Службы персонала и их функции

Известно, что нельзя качественно управлять кадрами, не опираясь на опыт других организаций. Возможность обмена опытом дает общество кадровиков. Широко развит такой обмен в Германии.

Трудно переоценить значение различных семинаров, организуемых разными кадровыми школами. Например, в Московском институте повышения квалификации информационных работников Министерства науки РФ периодически проводится семинар на тему «Кадровая служба в организации в условиях рынка».

Кадровым службам целесообразно взаимодействовать с международными кадровыми организациями, пользоваться услугами таких центров, как Лондонский институт по управлению кадров, Объединение по управлению кадрами в Гааге, Исследовательская фирма по кадровым вопросам в Цюрихе, Парижская международная организация по координации социальных исследований.

Традиционные семинары, которые проводят различные институты по повышению квалификации работников отделов кадров, могут включать следующие темы, объемом 242 часа полной программы и 72 часа по сокращенной программе.

Итак, кого же лучше набирать для работы в кадровую службу? Так как кадровая служба имеет два основных направления, то и подбор кадров строится с учетом этих направлений. Для работы по документальному оформлению трудовых отношений работнику достаточно иметь среднее профессиональное образование, которое можно получить в техникуме по делопроизводству и праву. Каждый работник должен быть в состоянии выполнять любой вид работы. Работу длят на участки тогда, когда ее много и когда в отделе много работников.

Для работы по управлению трудовыми отношениями необходимы три условия:

высшее образование с квалификацией бакалавр, специалист, но лучше магистр;

разделение труда;

большой опыт работы.

Специалисту, для того чтобы управлять трудовыми отношениями, необходимо знать как минимум основы следующих наук:

юриспруденция (трудовое право);

социология (социология труда);

экономика труда;

менеджмент;

педагогика и психология (педагогика взрослых);

документоведение и документационное обеспечение управления);

психотерапия;

психология (психология управления);

социальная психология;

экономика и социология труда;

психология труда и инженерная психология.

Работник, который принимается на работу по управлению персоналом, должен иметь высшее образование по одной из перечисленных специальностей.

Если в кадровой службе работают специалисты, не имеющее высшего образования по одной из перечисленных специальностей, то выход из этого несоответствия может быть только один - работник должен поступить на учебу в университет по заочной форме обучения за счет организации по одной из перечисленных выше специальностей, которую он сам выберет. Травин В.В. Основы кадрового менеджмента. / В.В.Травин, В.А.Дятлов.-М.: Дело, 1998.с153-154

1.4 Структура кадровой службы

Структура кадровой службы, как уже отмечалось, определяется ее функциями, отражая каждую из них, и ориентирована на поставленные задачи.

Скачало нужно уточнить место кадровой службы в структуре организации, а затем определить структуру кадровой службы.

Рис.1

Место кадровой службы в структуре организации

12

Как видим, одним из важнейших пяти направлений в работе почти всех средних и крупных организаций является работа с персоналом.

Например, в корпорации ИБМ в отличие от других европейских фирм отделу кадров придается особое значение. Первичным элементом управления в ИБМ является совершенствование отношений между руководителями и подчиненными. Эти отношения контролируются специально созданным институтом - системой аттестации и собеседований.

Кроме обычных функций отдел кадров ИБМ отвечает за несколько ключевых для корпорации программ, от реализации которых во многом зависит успех общей кадровой политики. Это - ежегодные опросы общественного мнения; развитие гласности; программа дней открытых дверей. Две последние программы играют роль предохранительных клапанов, гарантируя каждому сотруднику возможность общения с руководством.

Организационная структура отдела кадров (отдела персонала, кадрового центра), близкая к идеальному варианту.

В России в крупных организациях структура кадровой службы - Управление кадрами и трудовыми отношениями состоит нередко из следующих отделов:

1 отдел - отдел оформления трудовых отношений;

2 отдел - отдел управления трудовыми отношениями;

3 отдел - отдел подготовки и переподготовки кадров;

4 отдел - отдел мотивации и оплаты труда.

В средних организация управление трудовыми отношениями может осуществлять один отдел - отдел кадров и управления трудовыми отношениями. В нем выделяются как минимум два подразделения: по оформлению трудовых отношений и по управлению трудовыми отношениями.

