Влияние межличностных коммуникаций на эффективность работ в организации

 Преграды, обусловленные восприятием. Люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет некоторых факторов из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допустить снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием.

Одна из таких преград возникает  по причине конфликта между сферами  компетенции, основами суждений отправителя  и получателя, что особенно актуально в строительных организациях, ведь уровни образования простых рабочих на строительных участках и руководителей зачастую отличается в разы. В связи с этим, люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта.

Расхождение между основами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости  от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения  людей. Эта характеристика исключительно  важна для обмена информацией. Из нее следует, что во многих случаях  люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими в физическом смысле. Трудности в строитеьлных организациях в обмене информацией приписаны различию людей по признаку интерпретации получаемых ими сообщений. Как следствие идеи, закодированные отправителем, могут оказываться искаженными и не полностью понятыми. Поэтому всегда нужно помнить о том, кому вы собираетесь передать информацию.

Информация, вступающая в противоречие с нашим опытом или ранее усвоенными понятиями, зачастую либо полностью  отторгается, либо искажается в соответствии с этим опытом или понятиями. В  исследованиях подтверждено наличие  тенденции восприятия людьми проблем  в строительной организации в рамках основ суждений, формирующихся исходя из их конкретных функций.

Еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций в строительных организациях состоит в существовании преград, обусловленных социальными установками людей. Если мы имеем неудачный опыт взаимодействия с определенными работниками или отделами, по всей вероятности, на процесс обмена информацией влияют установки людей.

Руководитель, не созидающий позитивно  окрашенный климат в отношениях с  другими, получит в дальнейшем урезанный  обмен информацией с сотрудниками. Со временем может сложиться обстановка недоверия, антагонизма и самозащиты. Согласно исследованиям в атмосфере  доверия растут информационные потоки и точность информации в обменах  ею между людьми в организации. В  одном из исследований установлено, что, если руководители честны и открыты  со своими сотрудниками, последние  в обмене информацией отвечают первым тем же самым. Чем выше открытость одного или обоих людей, участвующих в обмене информацией, тем ощутимее удовлетворение от контакта.

Семантические барьеры. Целью коммуникаций является обеспечение понимания информации, служащей предметом обмена, т. е. сообщения. Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Именно этими символами обмениваются люди в процессе коммуникации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.

Семантика изучает способ использования  слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова (символы) могут  иметь разные значения для разных людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем  информации.

В строительных организациях семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем.

Символ не имеет неповторимого  неотъемлемого значения. Значение символа  выявляется через опыт и варьирует  в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией  в определенной мере является новой  ситуацией, никто не может быть абсолютно  уверен в том, что другое лицо припишет тоже значение символу, которое мы ему  придали.

Семантические затруднения могут  быть так же обусловлены расхождением способов, которыми люди приписывают  значение группам символов. Этот момент имеет огромное значение для коммуникации.

Как можно видеть, для эффективного обмена информацией с работниками  строительной организации руководитель должен придти к пониманию истинного значения используемых ими слов и добиться понимания ими значения, которое вы вкладываете в слова, используемые вами. Филипп Льюис пишет: «К сожалению, руководитель часто забывает, что работнику для понимания передаваемых в его адрес слов (инструкций, указаний, распоряжений и т.п.) необходимо знать, с какой целью эти слова используются руководителем. Только тогда получатель сможет интерпретировать слова отправителя в значении говорящего, а не в своем собственном. Ситуация усложняется тем, что каждая организация, связанная с бизнесом, а так же каждый отдел в соответствующих структурах вырабатывает собственный жаргон. Тем не менее, организации приходится полагаться на понимание каждым подразделением каждого другого ее же подразделения. Когда какое-либо подразделение забывает или игнорирует факт существования необходимых и профессиональных вариаций значения слов, на путях взаимопонимания быстро возникают «дорожные пробки»». Таким образом, руководителям строительных организаций всегда следует помнить о том кому они хотят передать информацию и стараться сформулировать ее так, чтобы она была понятна каждому рабочему.

Также нетрудно догадаться, что семантические  барьеры, обусловленные культурными  различиями, могут серьезно затруднять деловые переговоры. Поэтому необходимо перед началом таких переговоров изучить традиции и обычаи той страны, с которой собираетесь заключить контракт и в дальнейшем продолжить успешное сотрудничество.

Невербальные преграды.Хотя вербальные символы (слова) - основное наше средство кодирования идей, предназначенных к передаче, мы используем и невербальные символы для трансляции сообщений. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Обмен взглядами, улыбка и гримаса неодобрения, поднятые в недоумении брови, живой или остановившийся взгляд - все это примеры невербальной коммуникации. Использование пальца как указывающего перста, прикрывание рта рукой, прикосновение, вялая поза также относятся к невербальным способам передачи значения (смысла).

