Совершенствования информационных технологий для планирования потребности персонала

       Является  составной частью стратегического планирования организации, более детализированной и основой тактического планирования.

       Тактическое планирование – средне ориентированный  перенос кадровых стратегий на конкретные проблемы управления персоналом (от 1 до 3 лет). Строго ориентируется на цели, заявленные стратегическим кадровым планированием.

       Детальнее фиксируются подробности кадровых мероприятий.

       Является  своеобразным мостиком между стратегическим и оперативным планом.

       Оперативное кадровое планирование — краткосрочное (сроком до 1 года), ориентированное на достижение отдельных оперативных целей¹².

       Состоит из точно обозначенных целей и  конкретных мероприятий, необходимых  для их достижения, и выделяемых материальных средств с указанием  их вида, количества и времени.

       Детально  прорабатывают все подробности для наилучшего контроля

       Составляется  только на основе точной информации, которая  слабо поддается обобщению. Более  распространен на практике, чем план человеческих ресурсов.

       Оперативный план работы с персоналом - это детализированный по временному (год, квартал, месяц, декада, рабочий день, смена), объектному (организация, функциональное подразделение, цех, участок, рабочее место) и структурному (потребность, наем, адаптация, использование, обучение, переподготовка и повышение квалификации, деловая карьера, расходы па персонал, высвобождение) признакам план с подробной проработкой оперативных действий, подкрепленных необходимыми расчетами и обоснованиями. 

3. Обзор информационных систем управления персоналом

        

       В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.

       Данное  программное обеспечение не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное программное обеспечение дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д.

       Начнем  с крупных интегрированных систем, которые, как правило, имеют модуль – «Управление персоналом и зарплата» в составе ERP-системы (Enterprise Recource Planning system – система управления ресурсами предприятия) и отдельно от этой системы не продается. А так как стоимость таких проектов может составлять миллионы долларов, то такие системы интересны крупным предприятиям сверхприбыльных отраслей. Поэтому рассматривать мы будем только локальные и средние информационные системы управления персоналом¹³.

       Другим  типом информационных систем управления персоналом являются локальные информационные системы управления персоналом, среди которых можно выделить: "1С. Зарплата/кадры» - представляющее простой, коробочный вариант по внедрению и учетной системой по функциональности, но за счет практически монопольного положения компании на своем рынке занимающее доминирующее положение. АиТ - «Управление персоналом» – где по сравнению с другими функциональность расширена, но поддержка клиентов оставляет желать лучшего. Другие информационные системы управления персоналом в этой категории распространены меньше и имеют свои достоинства и недостатки. Выбор информационных систем управления персоналом зависит от отрасли, в которой работает компания, связей руководства фирм-разработчиков и множества других причин, на первом месте среди которых – цена.

       Существуют  две системы, удерживающие лидирующие позиции на рынке средних информационных систем управления персоналом, именно они нам наиболее интересны для сравнения: «RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата» - Робертсон и Блумс Корпорейшн и «БОСС-Кадровик» – Корпорация АйТи¹⁴.

       Остальные компании разработчики, как правило, продвигают и продают комплексные  финансово-управленческие системы, либо ERP-системы, в состав которых входит модуль по управлению человеческими ресурсами и примеры внедрения отдельно таких модулей единичны. То есть, чтобы автоматизировать управление кадрами, клиенту необходимо купить всю ERP-систему, иначе инвестиции в информационные технологии будут неэффективны (так называемая – кус очная автоматизация).

       RB HR&Payroll - функционально полный, стабильный, гибкий и легко управляемый  продукт. 

       Это международное решение для предприятий  различного уровня и сфер деятельности, позволяет автоматизировать и упорядочить типичные операции в сфере управления персоналом:

       управление  штатным расписанием;

       прием, продвижение по службе, перевод между  подразделениями,

       увольнение  работников;

       обучение  и аттестация персонала;

       поддержка разнообразных компенсационных  схем;

       расчет  зарплаты.

       управление  бюджетами подразделений по зарплате, найму, обучению персонала и др.

         Уникальность RB Human Resources & Payroll определяет  наличие таких характеристик,  как мощнейшие средства анализа информации; работа на различных платформах, операционных систем и СУБД; открытый доступ к данным при совершенной защите информации; настраиваемость на законодательства различных стран; пользовательские процедуры; ведение архива справочной информации; удобный интерфейс со встроенными средствами анализа; многоэкранные справочники работников; настраиваемые интеллектуальные экранные формы; настраиваемость расчета заработной платы, выполнения расчетов и получения отчетов; двухуровневая настройка расчетов зарплаты и платежей предприятия (таблицы видов оплат и алгоритмы расчетов); расчет зарплаты с возможностью многократного пересчета и исправления ошибок; мощный встроенный генератор отчетов; поддержка документооборота; масштабируемость; параметризируемые средства переноса результатов расчета зарплаты в систему бухгалтерского учета¹⁵.

