Влияние межличностных коммуникаций на эффективность работ в организации

Если канал связи непригоден для физического воспроизведения  определенных символов, передача информации невозможна или затруднена. Так, например, вряд ли можно получить адекватное представление о проекте нового здания пои передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы  выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность.

В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.

Выбрав канал, отправитель  использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций — физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

4. Декодирование и восприятие  информации. Чтобы воспринять   информацию,   заключенную   в   сообщении,   получатель должен декодировать его. Декодирование — это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают раз личного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность  обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует, поэтому наладить обратную связь с получателем.

Такая обратная связь реализуется  с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

5. Интерпретация сообщения   и  формирование  ответа.   На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель - получателем, ожидающим сообщения - ответа.

6. Передача ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.

Как уже отмечалось выше, в системах передачи информации в большей или меньшей степени всегда присутствует шум. На языке теории информации шумом называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуникации может происходить некоторое искажение смысла. Обычно эти искажения несущественны, но если уровень шума высок, это приводит к существенной потере смысла и может даже полностью блокировать информационный обмен. Поэтому необходимо знать основные причины шумов и возможных искажений и учитывать их влияние в процессах коммуникации.

 

 

 

 

 

 

 

 

2 СПОСОБЫ ПРЕОДОЛЕНИЕ КОММУНИКАТИВНЫХ БАРЬЕРОВ В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 

2.1 Особенности  межличностных коммуникаций  в  строительстве          

                 

Строительство представляет собой  отдельную самостоятельную отрасль  экономики страны, которая предназначена  для ввода в действие новых, а  также реконструкции, расширения, ремонта  и технического перевооружения действующих  объектов производственного и непроизводственного  назначения. Как отрасль материального производства строительство имеет ряд особенностей, отличающих его от других отраслей. Поэтому выделяют некоторые отличительные особенности и в межличностных коммуникациях.

Эффективная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении строительной организацией. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчинённым, подчинённые друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределённостью и двусмысленностью.

От умения достигать взаимопонимания  при общении, грамотно, культурно  работать с информацией,  зависит  в большой степени эффективность  управления человеческими ресурсами.

Основной формой общения на предприятиях строительства остаётся личное общение.

В строительной организации при  коммуникациях используются два вида общения, две формы передачи информации: вербальное (речевое) и невербальное. В свою очередь, вербальная коммуникация подразделяется на устную (конференции, совещания, презентации, групповое обсуждение, неформальные беседы) и письменную (письма, отчеты, правила и процедуры, приказы, e-mail).

Рассмотрим особенности форм вербальной и невербальной коммуникации личности в строительстве как таковой. Поскольку отдельный сотрудник, прежде всего индивидуальность, личность, корни поведения которого, следует искать именно в поведении личности.  Коммуникативная личность – самая главная составляющая личности вообще, ведь коммуникация занимает 80% всего человеческого существования.

Вербальная коммуникация. Вербальное общение является наиболее исследованной разновидностью человеческой коммуникации. Кроме этого, это наиболее универсальный способ передачи мысли, а также наиболее часто применимый в строительной организации. На вербальный человеческий язык можно «перевести» сообщение, созданное с помощью любой другой знаковой системы.

Механизм воздействия слова  на человека основан на взаимодействии слова со знанием, обусловленным  прошлым опытом человека и закреплённым в его памяти. Знание может быть представлено как существующее в  разных формах:

-знание в неосознаваемой форме;

-знание осознанное, в котором  можно выделять рациональное, опытно-эмпирическое, чувственно-эмоциональное (эмоции, впечатления), невербальное знание (образное, двигательное), вербальное  знание (слова и их значения).

В соответствии с разными формами  знания существуют различные способы  воздействия слова на личность. Слово  может оказывать большое воздействие  на подсознание, определяя собою  слова и поступки, хотя во многих случаях это и не осознаётся. Слова  могут влиять на чувства и эмоции человека, как своим звучанием, так  и смыслом и значением. Сильнее  всего слово воздействует на интеллект, разум, сознание. Эффект воздействия  обусловлен тем, что происходит взаимодействие значения воспринимаемого слова с прошлым (в том числе рационализированным) опытом человека, закреплённым в его памяти. Коммуникатор использует слово для передачи информации реципиенту, а последний, располагая подобным сообщением, может воссоздавать общий, специальный и глубинный смыслы слова, анализировать его, делать предположения о замыслах коммуникатора, его целях и планах.

То, как мы говорим, дает представление другому коммуниканту, о том, кем мы являемся. Можно переформулировать известную поговорку: «Скажи мне, и я скажу, кто ты». Это в особенности очевидно, когда коммуникант исполняет определенную  роль в строительной организации. Даже временный выход из роли (например, в строительной отрасли: директор фирмы, беседующий по душам простым языком с рабочими, дающий советы по личным вопросам) значим на фоне основного набора ролей для той или иной коммуникативной личности.

Невербальная коммуникация. Из двух форм межличностной коммуникации – невербальная коммуникация является более древней, вербальная коммуникация – наиболее универсальной. В строительной отрасли играет особую роль именно невербальные коммуникации.

