

3. Декомпозиция целей. Основываясь на главных свойствах целей, развертываемости и подчиненности, конечная цель раскладывается на состовляющие подцели, таким образом, чтобы коньюнкция этих подцелей определялась в конечную цель. Инстументом с помощью которого осуществляется систематизация целей является модель – «дерево целей». 

 

 

1.6. Метод «дерево целей»

 

Использование метода дерево целей производится в  соеденении с экспертными процедурами. Место ряда экспертных вероятностей и оценок могут занять разнообразные математические модели и оценки, полученные на основе формализованных методов анализа.

Методы  анализа и моделирования целей  опираются на процедуры декомпозиции, синтеза и оценки. Сначала общие  цели сводятся к частным, упорядочиваются в виде дерева целей. Расщепление проводится до целей, поддающихся количественной или качественной оценке. В результате формируется система частных оценочных критериев. В свою очередь,  частные критерии сворачиваются в агрегаты для получения оценок более общих целей и упорядочиваются в виде дерева показателей. В итоге дерево вербально заданных целей проецируется в некоторое дерево оценочных показателей.

Построение  дерева идет «сверху вниз», от общих  целей к частным, путем их дезагре-гирования, декомпозиции и редукции ( см. Схему 1 ). Так, достижение главной цели обеспечивается за счет реализации целей первого уровня.

В свою очередь, каждая из этих целей может  быть декомпозирована на цели следующего, более низкого уровня. В основе декомпозиции могут лежать различные основания, например, по областям деятельности, а внутри областей – по подобластям, по элементам организованной структуры, по региональной структуре системы и т.д.

Один  из основных принципов построения дерева целей – полнота редукции: каждая цель данного уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, чтобы их совокупность полностью определяла понятие исходной цели. Исключение хотя бы одной подцели лишает полноты или меняет само понятие исходной цели.

Представление главной цели в виде дерева целей  может оказаться неполным, так  как могут быть потеряны присущие её свойства. Проблема полноты в  этом случае решается за счет квалификации эксперта, формирующего полное описание, и использования более сложных структур, например, путем превращения дерева целей в граф более общего вида.

Оценка  важности целей может быть выражена в их ранжировании. В этом случае каждой цели приписывается порядковый номер, показывающий её относительную  важность для достижения соответствующей цели более высокого уровня. Другим способом является нормирование по значимости.

Многие  цели по своей природе не поддаются  формализации, и, следовательно, их не удается точно измерить. Другие же цели измеримы, но их величины несопоставимы одна с другой. Поэтому, чтобы осуществить общее ранжирование всего дерева целей, используются условные показатели и оценки.

Ранжирование  и нормирование целей часто осуществляется на основе метода экспертных оценок. При этом на основе индивидуальных оценок выводят общую усредненную оценку.

1.7. Конструктор процедур оценки

 

Процедуры формирования частных критериев  можно представить как результат  последовательного применения нескольких типовых преобразований исходных данных, характеризующих фактические и планируемые результаты функционирования системы или её элементов.

В качестве одного из них устанавливается операция «преобразования шкалы». Преоб-разование  шкалы производится над скалярными показателями, оценивающим состояние  системы. Она задается отображением одномерного множества Yj – возможных значений скалярного показателя qj в некоторое одномерное множество Qj его преобразованных значе-ний qj: 

      qj = γj(yj), qj Î Qj, yj Î Yj.

Другой  типовой процедурой может быть «нормирующее преобразование шкалы», задаваемое с  помощью выделения «точки отсчета» - нормативного, планового уровня данного показателя xj, относительно которого оценивается зночение соответствующего фактического показателя yj:

yj : qj = pj ( xj, yj ).

На основе использования нормирующего преобразования шкалы оценка достижения цели может  быть построена, например, как степень выполнения плана в абсолютных еденицах:

qj = xj - yj ( факт – план ).

На основе этого же преобразования можно переходить к безразмерным относительным оценкам  степени достижения целей. Примером может служить построение оценки выполнения плана в относительных еденицах:

,

где  yi – xi (факт – план)

,

где yj (факт) и xj (план)

Последний критерий может быть построен в результате последовательного применения двух нормирующих преобразований шкалы:

qj = xj - yj, qj = qi*/ xi

В ряде случаев применяется переход  не к безразмерной, а к одноразмерной  шкале измерения достижения цели, одинаковой для всего набора рассматриваемой  группы показателей или факторов. Примерами таких универсальных  измерителей могут служить деньги 

( для  факторов описывающих производство  или потребление продукции и  услуг), условно- нормативный вид  топлива, по удельной калорийности  которого рассчитываются объемы других видов энергетических ресурсов – нефти, газа, угля, кокса и т.д. На этой же основе проводится измерение выпуска различных видов проката в тоннах, различных видов транспортных услуг в тонно-километрах и т.д. Соответствующее нормирующие преобразование шкалы в таких случаях представляет собой умножение того или иного показателя yj на нормирующий показатель lj, приводящий к единой единице измерения:

q = lj ´ yj ( норматив ´ факт )

      Для сокращения набора исходных показателей  при построении на их основе частного критерия достижения цели используется процедура агрегирования. Пусть  элемент оценивается вектором показателей  yj Î Yj. Процедура агрегирования задается отображением  множества Yj-возможных значений вектора показателей yj, в некоторое множество Qj его преобразованных значений:

      qj = sj(yj),  qj Î Qj, yj Î Yj,

причем  размерность множества Qj меньше размерности множества Yj.

Иными словами, каждому значению вектора  показателей  yj Î Yj становится в соответствие новый вектор показателей, но уже меньшей размерности:

qj = sj(yj) Î Qj.

При попарном обобщении оценок, имеющих конечное число градаций, то есть построенных в «грубых» дискретных шкалах, можно использовать таблично заданные функции свертки. Например, нужно свернуть два промежуточных показателя, каждый из которых может принимать одно из четырех возможных значений: «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно».

Тогда функция свертки этих оценок может  быть представлена в виде квадратной матрицы размером 4´4, строки которой определяются одной из сворачиваемых оценок, а столбцы – другой. На пересечении столбца и строки задается значение обобщенной оценки Данные матрицы заполняются руководством предприятия до начала оцениваемого периода.

      Процедуры построения частных критериев достижения целей удобно иллюстрировать графическими схемами. С этой целью для обозначения отдельных преобразований вводят специальные обозначения основных процедур (преобразования шкалы, нормирования, агрегирования – см. Схему 2).

  

      С  использованием этих обозначений на схеме 3 приведена небольшая библиотека часто встречающихся процедур построения частных критериев достижения целей.

        

Последний этап численной оценки достижения цели представляет собой правило оценки достижения цели по нескольким количественным частным критериям.