В малых организациях функцию управления кадров осуществляет один человек с помощником. Старобинский Э.К. Как управлять персоналом. - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.с.207-208

1.5 Численность работников кадровой службы

В организациях с небольшой численностью каждую кадровую функцию или даже две-три функции выполняет один работник.

Руководитель сектора называется менеджером, или директором по группе вопросов. На каждого работника сектора кадровой службы разрабатывается должностная инструкция.

Сколько человек нужно для управления трудовыми отношениями в организации? В крупной организации - управлении кадрами и трудовыми отношениями - свыше 30 человек. В средних организациях в отделе кадров и управлении трудовыми отношениями - больше 10 человек. В малых организациях - 2 человека.

Существуют два основных способа определения численности работников кадров:

Первый способ состоит в том, что используется соотношение численности работников к работникам отдела кадров, например на 80 работающих - один кадровик. Численность кадровой службы определяется очень просто. Если, например, в организации работает 640 человек, эту численность делят на 80 и таким образом определяют численность работников отдела кадров. Она составит 640 : 80 = 8 человек. Основной вопрос при таком подсчете состоит в том, какое соотношение выбирать;

Второй способ состоит в том, что численность определяется исходя из трех показателей:

задач, поставленных перед кадровой службой;

функций кадровой службы, возложенной на нее в положении о кадровой службе;

объема работы.

Этот способ более объективный, так как в нем учитываются реальные условия, в которых работает кадровая служба. Управление персоналом организации: Учебник. / Под. ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1999. 306

1.6 Виды кадровых служб

Все кадровые службы нашей страны можно разделить с определенной долей условности на три группы:

перешедшие на новые кадровые технологии;

частично перешедшие на новые технологии;

работающие по-старому.

48 отличий кадровых служб, работающих по новым технологиям, от кадровых служб, работающих по старым технологиям.

1. Организация проводит аудит кадровой работы как минимум раз в два года.

2. Кадровики, занимающиеся управлением трудовыми отношениями, имеют высшее профессиональное образование по специальностям: юрист (трудовое право), экономист (экономика труда), социолог (социология труда), педагог (педагогика взрослых), психолог (психология труда), психиатр, делопроизводство, менеджер (управление персоналом).

3. Кадровая служба осуществляет две функции: оформление трудовых отношений и управление трудовыми отношениями.

4. Оформление трудовых отношений осуществляют специалисты со средним профессиональным образованием по специальности «Делопроизводство» и «Право».

5. В организации есть этический кодекс.

6. Кадровая работа построена по принципу разделения труда. Каждый работник специализируется по определенному направлению работы по управлению персоналом.

7. В организации нет работников, которые не соответствуют занимаемой должности или их количество не превышает 10%.

8. Кадровая служба учувствует в решении стратегических и тактических задач организации.

9. Кадровая служба изучает рынок труда и знает всех лучших специалистов области, работающих в других организациях.

10. Организация заработной платы - функция кадровой службы.

11. Рынок для подбора кадров - весь мир.

12. Оплата труда менеджера по управлению персоналом не менее 200 долл. США и, как правило, не боле 5 тыс. долл. США.

13. Кадровая служба знает работников, которые входят в группу 20% тех, кто выполняет весь объем работы, и 80% тех, кто является балластом организации.

14. Кадровая служба осуществляет планирование карьеры сотрудников.

15. Кадровая служба постоянно работает с консультантом.

16. Кадровая служба имеет программу развития персонала.

17. Кадровая служба имеет новые методики управления дисциплинарными отношениями.

18. Кадровая служба использует новые методики подготовки и переподготовки кадров.

19. Структура кадровой службы определяется функциями, задачами организации, а не только численностью работающих.

20. Кадровая служба выделяет группу менеджеров, которая принимается по срочному договору для реализации их программы развития организации в ограниченное время.

21. Кадровая служба использует постоянно обновленную систему мотивации труда.

22. Кадровые службы технически оснащены.

23. Служба безопасности находится в системе кадровой службы.

24. Кадровая служба владеет оценкой работников: знает, кто из работающих относится к категории лучших специалистов, специалистов средней и низшей квалификации.