Еще одна разновидность невербальной коммуникации формируется тем, как  мы произносим слова. Имеются в виду интонация, модуляция голоса, плавность  речи и т. п. Как известно из опыта, то, как мы произносим слова, может существенно изменять их смысл. Согласно исследованиям, значительная часть речевой информации при обмене воспринимается через язык поз, жестов и звучание голоса. Мехребиен в книге «Невербальная коммуникация» указывает, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, а 38% - через интонации и модуляции голоса. Отсюда следует, что всего 7% остается словам, воспринимаемым получателем, когда мы говорим. Это имеет принципиальное значение. Другими словами, во многих случаях то, как мы говорим, важнее слов, которые мы произносим.

       В строительной организации нужно добиваться, чтобы используемые для передачи невербальные символы соответствовали идее, которую вы намереваетесь сообщить. В противном случае невербальные символы создают такой шум, что реципиенты почти наверняка неправильно воспримут сообщение.

       Как и семантические барьеры, культурные различия при обмене невербальной информацией могут создавать значительные преграды для понимания.

       Плохая обратная связь. Другим ограничителем эффективности межличностного обмена информацией в строительной организации может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, переданное, по вашему мнению, в полном соответствии с вашей идеей, может, быть не понято.

         Неумение слушать.Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. Когда вам сообщают о задании, новых приоритетах в работе, изменении рабочих процедур проблемах, связанных с работой, или новых идеях, способных повысить эффективность отдела или организации, важно услышать конкретные излагаемые вопросы. Но мало воспринимать факты — нужно прислушиваться к чувствам. Воозьмем пример из строительной организации, к вам в контору зашел старший прораб поговорить о связанной с работой проблеме, и, кроме конкретных фактов, обсуждаемых с вами, он вдруг говорит о том, что сходит с ума, взбешен или в восторге от чего-либо. О чувствах часто говорят язык поз и жестов и тон голоса. Руководитель, например, среднего звена, который слишком быстро сосредотачивается на конкретных фактах и вопросах, по сути дела не дает говорящему возможности поделиться с ним своими чувствами. Почувствовав, что разговаривающий с вами сотрудник встревожен, рассержен или просто в бешенстве от чего-то, вы можете, например, сказать следующее: «Иванов, в вашем голосе звучит тревога. Почему бы вам не быть со мной откровеннее?» или «Иванов, давайте поговорим об этом. Мне кажется, вам хочется это обсудить». Выслушивание фактов и чувств — это выслушивание сообщения полностью. Поступая так, вы расширяете свои возможности понять ситуацию и даете знать об уважительном отношении к тому, что в действительности говорящий человек старается передать вам.

2.3 Пути совершенствования межличностных  коммуникаций в строительной  отрасли

Самый распространенный тип коммуникации в строительстве это межличностные  коммуникации. Поэтому необходимо выявить  ряд направлений по их совершенствованию.

Одним из самых важных способ наладить эффективные коммуникации в строительной отрасли является умение слушать. Однако, помимо этого, существует еще ряд способов, которые можно использовать для повышения отдачи межличностных коммуникаций.

Во-первых, прояснять  свои идеи перед началом их передачи. Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи. Для любой передачи в адрес вышестоящего руководителя, подчиненного или коллеги вам в принципе нужна определенная тема как объект передачи.

Примеры тем для передачи на строительном предприятии:

1. Сообщение работникам о своем  понимании предстоящих изменений  в распределении заданий на строительной площадке.

2. Получение от вашего руководителя  информации, проясняющей задачу.

3. Сообщение руководителю о проблеме, с которой вы столкнулись.

4. Обсуждение с подчиненным менее  чем удовлетворительных результатов его работы.

5. Поощрение подчиненного похвалой  и признание его хорошей или  прекрасной работы.

6. Сообщение работникам об идее, над которой им следовало бы, по вашему мнению, подумать.

7. Выяснение реакции работников  на ваши идеи.

8. Сообщение руководителю другого  отдела об изменениях, возможность  которых рассматривает ваш отдел,  и выяснение его мнения о  том, как может отразиться на работе его отдела.

9. Сообщение подчиненным о новых  целях или системе приоритетов.

10. Сообщение секретарю о важнейших  делах текущей недели.

Во-вторых, быть восприимчивым к потенциальным семантическим проблемам. Не жалейте сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения. В строительной отрасли для передачи  какой-либо информации или задания подчиненным не стоит употреблять научные термины, которые в связи с различиями в компетенциях, могут быть не поняты.  Например, отдавая поручение своему подчиненному (бригадиру, мастеру участка), вместо фразы: «Иванов, принесите его мне, как только вам представится удобная возможность», скажите лучше: «Иванов, чрезвычайно важно, чтобы я получил отчет о проделанной работе утром в четверг. Тогда у меня будет время его просмотреть и попросить у вас уточнений, которые мне могут понадобиться к совещанию, намеченному на 9 часов утра в пятницу». Употребляя точные слова, а не общего характера, вы выигрываете в результативности.

В-третьих, следить за языком собственных поз, жестов и интонациями. Следите за выражением своего лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

Также, нужно излучать эмпатию и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Это все равно, что спрашивать самого себя: «Кто этот человек, к которому я собираюсь обратиться? Каковы его потребности и интересы? В каком он сегодня настроении?» Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, мы пытаемся соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодирования сообщения принимающей стороной.