Совершенствование методов управления персоналом малого предприятия

     - формирование полной и достоверной  информации о деятельности организации,  ее финансовом и имущественном  положении, формирование и предоставление  необходимой бухгалтерской отчетности как внутренним пользователям, так и внешним;

     - оценка фактического использования  внутренних резервов;

     - аналитика, бухгалтерская и налоговая  отчетность.

     В обязанности бухгалтера входит - наблюдение, сбор, регистрация, обработка информации в денежно – материальном выражении.

     Менеджерский  состав занимается адаптацией новых  сотрудников,  реализацией продукции, информационным обеспечением, текущим  контролем и учетом.

     Служба  безопасности предприятия выполняет  следующие общие функции:

• организует и обеспечивает пропускной и внутри объектовый режим в зданиях и помещениях, порядок несения службы охраны, контролирует соблюдение требований режима сотрудниками, партнерами и посетителями;
• участвует в разработке основополагающих документов с целью закрепления в них требований обеспечение
• разрабатывает и осуществляет совместно с другими подразделениями мероприятия по обеспечению работы с документами, содержащими сведения.
• организует и проводит служебные расследования по фактам разглашения сведений, утрат документов и других нарушений безопасности предприятия;
•   поддерживает контакты с правоохранительными органами и службами безопасности соседних предприятий в интересах изучения криминогенной обстановки в районе (зоне).

     Товаровед  изучает спрос на все группы товаров  и тенденции его развития, исследует  факторы, влияющие на сбыт товаров и имеющие значение для успешной  их реализации.

     Торговые  агенты изучают потребности товарополучателей, определяют состояние спроса на отдельные  товары, выявляют тенденции изменения  спроса и прогнозируют его на предстоящий  период.

       На заведующего складом возлагаются  следующие функции: обеспечение   сохранности   складируемых   товарно-материальных 
ценностей, контроль  за  ведением учета складских операций, а так же занимается внедрение   в   организацию  складского  хозяйства  современных 
средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

     Обязанности операторов 1С включают в себя: прием  заявок от торговых представителей, занесение  информации в базу данных 1С, оформление заказов, ведение документооборота. 
 

     2.2 Анализ существующей структуры управления  

     Анализируя  соотношения сотрудников по возрасту и полу можно отобразить показатели в виде диаграммы.  

           

  Рисунок 3 – Соотношение сотрудников   администрации по половому признаку 

На  рисунке 3 представлено соотношение  сотрудников администрации по половому признаку.Из него видно,что 60% работников составляют мужчины и 40% - женщины.

         

Рисунок 4 – Соотношение сотрудников администрации по возрастному признаку 

       На  рисунке 4 представлено соотношение  сотрудников администрации по возрастному  признаку. Из этой диаграммы можно  сделать следующий выводы, что  на предприятии работает 7% сотрудников  в возрасте от 20-28 лет,64% - в возрасте от 29-35 и 29%  сотрудников работает в возрасте от 36-47 лет.

     

Рисунок 5- Соотношение специалистов предприятия  по полу 

     На  рисунке 5 представлена диаграмма которая показывает соотношение специалистов по полу. Из нее можно сделать выводы, что на предприятии работает одинаковое количество специалистов мужчин и женщин.

     

Рисунок 6 – Соотношение специалистов по возрастному признаку 

     На  Рисунке 6 представлено соотношение  специалистов по возрастному признаку. Из него видно, что на предприятии  работает 34% сотрудников в возрасте от 20 – 28 лет, от 29 – 35 лет -  48%, 18% сотрудников  в возрасте от 36 – 47 лет.

                    

     Рисунок 7 – Соотношение рабочих по возрастному  признаку 

     На  рисунке 7 изображена диаграмма, которая  показывает соотношение рабочих  по возрастному признаку. Из нее  можно сделать выводы: 46% рабочих  в возрасте от 20 – 28 лет, 45% от 28 – 35 лет  и 9% в возрасте от 36 – 47 лет.

                     

     Рисунок 8 – Соотношение рабочих по половому признаку 

     На  рисунке 8 показано соотношение рабочих  по половому признаку. Мы можем сделать  вывод, что 76% рабочих составляют мужчины, и 24% - женщины.

     Основу  управления составляют отношения найма. В этой фирме собственник имеет  возможность командовать, в связи  с тем, что он, открывая работнику доступ к средствам труда, выступает в роли хозяина и нанимателя.

           Принятая организационная  структура (линейная) совершенствуется в течение многих лет и вполне устраивает фирму и её руководителей. Анализируя работу за длительный промежуток времени нужно отметить достоинства  работы по принятой организационной  системе:

1. Единство и чёткость распорядительства (даже при выполнении несвойственной или незапланированной работы);
2. Чётко выраженная ответственность (так за невыполненные обязательства по поставкам товаров полностью отвечает старший менеджер по продажам);
3. Оперативность в принятии решений (получивший задание руководитель подразделения в силу своего профессионализма, навыков руководителя немедленно принимает решение);
4. Простота управления (выдача задания, распоряжения от одного руководителя и сдача выполненного заказа  в один адрес);    
5. Личная ответственность руководителя подразделения за результат проделанной работы (если не выполнена работа по какой-либо причине, то отвечает исполнитель работы, не принявший своевременных мер по устранению недоработок).

