Службы персонала и их функции

КУРСОВАЯ РАБОТА

по предмету «Управление персоналом»

на тему «Службы персонала и их функции»

Содержание

Введение

Глава 1. Кадровая служба как система

1.1 Задачи кадровых служб

1.2 Функции кадровой службы

1.3 Отбор персонала для работы в кадровой службе

1.4 Структура кадровой службы

1.5 Численность работников кадровой службы

1.6 Виды кадровых служб

1.7 Состав кадровой службы

Глава 2. Характеристика Департамента Кемеровской области

2.1 Задачи Департамента

2.2 Функции Департамента

Глава 3. Работа отдела кадров в Департаменте Кемеровской области

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Вряд ли кто-нибудь станет оспаривать утверждение о том, что доходы любой организации в первую очередь зависят от того, насколько профессионально работают в ней специалисты.

Теоретически любая организация (а это, согласно ст. 48 ГК РФ, наиболее широкое определение всех видов юридических лиц) может достичь самых высоких целей, любых прибылей при наличии одного условия - если у нее есть специалисты, способные решать поставленные задачи.

Для процветания организации необходимо постоянное внимание к решению пяти ключевых задач:

выбрать (корректировать) сферу(ы) деятельности;

подобрать необходимых специалистов;

организовать их работу с максимальной результативностью;

правильно определить цели организации;

выбрать эффективную программу развития персонала.

Эти задачи решают наравне с другими подразделениями кадровые службы.

В последнее десятилетие ученые во многих странах отмечают изменение роли служб персонала в организациях. В нашей стране роль служб персонала изменилась коренным образом в связи с изменением экономических и социально-политических отношений, поэтому я считаю эту тему актуальной. Изменилось и требование к уровню образования кадров: у работника должно быть «основательное образование», которое позволит ему за короткий срок освоить рабочее место, нести ответственность за порученное дело.

Целью курсовой работы является раскрытие темы «Службы персонала».

Я работаю в департаменте Кемеровской области и хочу сравнить работу служб персонала (отдел кадров) департамента с теорией.

Современный научный менеджмент дифференцирует понятия «отдел кадров» и «отдел управления персоналом».

Под отделом кадров подразумеваются функционально-технические структуры, имеющие ограниченные задачи и использующие консервативные методы, обусловленные представлениями о кадрах лишь как одной из составляющей производства.

Отделы управления персоналом - это ведущие подразделения организации, обладающие высоким статусом, применяющие современные методы воздействия на коллектив, согласно которым именно он рассматривается в качестве главного потенциала развития учреждения.

Термины «службы персонала» и «кадровые службы» Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н.Новгород: НИМБ, 1997.-с.142 применяются как обобщающие. Оба понятия акцентируют внимание на общих характеристиках традиционных и новаторских подразделений.

Разделяются также понятия: «управление кадрами» и «управление человеческими ресурсами». Последний термин представляется более широким. Это интегральный процесс, в котором участвуют все менеджеры компании, к какой бы структуре они не относились.

Управление кадрами - более ограниченная и централизованная функция соответствующего отдела, направленная на подбор нужных сотрудников. Подбор сотрудников и распределение их функций должны гарантировать слаженный ход производства, компромисс при выполнении заданных социальных и экономических задач. Такие представления заимствованы из зарубежного менеджмента и еще не устоялись в условиях России.

Работники кадровых служб могут иметь должность менеджеров, что характерно для современных организаций, или инспекторов в традиционных подразделениях.

В ряде учреждений совмещают должности менеджеров по кадрам как носителей более высокого статуса и инспекторов-исполнителей. В кадровых службах присутствуют также должности инженеров, психологов, экономистов, конфликтологов и др. в соответствии с функциями и образованием сотрудников.

Кадровые службы являются важной составной частью управленческой системы любой организации. Они осуществляют задачи, связанные с социально-психологическими аспектами руководства персоналом.

Все более активизируется роль менеджеров по кадрам в разработке моделей оплаты труда в соответствии с его количеством и качеством как одно из важнейших направлений мотивации деятельности.

Кроме того, кадровые службы имеют свои функции, которые присущи им при любой структуре управления персоналом. Их перечень формулируется по-разному соответствующими специалистами с различной степенью детализации и использованием неодинаковой терминологии Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н.Новгород: НИМБ, 1997.-с.143.

