Влияние межличностных коммуникаций на эффективность работ в организации

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

 «УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЯНОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Кафедра «Экономика и управление на предприятии нефтяной и газовой промышленности»

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Менеджмент»

на тему: «Влияние межличностных коммуникаций на эффективность работ в организации»

 

 

 

 

Выполнил: студент  группы                                              Иванова А.А.

Проверил: к.э.н., доцент                                                              Петров ВВ

 

 

 

Уфа 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                              3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЙ                             

1.1  Понятие и виды коммуникаций                                                                    4

1.2 Элементы и этапы коммуникационного процесса                                        8

2 СПОСОБЫ ПРЕОДОЛЕНИЯ КОММУНИКАТИВНЫХ БАРЬЕРОВ В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ                                                                 12

2.1 Особенности межличностных коммуникаций  в строительстве               12                         

2.2 Преграды на пути межличностных  коммуникаций                                    17

2.3 Пути совершенствования межличностных коммуникаций  в строительной отрасли                                                                                           22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                     27

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ                                           28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 В современном мире коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем   менеджмента. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях.  Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Актуальность  выбранной  темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию. Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Целью данной работы является изучение составляющих эффективного взаимодействия во время личных контактов с работниками  организации, и возникающих при этом определённых проблем. В соответствии с поставленной целью в работе выявлены следующие задачи:

-  дать определение понятиям «коммуникация», «межличностная коммуникация» в современной организации;

- определить особенности межличностных коммуникаций, которые заключаются в понимании работником существа своей работы и своих обязанностей, способности принимать решения и достигать производительности;

- выявить пути совершенствования межличностных коммуникаций в строительной отрасли.

 

1 ТЕОРЕТИЧИСКИЕ ОСНОВЫ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

 

1.1 Понятие и виды коммуникаций

 

Коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит  принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения  могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные  отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений  и то, как они в действительности будут реализованы.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации.

В первом случае коммуникация носит  межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица к другому  в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность  и т.п.) с целью получения в  ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это  «что» передается. Для того чтобы  коммуникация состоялась, необходимо наличие, как минимум, двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого  взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми ли некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная  коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна  для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач  строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующих  неопределенностью и двусмысленностью.

Коммуникации подразделяются на две  большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собранний, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды. В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рекламы. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т.е. существует множество способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали  между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта  информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих  исполнителей.

Не менее важными являются  коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать  без информации о ходе производственного  процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске  продукции и т.д. Иногда возникает  ситуация, когда для решения вопроса  на низовом уровне требуется вмешательство  руководителей высшего звена. И  тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий  уровень. Так, например, вопрос об изменении  технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.

Для координации задач и действий подразделений организации требуется  обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями  по горизонтали. Таким образом координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных  подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Две трети всей деятельности на предприятии  – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель  – подчиненный». Они относятся  к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т.д.

Поскольку подчинённые объединены в Рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности  управления. участие в обмене информацией  каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно  вовлекать подчинённых в дела организации.

Определённую роль играют также  коммуникации с неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям  по неформальным каналам, дают возможность  понимать более правильные решения  или предупреждать конфликтные  ситуации.

Информационный  процесс охватывает все подразделения  и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.

 

1.2 Элементы и этапы коммуникационного процесса

 

Коммуникации пронизывают все  элементы организации. Их основная цель — обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации — неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса.

Процесс коммуникации, возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

Отправитель — лицо, стремящееся  донести определенные идеи с помощью  передаваемой им информации.

Сообщение — информация, имеющая  определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

Канал связи — средство передачи информации.

Получатель — лицо, которому отправитель  адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации можно представить  в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов.

Формулировка идеи и  отбор информации —> Кодирование информации и формирование сообщения —> Выбор канала связи и передача сообщения —> Декодирование сообщения и восприятие информации —> Интерпретация сообщения  и  формирование  ответа на него —> Передача ответа отправителю —>

Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут  или даже секунд и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные этапы. Однако мы кратко проанализируем каждый из них, чтобы лучше понять их содержание.

1. Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения - четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму — задача следующего этапа.

2. Кодирование информации  и формирование сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3. Выбор канала связи и передача  сообщения. Одновременно с кодированием  отправитель выбирает и канал  связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д.