     В то же время у этой структуры есть и отрицательные факторы:

1. очень высокие требования к руководителю подразделения, который должен быть всесторонне подготовлен для выполнения порученной работы (в том числе – частично несвойственные функции, но необходимые в данный момент);
2. нет участков по планированию и подготовке решений (задание дано, а детали планирует и согласовывает сам);
3. перегрузка информацией;
4. концентрация власти в управляющей верхушке (это очень существенно, особенно в финансовых условиях и в условиях рынка).

     Ввиду указанной кадровой структуры обязанности  по подбору персонала в большей  степени возложены на офис-менеджера  и далее на непосредственного  руководителя того участка, куда необходим  новый сотрудник.

           Первая беседа –  консультация, просмотр трудовой книжки проходит с офис-менеджером; если по квалификации (документально) кандидат устраивает фирму (отсутствие замечаний по трудовой дисциплине), то он направляется на участок для беседы с его руководителем и при положительном отзыве направляется на приём к генеральному директору, где объясняются правила внутреннего распорядка, система оплаты, льгот и др.

     В фирме всех работников (и ИТР и  рабочих) принимает лично генеральный  директор; что говорит об изначальном  отношении к подбору кадров в  фирме.

     При положительном решении вопроса  о приёме на работу работник проходит медицинское обследование и инструктаж на рабочем месте, производится ознакомление нового работника с должностной  инструкцией (приложение  1).

     После всех указанных процедур подписывается  приказ о приёме на работу с трёхмесячным испытательным сроком (для ИТР  и рабочих), перед окончанием испытательного срока вопрос о целесообразности продолжения работы инженерно-технического работника обсуждается в администрации.

     На  предприятии с момента зачисления на работу большое внимание уделяется  адаптации (взаимного приспособления работника и организации, на основе постепенной работы сотрудника в  новых профессиональных условиях труда).

       Работника знакомят с коллективом,  указывают рабочее место, выдают  под роспись должностную инструкцию  для изучения и исполнения. В  течение испытательного срока  нового работника контролирует  и консультирует непосредственно  руководитель его участка, а  также наиболее опытные сотрудники  со схожими должностными обязанностями.

     Функция делопроизводителя в ИП Иванов С.А. возложена на офис-менеджера. Ведутся  дела:

     - Приказы по личному составу;

     - Личные дело на каждого работника;

     В личное дело работника включается: заявление, личная карточка, анкета и дополнение к ней, свидетельства о рождении детей до 14 лет, необходимые для расчета заработной платы, трудовая книжка, копии документов об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу (приложение 2). Стандартный трудовой договор с работником ИП Иванова С.А.  – приложение 3.

     Решения о приеме на работу, увольнении, предоставлении внеочередного отпуска принимается  непосредственно руководителем. Приказы  и договоры составляются офис-менеджером и передаются директору на подпись.

     Набор представляет собой создание определенного  резерва на планируемые должности, как из внешних, так и из внутренних источников. Организация использует внешние и внутренние источники  для приема на работу. Внешние источники – это и кадровые агентства, и центры занятости, также предприятие помещает объявления в СМИ о своих потребностях в специалистах. Или организация предлагает людям, уже работающим на предприятии порекомендовать своих близких и знакомых. Такой способ является не только дешевым, но и дает возможность работникам поучаствовать в решении проблем фирмы. Внутренними источниками являются люди, уже работающие на определенных должностях, но имеющие большие способности, чем могут проявить в данный момент. Продвижение по службе сильно мотивирует работника, а организации не приходится обучать нового специалиста многим нюансам работы в организации. Риск при внутренней кадровой политике может заключаться в том, что в организацию не поступают новые люди со свежими взглядами и идеями и это может привести к застою.

     По  причине отсутствия кадровой службы обучение персонала проводится непосредственно  на рабочем месте. Менеджер может  предупредить отсутствие профессиональных умений только на собеседовании, хотя даже наличие свидетельств о дополнительной подготовке не всегда может свидетельствовать  о практических навыках соискателя. К сожалению,  это приводит к  тому, что очень большое значение имеют рекомендации с предыдущих мест работы, то есть субъективные показатели. Аттестация на предприятии проводится только в менеджерском составе –  по личной инициативе руководителя участка  – старшего менеджера. Оценка трудовой деятельности остальных работников происходит по результатам их работы.

     К плюсам кадровой службы предприятия  можно отнести:

• Высокая скорость оформления документации, за счет простоты устройства кадровой службы.
• Отсутствие административных барьеров.
• Близкое сотрудничество руководства и персонала. Коллектив лично знает своего руководителя.
• Низкие расходы предпринимателя на данную сферу.

     Основные  минусы кадровой политики предприятия: