Ситуационный подход к менеджменту

   Направление — это область активной деятельности организации, в которой необходимо принятие важных управленческих решений  или возможно возникновение кризисных  ситуаций.

   Эталонная ситуация — типичная, характерная  для данного направления ситуация, уже возникавшая ранее, по которой  есть информация о принимавшихся  решениях, действиях и результатах  этих действий.

   Банк  ситуаций — это систематизированная  информация о ситуациях, хранящаяся, как правило, на машинном носителе, снабженная специальным инструментарием  для эффективного хранения, поиска и актуализации (обновления) данных.

   Экспертная  комиссия — группа высококвалифицированных  специалистов, сформированная для проведения экспертизы (в частности, "мозговой атаки") в процессе ситуационного  анализа.

   Эксперты 1-го уровня — высококвалифицированные  специалисты, обладающие профессиональными  познаниями и опытом в одной из областей или проблем, имеющих непосредственное отношение к объекту ситуационного  анализа.

   Эксперты 2-го уровня — высококвалифицированные  специалисты, способные проанализировать и оценить ситуацию в целом.

   Технолог  — специалист, имеющий необходимые  профессиональные знания и опыт организации  и проведения ситуационного анализа.

   Аналитик  — специалист, обладающий как необходимыми профессиональными знаниями и опытом анализа ситуаций данного направления, так и опытом сопровождения ситуационного  анализа, подготовки аналитических  отчетов и заключений.

   ЛПР — лицо либо орган, принимающие решения  в анализируемой ситуации.

   Профильные  проблемы — основные проблемы, которые  оказывают влияние на развитие и  оценку ситуации при ситуационном анализе.

   Оценочная система включает информацию о факторах, определяющих ситуацию, об их сравнительной  значимости, о шкалах для оценки значений факторов, пороговых значениях, решающих правилах.

   Индекс  — обобщенный показатель, рассчитываемый с помощью оценочной системы  и характеризующий состояние  ситуации.[20, C. 95]

   Этап 1. Подготовка к ситуационному анализу.

   Подготовку  к проведению ситуационного анализа  целесообразно начинать с четкого  определения ситуации принятия решения. Как известно, во многих случаях  правильно поставленная задача —  это половина успеха. А успех в  нашем случае — это прежде всего  верно понятая ситуация и эффективное  управленческое решение.

   Проведению  ситуационного анализа может  предшествовать подготовка необходимого информационного обеспечения, позволяющего лучше представлять ситуацию, ее сильные  и слабые стороны, основные факторы, определяющие ее развитие.

        Современные технологии проведения  ситуационного анализа, которые  должны обеспечить достаточно  полный и глубокий анализ ситуации  и выработку обоснованных управленческих  решений, требуют соответствующего  методического, организационного, информационного,  компьютерного сопровождения.

   Обеспечение методического, информационного и  содержательной части компьютерного  сопровождения лежит на аналитической  группе, в состав которой должны входить как технологи по организации  и проведению ситуационного анализа, так и аналитики — специалисты, профессионально работающие в той области, которой принадлежит объект ситуационного анализа.

   Одной из основных задач аналитической  группы является четкое определение  и постановка задачи ситуационного  анализа для специалистов, приглашенных к участию в его проведении. Должны быть четко сформулированы цели анализа ситуации, цели подготовки альтернативных вариантов и выработки  рекомендаций для принятия стратегических и тактических управленческих решений  ЛПР.

   Целесообразной  является подготовка содержательного  описания ситуации, в том числе  с помощью ключевых слов, что может  оказаться полезным при формировании информационных потоков в процессе проведения ситуационного анализа.

   Этап 2. Анализ информации

   Анализ  поступившей информации о ситуации принятия решения начинается с поиска возможных аналогов. Информация об аналогах представлена в виде некоторого числа (как правило, нескольких) эталонных  ситуаций. Эталонная ситуация характерна тем, что о ней достаточно много  известно, в частности то, какие  решения принимались, каковы результаты принятых решений и какие решения  приводят к цели.

   Этап 3. Анализ ситуации

   Если  ситуация не относится к числу  эталонных, то одной из центральных  задач этого этапа является выявление  основных факторов, определяющих развитие ситуации. Наиболее распространенный путь решения этой задачи — использование  метода экспертных оценок, т. е. работа экспертной комиссии. Для решения  этой задачи может быть использован, в частности, метод "мозговой атаки", как один из наиболее эффективных  способов работы экспертной комиссии при установлении основных факторов, определяющих развитие ситуации.

        После того как факторы установлены,  определяется их сравнительная  значимость, т. е. степень их  влияния на развитие ситуации.

        Одной из основных задач этого  этапа ситуационного анализа  является проведение анализа  ключевых профильных проблем  ситуации, включая оценку слабых и сильных сторон, опасностей и рисков, перспектив развития ситуации в рамках рассматриваемых проблем.

   Результатом такого анализа является более четкое представление проблем, возникающих  для организации в связи со сложившейся ситуацией.

   Завершает этап анализа ситуации оценка устойчивости ситуации к возможным изменениям внешней и внутренней среды, к  наиболее вероятным изменениям показателей, характеризующих динамику развития ситуации.