25. Кадровая служба не заканчивает работу с наемным работником приемом на работу.

26. Работники организации знают программу повышения доходов сотрудников.

27. У кадровой службы есть программа поддержания здоровья работников.

28. Доходы работника кадровой службы складываются из двух частей: оклада и процента от прибыли, которую приносят принятые работники.

29. Работники кадровых служб несут личную, материальную ответственность за ошибки, допущенные при подборе кадров.

30. Кадровая служба знает всех лучших специалистов мира по профилю работы организации.

31. Кадровая служба на должности руководителя структурного подразделения держит работников, у которых есть личная программа развития подразделения.

32. Каждый работник вносит в год не менее четырех предложений по улучшению работы организации.

33. Кадровая служба выполняет все ее функции, которые необходимы и достаточны для успешного управления персоналом.

34. Подбор и расстановку кадров осуществляют не менеджеры, которые профессионально не подготовлены для этого, а специалисты - работники отдела кадров с помощью менеджеров.

35. Кадровая служба фиксирует все случаи нарушений трудовой дисциплины.

36. Кадровая служба использует современные методы дисциплинарного расследования.

37. Кадровая служба фиксирует все случаи проявления активности работника.

38. У работника есть возможность зарабатывать столько, сколько ему нужно. Организация дает ему такую возможность. Заработная плата в организации верхним пределом не ограничена.

39. Проводится ежегодная оценка персонала и перестановки на основе оценки.

40. Кадровая служба систематически строит отношения с руководителем.

41. Кадровая служба представляет руководителю как минимум 15 таблиц информации о состоянии работы с персоналом.

42. Кадровая служба использует методики подбора кадров, позволяющие безошибочно выбрать нужного человека для работы в организации.

43. Кадровая служба знает, какие работники нужны организации.

44. В организации есть описание всех рабочих мест с определением трудовых функций на рабочем месте.

45. Кадровая служба знает уровень соответствия каждого работника занимаемой должности или получаемой работе.

46. Кадровая служба имеет программу повышения уровня соответствия работников занимаемым должностям.

47. Кадровая служба имеет расчеты убытков от всех работников, не соответствующих занимаемой должности.

48. Кадровая служба владеет методикой безошибочного увольнения работников. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам.- 3-е Ш66 изд., изм. и доп.-М.: Издательство НОРМА, 2003.-с.54-57.

1.7 Состав кадровой службы

В организации фактически в той или иной мере работой по управлению трудовыми отношениями занимаются следующие службы и специалисты:

1) кадровая служба;

2) отдел подготовки и переподготовки кадров;

3) отдел труда и заработной платы;

4) социальный отдел;

5) все руководители структурных образований.

Как видим, в любой организации есть работники, которые в той или иной степени управляют трудовыми отношениями. В организации управляет трудовыми отношениями заместитель руководителя, должность которого называют по разному: директор по персоналу, заместитель генерального директора по кадрам и т.д.

Руководители структурных подразделений также управляют трудовыми отношениями в пределах своей дисциплинарной власти. В то же время следует помнить, что они непрофессионалы по управлению персоналом, поэтому в программах управления персоналом они выступают как исполнители. В целом состав работников, занимающихся управлением трудовыми отношениями, может выглядеть следующим образом.

Первая группа кадровиков занимается документальным оформлением трудовых отношений.

Вторая группа кадровиков занимается управлением трудовыми отношениями. Они работают по программам и по плану. В различных программах в качестве ответственны исполнителей включаются руководители структурных подразделений, которые работают под руководством кадровика, отвечающего за реализацию конкретной программы. Например, в организации проводится оценка персонала. Руководит работой кадровик. В этой программе как исполнители участвуют руководители структурных подразделений. Им дается два поручения:

оценить по специальной методике своих работников и провести с ними собеседование под руководством кадровика, указания которого для них являются обязательными. Предположим, в организации численность отдела кадров составляет 8 человек. Когда реализуются различные программы, численность увеличивается на число руководителей структурных подразделений. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам.- 3-е Ш66 изд., изм. и доп.-М.: Издательство НОРМА, 2003.с.-57-58