       Схожие  наборы характеристик имеются и  в "БОСС-Кадровик", но в отличие  от него, RB HR & Payroll полностью интегрирован с Crystal Reports (генератор бизнес отчетов); имеет интерфейс с Lotus R/5, возможен доступ к системе с помощью браузера MS IE (HTML – клиент); поддерживает несколько языков и многовалютную обработку данных, функциональность продукта позволяет в течение нескольких часов перейти с одной платформы на другую, при этом не требуется переобучение персонала, имеет интерфейсы с SunSystems, Scala, Concord, JD Edwards One World, SAP R/3, а также может быть интегрирован с финансовыми модулями любого другого программного обеспечения. А модуль «Табельный Учет» считается лучшим среди всех существующих систем.

2. Анализ информационных технологий планирования персонала в Пензе
1. Анализ планирования персонала в Пензе

 

       Из 25 опрошенных предприятий, только у 48% есть сформировавшаяся и развитая система планирования персонала, 32% отметили, что данная функция есть у менеджеров по персоналу, но как системы данного процесса нет, и у 20% вообще нет данного процесса на предприятии (Рис.1).

Рис.1. Наличие  система планирования персонала  на предприятиях г. Пензы

       В систему планирования персонала  входят такие функции как определение  необходимости персонала, подбор и  найм персонала.

       При планировании численности работников в г. Пенза учитывается общая  численность работников на предприятии, характерные особенности, социальная и демографическая характеристика региона, структурный и квалификационный состав персонала, сложность и комплексность решаемых задач, техническое обеспечение управленческого труда.  

       Для определения потребности в кадрах на предприятиях г Пенза в основном используются экономико-математические и штатно-номенклатурный методы.

       Набор традиционно делится на внешний  и внутренний. Преимущества внешнего отбора состоят в том, что в  организацию вовлекаются новые  люди, приносящие с собой новые  идеи, создаются возможности для более активного организационного развития.

       Источниками внешнего отбора являются: объявления в газетах, агентства по трудоустройству, специализированные консультационные фирмы.

       Набор кадров организации в основном формируется  из следующих источников (Рис.2).

Рис.2. Источники  набора персонала в организациях г. Пенза

       В основном, на предприятиях ведут тактическое  планирование, так 88% опрошенных предприятий  используют в своей деятельности тактическое планирование, а вот стратегическое планирование используют в своей деятельности лишь 32%.

       При этом если проследить динамику нехватки персонала на предприятиях за последние  три года видно, что с каждым годом  нехватка персонала сокращается, что  положительно характеризует деятельность организаций (Рис.3)

       

       Рис.3. Динамика потребности в персонале

       Так же при планировании персонала, очень  важно как предприятия работают со студентами как на постоянные позиции, таки на стажировки (Рис.4).

       

       Рис.4. Динамика количества привлекаемых молодых  специалистов

       Таким образом, видно что система планирования персонала в пензенских организациях есть, но она не развита и очень  трудоемка. 

2. Анализ  информационных технологий при планировании персонала в организациях г. Пенза

 

       Анализ  информационных технологий используемых для планирования потребности в  персонале показал, что только у 40% организаций есть специальные программы для планирования потребности в персонале, а у 60% таких программ нет.

       Главными причинами отказа от информационных технологий, используемых для планирования персонала 60% опрошенных, которые не используют их в своей деятельности назвали следующие:

       - затратное;

       - не видят необходимости (стабильный  персонал);

       - нет подходящей программы;

       - другое.

       Что же касается тех, у кого есть информационные технологии для планирования потребности  в персонале, программным продуктом, который они используют они назвали  «1С:Зарплата и Управление персоналом 8».

       Для планирования потребностей предприятия в персонале компании отмечают, что удобно использовать специальный инструмент, который позволяет просмотреть различные варианты подбора и распределения кадров, оценивая их выгоды и издержки (Рис.5).

Рис.5. «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»

       С целью поддержки коллективной работы по управлению персоналом функции по разработке и утверждению кадрового плана могут быть разделены между пользователями – менеджерами по управлению персоналом и руководителями предприятия.

         Конфигурация содержит отчеты, позволяющие оценить эффективность кадровой работы (Рис.6).

       Рис.6. Коэффициент текучести кадров

       Таким образом, опрошенные отметили, что «1С  Зарплата и Управление Персоналом 8»  позволяет решить одну из основных задач планирования использования  рабочего времени + планировать проведение мероприятий и участие работников во внутренних и внешних мероприятиях предприятия, а также назначать совещания и встречи работников предприятия. Для подготовки проведения внутренних мероприятий предприятия 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 предоставляет сведения об использовании помещений предприятия, в которых эти мероприятия проводятся.