Невербальная коммуникация осуществляется при личном контакте всегда. Эти  средства, как известно, могут сопровождать речь, а могут и употребляться  отдельно от вербальных средств. Невербальные знаки могут быть разделены на две основные группы: язык тела и паралингвистические средства, одежда и украшения. Рассмотрим эти две группы поподробнее.

Язык тела и паралингвистические  средства. Язык тела может многое рассказать о чувствах и намерениях коммуникантов. Позы человека, точнее их семиотическая интерпретация, не являются полностью врожденными: они усваиваются в процессе общения с себе подобными. Практический вывод из этого положения: можно учиться и переучиваться (создавая заданный определенными параметрами личностный образ коммуникатора), и переучивать других (создавать образ другого человека, заниматься имиджмейкерством).

Язык тела включает пять составляющих:

- Жесты: способ знакового использования рук. Использование жестов для человека становится необходимым, когда другие средства недоступны или маловыразительны. Особенно это актуально в строительной организации. Ведь уровень образования некоторых рабочих не совпадает с уровнем начальников и нередко для объяснения задачи нередко используются именно жесты.

- Мимика: способ использования выражения лица. В первую очередь мы смотрим человеку в глаза – зеркало души. Инструментом мимики является и рот. Мы можем наблюдать тончайшие различия в улыбке и взгляде. Положение деталей лица выполняет знаковые функции: поднятые брови в удивлении, гневе, страхе или приветствии. Чтением лица – физиогномикой – занимался еще Аристотель. Считается, что можно распознать характер человека по лицу. При наблюдении за мимикой можно понять насколько точно дошла информация до подчиненных.

- Положение тела: способ держать себя (наше тело). Считается, что расслабленное положение свидетельствует о доверии к собеседнику. Многое в семиотике тела восходит к природным инстинктам. Напряженность в стрессовой ситуации (например, в строительной организации при сдаче важного объекта мастером участка своему начальнику) напоминает поведение животного по отношению к хищнику. Семиотика тела весьма важна при первой встрече, ведь собственно человеческие моменты личности еще не успели проявиться.

Так, во время собеседования при  приеме на работу в строительную фирму рекомендуют сидеть прямо, не развалившись на стуле, чтобы продемонстрировать заинтересованность, смотреть в глаза собеседнику, но не очень настойчиво. Действительно, конфронтация – в прямом смысле стычка – начинается с определенного взгляда на собеседника и с положения тела "с глазу на глаз". Есть различия в культурах: например, американцы предпочитают стоять боком друг к другу во время обычного разговора, у нас же это считается неуважительным.

- Проксемика: способ использования пространства. Расстояние между собеседниками зависит и от возраста, и от пола коммуникантов, и от степени знакомства между ними.

- Тактильная коммуникация: прикосновения, похлопывания и т.п. Использование тактильных элементов коммуникации говорит о взаимных отношениях, статусе, степени дружбы между коммуникантами. Здесь также имеются серьезные межкультурные различия. Например, китайцы и британцы считаются наименее "трогательными" народами, поэтому неумело использованный тактильный коммуникативный акт в отношении представителя этих народов может быть даже воспринят как оскорбление. А на строительных предприятиях в России, наоборот, при одобрении результатов работы довольно часто применяются похлопывания по спине. 

- Паралингвистические элементы – в отличие от собственно жестов – сопровождают речь, дополняют эмоциональную стороны коммуникации (присвистнуть в удивлении, вздохнуть от отчаяния или от восхищения). Параязык говорит о том, как интерпретировать слова, дает дополнительную информацию к интерпретации, иногда переворачивая знаки на прямо противоположные. К паралингвистическим моментам можно отнести и языковые супрасегментные средства: интонацию, тональный уровень голоса, даже громкость, выражающую, например, гнев. Паралингвистические средства многое могут сказать о сиюминутном состоянии собеседника (спокойствие, взволнованность, уверенность, усталость и т.п.), что также необходимо учитывать при анализе действий в строительных организациях.

- Одежда и внешний вид. О более стабильных вещах, таких как личность коммуниканта, его или ее социальный статус, роль, работа говорит одежда и внешний вид (прическа, украшения, косметика и т.п.). Например, для руководителей высшего и среднего звена в строительных организациях необходима официальная форма одежда, а для рабочих - специальная одежда для защиты от общепроизводственных загрязнений.

Обобщая все вышесказанное, можно  сказать, что владение навыками общения  чрезвычайно важно в нынешнее время. Однако важно понимать различия и особенности видов коммуникации – вербальной и невербальной, т.к. в зависимости от их правильного  использования возможно получение  наиболее эффективных результатов  общения, что особенно важно во взаимодействии людей при работе в строительной организации.

 

2.2 Преграды  на пути межличностных коммуникаций

 

На пути межличностных коммуникаций в строительной отрасли может  возникать целый ряд коммуникативных  барьеров таких как преграды, обусловленные  восприятием, семантические барьеры, невербальные преграды,  плохая обратная связь и неумение слушать. Рассмотрим каждую из них по подробнее.