Глава 1. Кадровая служба персонала как система

1.1 Задачи кадровых служб

Управление человеческими ресурсами -главная функция любой организации (предприятия, фирмы, корпорации, банка и других юридических лиц). Политика организации меняется на глазах - от технократического подхода к определению будущих потребностей людей и развитию их потенциала. В последнее время кадровая служба по сравнению с другими подразделениями приобретает первостепенное значение в работе организаций, поскольку от ошибок при подборе кадров во многом зависит судьба самой организации.

Предположим, в организации решили осуществить многообещающий коммерческий проект. Проработали техническое задание, определили технические потребности для его решения. Для реализации проекта прежде всего нужны людские резервы. Если подберем работников недостаточно подготовленных, то проект или будет выполнен некачественно, или вовсе провалится. Таким образом, только подобрав квалифицированных работников, мы обеспечим качество и результативность работы. Разумеется, труд высококвалифицированных работников стоит дороже, чем труд работников средней квалификации. Но размер будущей прибыли превысит затраты на рабочую силу, если она эффективно справится с поставленной задачей.

Подбирая специалистов определенного уровня, мы соответственно выбираем и уровень доходов. Привлечение специалистов более высокого класса позволяет достичь лучших экономических показателей. В качестве пример можно рассмотреть известную во всем мире фирму ИБМ, которая, по ее заявлению, объединила 400 тыс. менеджеров и 1,5 тыс. руководителей.

Заместителя руководителя по кадрам фактически можно считать вторым человеком в организации по влиянию и по значимости его работы, а главное по результатам труда.

Главная задача кадровых служб - документальное оформление и управление трудовыми отношениями таким образом, чтобы достичь всех целей, запланированных в организации. То есть организации нужен не просто персонал, а работники, способные достигать поставленных целей. Основы управления персоналом. / Под. Ред. Б.М. Генкина. - М.:Высшая школа, 1996.-с.72

Основными задачами кадровых служб являются:

1. определение численности во всех структурных подразделениях организации;

2. заполнение всех вакансий лучшими специалистами;

3. документальное оформление трудовых отношений;

4. определение уровня соответствия каждого работника занимаемой должности (работе);

5. снижение уровня несоответствия работников поставленным задачам;

6. подбор и резерв лучших работников;

7. постоянное повышение квалификации работников.

Кроме того, традиционно называют следующее задачи кадровых служб:

обеспечение всех участков производства рабочей силой;

прогноз потребности кадров исходя из стратегии развития организации;

создание системы мотивации работников на высокопроизводительный труд;

управление дисциплинарными отношениями;

оценка кадров и проведение необходимых перестановок кадров;

организация подготовки кадров;

организация переподготовки кадров;

подготовка руководящих кадров, повышение, передвижение по службе;

определение заработной платы и льгот в целях привлечения, закрепления, сохранения кадров;

подбор работников, способных решать поставленные задачи в организации. Основы управления персоналом. / Под. Ред. Б.М. Генкина. - М.:Высшая школа, 1996.-с.73

1.2 Функции кадровой службы

Во многих странах мира в последнее десятилетие серьезно пересматриваются значения кадровых служб, их функции. Этот процесс особенно усиливается в условиях, когда организации, работающей в нестабильной обстановке, накапливаются экономические трудности. Кадровые службы приобретают новые функции под воздействием таких факторов, как рыночные отношения, частная собственность, постоянная инфляция, быстро меняющееся законодательство, смена ценностных ориентаций людей.

Кадровая служба выполняет две функции:

управление трудовыми отношениями;

документальное оформление трудовых отношений. Кротова Н.В. Управление персоналом. - М.: Изд-во «Финансы и статистика», 2000.-с. 103

Кто же выполняет эти функции? В неэффективно работающих организациях функцию управления трудовыми отношениями выполняют руководители структурных подразделений. Они сами подбирают себе работников и направляют в отдел кадров для их оформления. В этом случае кадровая служба выполняет в организации функции второй канцелярии - занимается оформлением трудовых отношений. Недостаток такой модели подбора кадров состоит в том, что кадры подбирают непрофессионалы. Руководителей структурных подразделений никто не учил и не собирается учить методикам подбора персонала. Этим должны заниматься профессионалы - кадровики.

В специальной литературе обычно называют следующие основные функции кадровой службы среднего и крупного предприятия.

1. Обеспечение кадрами: определение потребности в кадрах, поиск специалистов, заключение контрактов, ознакомление с рабочим местом и условиями труда, прекращение контрактов, перемещение кадров.

2. Подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров.

3 Оформление трудовых правоотношений.

4. новая функция для отделов кадров - организация оплаты труда, подразумевающая аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда.

5. Выявление социальной напряженности в коллективе и снятие ее.

6. Развитие отношений с органами рабочего самоуправления.

7. Координация работы по стабилизации условий оплаты труда и соблюдении техники безопасности.

8. Обеспечение кадровой службы организации квалифицированными кадрами.

На многих предприятиях предпринимательские неудачи связаны с консервативной позицией администрации, ряда служб, например, отдела труда и заработной платы, самих работников отдела кадров (отдела персонала).

Нередко администрация, несмотря на изменившиеся условия, по-прежнему требует от отдела кадров исполнения старых функций, что равносильно обречению предприятия на экономическое прозябание, а в конце концов - и на банкротство.

Службы, занимающиеся организацией оплаты труда, имея определенное влияние в коллективе, нередко сопротивляются изменению своего положения, включению в отдел кадров, хотя руководитель отдела труда мог бы возглавить отдел кадров. Работники отделов кадров также нередко противятся изменениям своих функций. Часто причина этого кроется в том, что в кадровой службе работают непрофессионалы, которые просто не в состоянии выполнять новые функции. Кадровая служба выполняет две функции: управление трудовыми отношениями и оформление трудовых отношений. Кротова Н.В. Управление персоналом. - М.: Изд-во «Финансы и статистика», 2000. с.104

Управление трудовыми отношениями включает следующие функции:

формирование резерва персонала;

мониторинг рынков труда;

безошибочный подбор кадров;

адаптация персонала;

ежегодная оценка персонала;

управление дисциплинарными отношениями;

оплата труда;

управление карьерой;

подготовка кадров;

переподготовка кадров;

перестановка кадров.

Оформление трудовых отношений включает около 40 видов деятельности, среди которых следующие.

Подготовка кадровых приказов.

Оформление форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Это документы: ТД-1; Т-1; Т-1а; Т-2; Т-2ГС; Т-3; Т-4; Т-5; Т-5а; Т-6; Т-6а; Т-7; Т-8; Т-8а; Т-9; Т-9а; Т-10; Т-10а; Т-11; Т-11а; Т-12; Т-13; Т-49; Т-51; Т-53; Т-53а; Т-54; Т-54а; Т-60; Т61; Т-73 (формы введены постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей.

Ознакомление работников с приказом под расписку.

Введение личных дел.

Консультирование сотрудников.

Составление описи дел, формирование дел в архив.

Оформление документов для назначения пособия детям.

Переписка со сторонними организациями.

Составление и корректировка графиков отпусков.

Оформление и предоставление листков нетрудоспособности.

Предоставление справок с места работы.

Оформление документов при изменении фамилии.

Оформление пенсионных дел.

Составление отчетов.

Работа с центрами занятости.

Оформление документов малообеспеченным семьям.

Оформление хозяйств, характеристик, гарантийных писем.

Выписка пропусков.

Структура кадровой службы определяется ее функциями и задачами, но не наоборот. Спивак В.А. организационное поведение и управление персоналом - СПб: Издательство «Питер», 2000.-с.221

1.3 Отбор персонала для работы в кадровой службе

На предприятиях Германии, например, в кадровых службах работают специалисты гуманитарного профиля: юристы, экономисты, социологи, психологи и т.д. В некоторых странах развернута подготовка специалистов специально для работы с кадрами.

Разумеется, кадровой работой могут заниматься и специалисты другого профиля, но для эффективной работы им нужна основательная специальная подготовка.

Отделу кадров целесообразно вступить в организацию (общественную или коммерческую) по управлению кадрами, чтобы использовать ее возможности в обмене опытом и повышать квалификацию своих работников. Например, Русский кадровый клуб, который проводит сои заседания, семинары в Москве и Санкт-Петербурге. Цель этого клуба - информационный обмен между профессионалами в области кадрового менеджмента. Клубы нередко выпускают профессиональные информационные бюллетени.

Кадровые службы могут в своих регионах, городах создавать подобные клубы, с тем чтобы обмениваться информацией, опытом, а не «вариться в собственном соку».