   Этап 4. Разработка сценариев возможного развития ситуации

   Разработка  сценариев начинается с содержательного  описания и определения перечня  наиболее вероятных сценариев развития ситуации.

   Для решения этой задачи может быть использован  метод "мозговой атаки". Определение  перечня наиболее вероятных сценариев  развития ситуации формирует основную направленность аналитической работы по определению наиболее вероятных  направлений развития ситуации.

   Согласно  этому методу, эксперты последовательно  указывают критические моменты  времени, в которые могут произойти  изменения тенденций развития ситуации, скачки в значениях факторов и  т. д. После того как определены критические  точки изменения значений показателей, экспертами определяются ожидаемые  значения факторов в критических  точках и ожидаемые тенденции  изменения этих значений. Тем самым  осуществляется разработка альтернативных сценариев развития ситуации.

   Полученные  результаты должны быть подвергнуты  дополнительному анализу со стороны  экспертов. Эксперты после досконального  изучения динамики развития ситуации, высказывания суждений в защиту предлагаемого  ими сценария развития ситуации, а  со стороны оппонентов — возражений по поводу реальности того или иного  варианта развития могут вносить  коррективы в прогнозируемые варианты развития ситуации.

   Разработанные варианты развития ситуации должны быть подвергнуты тщательному анализу  с точки зрения выявления основных опасностей, рисков, сильных сторон, перспектив при развитии ситуации.

   Этап 5. Оценка ситуации

   После того как определены наиболее вероятные  сценарии возможного развития ситуации, выявлены основные опасности, риски, сильные  стороны и перспективы, экспертами дается их оценка с точки зрения возможности достижения целей, стоящих  перед организацией.

   Оценка  развития ситуации на этом этапе дается как экспертами 1-го уровня в части  профильных проблем, возникающих при  ожидаемом развитии ситуации, так  и экспертами 2-го уровня в части  развития ситуации в целом с точки  зрения достижения целей, стоящих перед  организацией.

   Оценка  ситуации может, в зависимости от предусмотренной процедуры, осуществляться экспертами индивидуально, а может  — в процессе коллективной работы экспертной комиссии.

   Этап 6. Обработка данных и оценка результатов  экспертизы

   Разработка  сценариев возможного развития ситуации требует соответствующей обработки  данных, в том числе математической. В частности, обязательная обработка  данных, полученных от экспертов, требуется  при коллективной экспертизе, когда  необходимо определение результирующего  мнения экспертов.

   Обработка данных требуется при определении  факторов, установлении зависимостей и индексов, характеризующих ситуацию. Математическая обработка данных требуется  и при разработке прогнозов, когда  строятся экстраполяционные зависимости, экспертные кривые, определяются наиболее вероятные тенденции изменения значений основных факторов и т. д.

   Этап 7. Подготовка аналитических материалов по результатам ситуационного анализа

   Этот  этап является заключительным. В нем  подводится итог всей проделанной работы. Основная задача этого этапа состоит  в том, чтобы подготовить аналитические  материалы, содержащие рекомендации по:

   принятию  стратегических и тактических решений  в анализируемой ситуации, механизмам их выполнения, контролю за исполнением решений,

   сопровождению хода реализации принимаемых решений, анализу результатов, включающему  оценку эффективности принятых решений  и их выполнения.

   Вся работа по организации и проведению ситуационного анализа на всех этапах, его методическому и информационному  сопровождению осуществляется аналитической  и рабочей группами соответственно с поставленными перед ними задачами и делегированными им полномочиями.

   Так, в частности, к числу задач, решаемых аналитической и рабочей группами, относятся:

   разработка  системы отслеживания возникновения  критических ситуаций, требующих  проведения ситуационного анализа;

   создание  мониторинга по отслеживаемым направлениям деятельности;

   подбор, адаптация и разработка методов  анализа и систематизации информации;

   подбор  и адаптация модуля статистического  анализа данных;

   определение и актуализация перечня отслеживаемых  направлений деятельности;

   определение эталонных ситуаций для каждого  отслеживаемого направления деятельности;

   формирование  и актуализация банка ситуаций (как  эталонных, так и проанализированных ранее);

   формирование  и актуализация банка экспертов;

   подготовка  инструментария, включая математический аппарат, для определения факторов, характеризующих развитие ситуации, и индексов оценки их состояния;

   определение и актуализация факторов, характеризующих  состояние ситуации, оценка их сравнительной  важности, разработка индексов оценки состояния ситуации;

   подбор  и адаптация методов формирования оценочных систем;

   подбор  и адаптация методов организации, проведения и определения результатов "мозговой атаки" по оценке ситуации, включая:

   схемы подачи информации;

        схемы достижения стабилизации  мнений и прекращения "мозговой  атаки";

   определение выработанных альтернативных вариантов;

   подбор  и адаптация методов экспертного  прогноза изменения показателей  и индексов, характеризующих ситуацию;

   подбор  и адаптация методов разработки сценариев;

   подбор  и адаптация методов определения  результатов коллективных экспертных оценок;

   подбор  и адаптация методов оценки степени согласованности экспертных суждений и определения "коалиций" экспертов-единомышленников;